প্রশাসনিক ইউনিট সাজানোর সময় জরুরি ভিত্তিতে রেকর্ড ডিজিটাইজ করুন।

১ জুলাই থেকে, পুরো দেশ দ্বি-স্তরের স্থানীয় সরকার ব্যবস্থা পরিচালনা করবে। সময় ফুরিয়ে আসছে, তাই হো চি মিন সিটি এবং হ্যানয়ের স্থানীয় এলাকাগুলি প্রশাসনিক ইউনিটগুলি সাজানোর কাজটি পরিবেশন করার জন্য মানব সম্পদের উপর মনোযোগ দিচ্ছে, জরুরিভাবে ফাইল সম্পাদনা, নথি ডিজিটাইজ করা, শ্রেণীবদ্ধ করা এবং সংরক্ষণাগারভুক্ত করা।

হো চি মিন সিটি: সক্রিয়ভাবে ডিজিটালাইজ করুন এবং সময়মতো ডেলিভারি দিন

SGGP রিপোর্টারদের মতে, সাম্প্রতিক দিনগুলিতে, হো চি মিন সিটির অনেক ওয়ার্ড এবং জেলা জরুরিভাবে ব্যবস্থা করেছে এবং কর্মকর্তা এবং বেসামরিক কর্মচারীদের ফাইল এবং নথিপত্র নিয়ম অনুসারে সংরক্ষণ করা নিশ্চিত করার জন্য ব্যবস্থা এবং সম্পাদনা করার দায়িত্ব দিয়েছে।

১৪ নং ওয়ার্ডের (জেলা ১০) পিপলস কমিটিতে, প্রাথমিকভাবে সক্রিয়ভাবে বাস্তবায়নের পর, ডিজিটাইজেশনের জন্য রেকর্ড সংশোধন এবং একটি আধুনিক আর্কাইভ নির্মাণ সম্পন্ন হয়েছে। ১৪ নং ওয়ার্ডের পিপলস কমিটির চেয়ারম্যান মিঃ হা তুয়ান ফুওং এর মতে, ওয়ার্ডটি প্রতি বছর সক্রিয়ভাবে রেকর্ড এবং নথি সংশোধন এবং ডিজিটালাইজেশন করে। ২০২৫ সালের শুরু থেকে এখন পর্যন্ত ওয়ার্ডটি সংশোধন এবং ডিজিটালাইজেশন অব্যাহত রেখেছে। বর্তমানে, ওয়ার্ডের আর্কাইভটি প্রায় ৬০ বর্গমিটার প্রশস্ত, যেখানে ১৫৬ মিটারেরও বেশি নথি তাক রয়েছে (এক মিটার নথি তাক হল ১ মিটার লম্বা নথি যা উল্লম্বভাবে সাজানো, তাকের সাথে একসাথে - PV), ১৯৭১ সাল থেকে বর্তমান পর্যন্ত সংশোধন করা হয়েছে।

একইভাবে, আন ল্যাক ওয়ার্ডে (বিন তান জেলা) ডিজিটাইজেশন এবং আর্কাইভিংয়ের জন্য পার্টি ব্লক ফাইল সম্পাদনার কাজও জরুরি ভিত্তিতে চলছে। আন ল্যাক ওয়ার্ডের পার্টি কমিটির স্থায়ী উপ-সচিব মিসেস ট্রান থি থু হুওং বলেন যে ওয়ার্ডটি ২০০৩ থেকে মে ২০২০ পর্যন্ত ৭৬০টি স্থায়ী ফাইল এবং ২০১টি অস্থায়ী ফাইল সম্পাদনা সম্পন্ন করেছে এবং ২০২০ সালের জুন থেকে এখন পর্যন্ত প্রায় ১২ মিটার নথির তাক সম্পাদনা অব্যাহত রেখেছে, যার লক্ষ্য ২৫ জুনের আগে সম্পন্ন করা এবং একই সাথে ২০০৩-২০২৫ সময়কালের সমস্ত নথি ১৫ জুনের আগে স্ক্যান করা।

আন ল্যাক ওয়ার্ডের কর্মকর্তারা (বিন তান জেলা, হো চি মিন সিটি) পার্টি ব্লক ফাইল এবং নথি পর্যালোচনা এবং সম্পাদনা করছেন। ছবি: ভ্যান মিন

অনেক জেলা, কাউন্টি এবং থু ডাক সিটি সক্রিয়ভাবে নথি পর্যালোচনা, সম্পাদনা এবং ডিজিটালাইজড করেছে। উদাহরণস্বরূপ, বিন তান জেলায়, ২০০৩ থেকে ২০১৮ সাল পর্যন্ত পর্যালোচনা এবং পরিসংখ্যানের মাধ্যমে, সম্পাদিত ফাইল এবং নথির সংখ্যা ৫,২৩০টি স্থায়ী ফাইল। বর্তমানে, জেলাটি জরুরিভাবে ফাইল সম্পাদনা এবং স্ক্যান করছে যাতে ২০১৯ সাল থেকে বর্তমান পর্যন্ত সংরক্ষণাগারভুক্ত করা যায় এবং জেলার রাজনৈতিক ব্যবস্থা এবং প্রশাসনিক ইউনিটগুলির সাংগঠনিক ব্যবস্থা বাস্তবায়নের পরে হস্তান্তরের প্রস্তুতি নেওয়া যায়।

