রাজনৈতিক ব্যবস্থায় রেকর্ড এবং নথির ডিজিটাইজেশন একীকরণের জন্য নির্দেশিকা

বিজ্ঞান ও প্রযুক্তি মন্ত্রণালয় ২৯ নভেম্বর, ২০২৫ তারিখে অফিসিয়াল ডিসপ্যাচ নং ৭১৯৭/BKHCN-CĐSQG জারি করেছে, যা রাজনৈতিক ব্যবস্থা জুড়ে রেকর্ড এবং নথির ডিজিটাইজেশনের উপর একীভূত নির্দেশিকা প্রদান করে। বিজ্ঞান, প্রযুক্তি উন্নয়ন, উদ্ভাবন এবং ডিজিটাল রূপান্তর সম্পর্কিত কেন্দ্রীয় স্টিয়ারিং কমিটি কর্তৃক অর্পিত কাজগুলি বাস্তবায়নের জন্য এই নথিটি জারি করা হয়েছিল, একই সাথে জাতীয় ডিজিটাল রূপান্তর প্রক্রিয়ায় কেন্দ্রীয় থেকে স্থানীয় স্তরের সংস্থাগুলির জন্য সমানভাবে প্রয়োগের জন্য একটি আইনি ভিত্তি তৈরি করে।

চিত্রের ছবি

কার্যকর ব্যবস্থাপনা, সংরক্ষণ এবং শোষণের জন্য কাগজ বা সংরক্ষণাগারভুক্ত ফর্ম থেকে রেকর্ড এবং নথিগুলিকে ডিজিটাল ফর্মে রূপান্তরের ক্ষেত্রে নির্দেশিকাগুলি প্রযোজ্য। ডিজিটাল রেকর্ডের নির্ভুলতা, ধারাবাহিকতা এবং সুরক্ষা নিশ্চিত করার জন্য, বিজ্ঞান ও প্রযুক্তি মন্ত্রণালয় 10টি মৌলিক নীতি নির্ধারণ করেছে যা সমস্ত সংস্থা এবং ইউনিটকে অবশ্যই মেনে চলতে হবে।

তদনুসারে, ডিজিটাইজড নথিগুলিকে অবশ্যই অখণ্ডতা নিশ্চিত করতে হবে, মূল বিষয়বস্তু সঠিকভাবে প্রতিফলিত করতে হবে এবং আইনি মূল্য হারাতে হবে না। ফর্ম্যাট, ডেটা স্ট্রাকচার এবং মেটাডেটা অবশ্যই প্রযুক্তিগত মান মেনে চলতে হবে, যা ডেটা সংযোগ এবং ভাগ করে নেওয়ার ক্ষমতা নিশ্চিত করবে। ডিজিটাইজেশনকে তথ্য সুরক্ষা, রাষ্ট্রীয় গোপনীয়তা এবং ব্যক্তিগত ডেটা সুরক্ষা সংক্রান্ত নিয়মাবলীও মেনে চলতে হবে। সমস্ত সম্পাদনা এবং অ্যাক্সেস কার্যক্রম সম্পূর্ণরূপে ট্র্যাক করতে হবে। একই সময়ে, উচ্চ মূল্যের বা সরাসরি জনসেবা পরিচালনা এবং সরবরাহের জন্য পরিবেশনকারী নথিগুলিকে ডিজিটাইজেশনের জন্য অগ্রাধিকার দেওয়া হবে।

এই নথিতে নথি নির্বাচন প্রক্রিয়া, ঝুঁকি মূল্যায়ন, ব্যয় অনুমান এবং ডিজিটাইজেশন পদ্ধতির রূপরেখা দেওয়া হয়েছে। বিশেষ করে:

১. রেকর্ড এবং নথিপত্র নির্বাচন: ডিজিটাইজেশনের জন্য অগ্রাধিকারপ্রাপ্ত নথিগুলির মধ্যে রয়েছে স্থায়ী সংরক্ষণাগার, প্রায়শই পরীক্ষা করা নথি, প্রশাসনিক সংস্কারের জন্য কাজ করা নথি অথবা সরাসরি শোষণের সময় ক্ষতির ঝুঁকিতে থাকা নথি। বিপরীতে, যেসব নথিতে ইতিমধ্যেই ডিজিটাল স্বাক্ষর সহ ইলেকট্রনিক নথি রয়েছে, অস্থায়ী নথি বা সংরক্ষণের সময়সীমা শেষ হয়ে গেছে সেগুলি ডিজিটাইজেশনের বিষয় নয়।

