مدينة هوشي منه تشدد الإدارة وتحول السجلات إلى رقمية بعد إعادة ترتيب الوحدة الإدارية

أصدر رئيس اللجنة الشعبية لمدينة هوشي منه توجيهات بشأن إدارة السجلات والأرشيف بعد إعادة ترتيب الوحدات الإدارية وإعادة تنظيم الوكالات والمنظمات في المدينة.

مسؤولو الأحياء يراجعون ويحررون ملفات ووثائق الكتلة الحزبية. الصورة: فان مينه

وعلى وجه التحديد، يجب على الوكالات والمنظمات مراجعة واستكمال دفتر التسجيل وقاعدة البيانات لإدارة الوثائق الصادرة والواردة؛ وفي نفس الوقت ختم مجموعة الوثائق الصادرة المكتملة قبل تقديم الختم إلى وكالة الشرطة حيث تم تسجيل عينة الختم.

على الهيئات والجهات المُنشأة بعد إعادة التنظيم إصدار لوائح تنظيمية بشأن أعمال الوثائق، وفقًا للمرسوم رقم 30/2020 وتعليمات دائرة الوثائق والمحفوظات الحكومية. يجب أن تُحدد هذه اللوائح شكل وأساليب عرض الوثائق، وإنشاء سجلات جديدة، وفتح أنظمة ترقيم جديدة، وتدوين الوثائق الواردة والصادرة، بدءًا من الرقم 01.

فيما يتعلق بأعمال الأرشيف، طلب رئيس اللجنة الشعبية لمدينة هو تشي منه من رؤساء الإدارات والفروع والقطاعات استلام السجلات والأرشيفات وقواعد البيانات من الإدارات والفروع المعنية في مقاطعة بينه دونغ (السابقة) وبا ريا - فونغ تاو (السابقة)؛ وسيستمر حفظ السجلات والوثائق لضمان سلامتها. وعلى وجه الخصوص، التنسيق مع وزارة الداخلية لتطوير أعمال تحرير وترميم وترميم وإنشاء قاعدة بيانات للأرشيفات، وتقديمها إلى اللجنة الشعبية لمدينة هو تشي منه.

ويستلم رئيس اللجنة الشعبية للمنطقة أو البلدية أو المنطقة الخاصة السجلات والوثائق من الوحدة الإدارية القديمة ويكون لديه خطة استغلال وأنظمة مناسبة لخدمة الشعب ورجال الأعمال.

وطلب رئيس اللجنة الشعبية لمدينة هوشي منه أيضًا من مدير مركز التحول الرقمي لمدينة هوشي منه إعداد الخوادم والبنية الأساسية للتخزين وضمان أمن المعلومات وتطوير خطط التكامل واستخدام البيانات المشتركة وضمان الترابط لخدمة النظام السياسي والوكالات والمنظمات والأفراد.

كلّف رئيس اللجنة الشعبية لمدينة هو تشي منه مديرَ شرطة مدينة هو تشي منه بإدارة عمليات رفع السرية عن الوثائق السرية وأجهزة التخزين السرية وحفظها وتسليمها؛ وضمان الأمن والوقاية من الحرائق في مستودعات التخزين المؤقتة خلال عملية الترتيب. وعلى وجه الخصوص، التحقيق في حالات الاستيلاء المتعمد أو الإتلاف أو الشراء غير القانوني أو نقل الوثائق والتعامل معها بصرامة.

كام نونغ

المصدر: https://www.sggp.org.vn/tphcm-siet-chat-quan-ly-so-hoa-ho-so-sau-sap-xep-don-vi-hanh-chinh-post802992.html