জেলা ১০-এ, জেলা পিপলস কমিটির চেয়ারম্যান মিসেস নগুয়েন থি থু হুওং বলেন যে জেলা সম্পাদিত কাগজের নথি সংকলন এবং তালিকাভুক্তকরণ, অসম্পাদিত নথির প্রাথমিক সম্পাদনা এবং নতুন ইউনিটের কাছে হস্তান্তরের প্রস্তুতির নির্দেশ দিয়েছে। একই সময়ে, জেলা ইলেকট্রনিক নথি পর্যালোচনা করে, তথ্য বিচ্ছিন্ন করে, স্টোরেজ ডিভাইসে বের করে এবং হস্তান্তরের জন্য তথ্যের নিরাপত্তা এবং অখণ্ডতা নিশ্চিত করে।

হ্যানয় : কেন্দ্রীভূত এবং আন্তঃসংযুক্ত তথ্য নিশ্চিত করা

হ্যানয়ে, সিটি পিপলস কমিটি "হ্যানয়ে এজেন্সিগুলির কেন্দ্রীভূত নথিগুলিকে ডিজিটাইজ করে একটি ভাগ করা ডাটাবেস তৈরি" প্রকল্পটি অনুমোদন করেছে এবং হ্যানয়ে পাবলিক অ্যাডমিনিস্ট্রেশন সার্ভিস সেন্টারকে প্রকল্পটির বাস্তবায়নের সভাপতিত্ব এবং সংগঠিত করার দায়িত্ব দিয়েছে। এই প্রকল্পটি পলিটব্যুরো এবং সচিবালয়ের ২৮ ফেব্রুয়ারী, ২০২৫ তারিখের উপসংহার নং ১২৭-কেএল/টিডব্লিউ-তে গবেষণা বাস্তবায়ন এবং রাজনৈতিক ব্যবস্থার সংগঠনকে পুনর্বিন্যাস অব্যাহত রাখার প্রস্তাবের অগ্রগতি অনুসারে জেলা-স্তরের প্রশাসনিক কার্যক্রম এবং কমিউন একীভূতকরণ স্থগিত করার জন্য ফাইল এবং নথিগুলিকে ডিজিটাইজ এবং পুনর্বিন্যাস করার জন্য তৈরি করা হয়েছে।

হ্যানয় পিপলস কমিটির প্রধান কার্যালয় মিঃ ট্রুং ভিয়েত ডাং এর মতে, প্রকল্প বাস্তবায়নের লক্ষ্য হ্যানয়ের পার্টি, সরকার এবং গণ সংগঠনের নথি সহ একটি ভাগ করা ডাটাবেস তৈরি করা, যা কেন্দ্রীভূত, আন্তঃসংযুক্ত, ভাগ করা এবং পুনঃব্যবহারযোগ্য ডেটা নিশ্চিত করে। অন্যদিকে, এর লক্ষ্য কাগজের রেকর্ড ব্যবহার না করে, কৃত্রিম বুদ্ধিমত্তাকে একীভূত করে এবং সহজেই ডেটা ব্যবহার এবং ব্যবহার করে ব্যবস্থাপনা এবং প্রশাসনের দক্ষতা, কার্যকারিতা এবং কর্মক্ষমতা উন্নত করা। বর্তমানে, হ্যানয়ে জেলা এবং কমিউন স্তরে সম্পাদনা করা প্রয়োজন এমন নথির আনুমানিক পরিমাণ 68,860 মিলিয়নেরও বেশি; জেলা এবং কমিউন স্তরে ডিজিটাইজ করা প্রয়োজন এমন নথির মোট সংখ্যা 94 মিলিয়ন A4 পৃষ্ঠারও বেশি। এটি একটি খুব বড় পরিমাণ, তাই নথির ডিজিটাইজেশন 2টি পর্যায়ে বিভক্ত। প্রথম ধাপে সংস্থাগুলির নথি ডিজিটাইজ করা হবে, যার মধ্যে 5টি অগ্রাধিকার রয়েছে: 1টি জেলা পর্যায়ে পার্টি এবং সরকারের নথি সম্পাদনা এবং ডিজিটাইজ করা; দ্বিতীয় ধাপে কমিউন স্তরে পার্টি এবং সরকারের নথি সম্পাদনা এবং ডিজিটাইজ করা; ৩টি হলো শহর পর্যায়ে পার্টির নথি সম্পাদনা ও ডিজিটাইজেশন করা; ৪টি হলো শহর পর্যায়ে সরকারের নথি সম্পাদনা ও ডিজিটাইজেশন করা; ৫টি হলো ৩টি স্তরে গণসংগঠনের নথি সম্পাদনা ও ডিজিটাইজেশন করা।