২. ঝুঁকি এবং খরচ মূল্যায়ন: নথিগুলিকে নিম্ন থেকে অত্যন্ত উচ্চ ঝুঁকিতে শ্রেণীবদ্ধ করা হয়। উচ্চ ঝুঁকিতে থাকা নথিগুলিকে ডিজিটাইজ করার আগে পুনরুদ্ধার করার প্রয়োজন হতে পারে, এমনকি ডিজিটাইজ করাও সম্ভব নয়, তবে কেবল মূলটি সংরক্ষণ করা হয়। এছাড়াও, বিনিয়োগের দক্ষতা নিশ্চিত করার জন্য ডিজিটাইজেশনের খরচ (প্রস্তুতি, স্ক্যানিং, প্রক্রিয়াকরণ, সংরক্ষণ, মানব সম্পদ) সাবধানতার সাথে মূল্যায়ন করতে হবে।

৩. ৬-পদক্ষেপের ডিজিটাইজেশন প্রক্রিয়া: এই প্রক্রিয়ার মধ্যে রয়েছে: প্রস্তুতি - গণনা - প্রযুক্তিগত মান - স্ক্যানিং এবং OCR - মেটাডেটা তৈরি - ডিজিটাল স্বাক্ষর - সঞ্চয় এবং ব্যাকআপ - ডেটা ইন্টিগ্রেশন। উল্লেখযোগ্যভাবে, স্ক্যান করা ছবিগুলি কমপক্ষে 300 dpi হতে হবে এবং TIFF/PNG ফর্ম্যাটে সংরক্ষণ করা উচিত, প্রধান সংরক্ষণাগারটি PDF/A হতে হবে। ডিজিটাইজড নথিগুলি ডিজিটালি স্বাক্ষরিত হয় এবং তথ্য সুরক্ষা মান পূরণ করে এমন একটি সিস্টেমে সংরক্ষণ করা হয়।

ধারাবাহিকতা নিশ্চিত করার জন্য, নির্দেশিকাটি CODE_YYYYMMDD_DESC.EXT মান অনুযায়ী ডককোড শনাক্তকারী কাঠামো এবং ফাইলের নামকরণ নির্দিষ্ট করে, যা ডুপ্লিকেশন এড়াতে এবং দীর্ঘমেয়াদী শোষণ এবং ব্যবস্থাপনাকে সহজতর করতে সহায়তা করে।

রাজনৈতিক ব্যবস্থায় রেকর্ড এবং নথি ডিজিটাইজেশনের বিষয়ে একীভূত নির্দেশিকা জারি করা কেবল একটি স্পষ্ট প্রযুক্তিগত এবং আইনি কাঠামো তৈরি করে না, বরং রাষ্ট্রীয় ব্যবস্থাপনার কার্যকারিতা উন্নত করতে, তথ্য ভাগাভাগি প্রচার করতে এবং জাতীয় ডিজিটাল রূপান্তরকে ত্বরান্বিত করতেও অবদান রাখে। যখন সংস্থা এবং ইউনিটগুলি সমলয় এবং গুরুত্ব সহকারে এই নিয়মগুলি প্রয়োগ করে, তখন ডিজিটাইজেশন প্রক্রিয়া আরও পেশাদার, নিরাপদ, অর্থনৈতিক এবং টেকসই হয়ে উঠবে। এটি একটি আধুনিক, স্বচ্ছ প্রশাসন গড়ে তোলার একটি গুরুত্বপূর্ণ পদক্ষেপ যা তথ্যের উপর ভিত্তি করে পরিচালিত হয় এবং সবচেয়ে সুবিধাজনক এবং কার্যকর উপায়ে মানুষ এবং ব্যবসাগুলিকে সেবা প্রদান করে।/

সূত্র: https://sonnmt.camau.gov.vn/tin-hoat-dong/huong-dan-thong-nhat-viec-so-hoa-ho-so-tai-lieu-trong-he-thong-chinh-tri-292149