হ্যানয় পাবলিক অ্যাডমিনিস্ট্রেশন সার্ভিস সেন্টারের পরিচালক মিঃ কু নগক ট্রাং-এর মতে, এখন থেকে ৩০ জুন পর্যন্ত, কেন্দ্রটি অগ্রাধিকার ১ এবং ২ বাস্তবায়নের উপর মনোনিবেশ করবে; স্থায়ী সংরক্ষণের সময়কাল সহ নথিগুলিকে ডিজিটাইজ করা, যে নথিগুলি জেলা এবং কমিউন পর্যায়ে পার্টি এবং সরকারে প্রায়শই পুনঃব্যবহৃত হয়, যা কাঁচা পরিমাণের প্রায় ২৫% এবং সম্পাদিত পরিমাণের ৫% হিসাবে বিবেচিত হবে। ডিজিটাইজড নথিগুলির জন্য, নিয়ম অনুসারে গুণমান নিশ্চিত করে, সময় এবং বাজেটের অপচয় এড়াতে ডেটা সিঙ্ক্রোনাইজ করা হবে, পুনরায় ডিজিটাইজ করা হবে না।

একটি আধুনিক প্রশাসন গড়ে তোলার দিকে

স্থানীয়ভাবে বাস্তবায়নের দিক থেকে, কিছু বিশেষজ্ঞ এবং জাতীয় পরিষদের ডেপুটি (এনএ ডেপুটি) বলেছেন যে রেকর্ড এবং নথি সম্পাদনা এবং ডিজিটাইজেশন কেবল একটি প্রযুক্তিগত কাজ নয় বরং এটি যন্ত্রপাতি পুনর্গঠনের প্রক্রিয়ায় স্বচ্ছতা, নিরাপত্তা এবং দক্ষতা নিশ্চিত করার অর্থও রাখে, যা মানুষ এবং ব্যবসার জন্য সুবিধা তৈরি করে। এটি একটি আধুনিক প্রশাসন গড়ে তোলার দিকেও একটি গুরুত্বপূর্ণ পদক্ষেপ, যা নতুন সময়ে সামাজিক চাহিদা আরও ভালভাবে পূরণ করবে।

বর্তমান প্রেক্ষাপটে রেকর্ড ডিজিটালাইজেশনের মূল ভূমিকার উপর জোর দিয়ে, জাতীয় পরিষদের ডেপুটি নগুয়েন কোয়াং হুয়ান জোর দিয়ে বলেন যে প্রশাসনিক ইউনিটগুলিকে একত্রিত করার সময়, প্রশাসনিক সীমানা আরও বিস্তৃত হবে, অবকাঠামো সম্পন্ন করতে 5-10 বছর সময় লাগবে, তাই শুরুতে, প্রশাসনিক প্রক্রিয়া সম্পন্ন করার জন্য ভ্রমণ করা অবশ্যই কঠিন হবে। অতএব, যদি ডিজিটাল প্রযুক্তির সুবিধা গ্রহণ না করা হয়, তাহলে নথি প্রক্রিয়াকরণের জন্য জনসাধারণের সংস্থাগুলিতে যেতে বাধ্য করা বিরাট অসুবিধার সৃষ্টি করবে। তার মতে, সমস্ত রেকর্ড ডিজিটালাইজ করা, অপ্রতুলতা কমাতে নেটওয়ার্ক পরিবেশে প্রশাসনিক পদ্ধতি স্থাপন করা এবং ডিজিটাল সরকার এবং ডিজিটাল সমাজ বাস্তবায়নের জন্য একটি ভিত্তি তৈরি করা প্রয়োজন। এটি দ্রুত এবং সমলয়মূলকভাবে করা উচিত এবং কেন্দ্রীয় সরকারের নির্দেশের জন্য অপেক্ষা করা উচিত নয় বরং স্থানীয়দের এখনই সক্রিয়ভাবে এটি বাস্তবায়ন করতে হবে।

এছাড়াও, রেকর্ড পর্যালোচনা এবং সংরক্ষণের প্রক্রিয়া চলাকালীন, জাতীয় পরিষদের ডেপুটি ফাম ভ্যান হোয়া বলেছেন যে স্থানীয় পার্টি কমিটি এবং কর্তৃপক্ষকে অবশ্যই দৃঢ়ভাবে নির্দেশ দিতে হবে, পরিদর্শন করতে হবে এবং রেকর্ড হারানো, ভুল জায়গায় স্থাপন করা, এমনকি ইচ্ছাকৃতভাবে ধ্বংস করা এড়াতে সর্বত্র স্মরণ করিয়ে দিতে হবে। "যদি আমরা সতর্ক না হই এবং রেকর্ড হারাতে না পারি, তাহলে এটি কেবল রাষ্ট্রীয় সংস্থাগুলিকেই প্রভাবিত করবে না বরং মানুষ এবং ব্যবসাগুলিকেও ব্যাপকভাবে প্রভাবিত করবে। অতএব, এই সময়ে, রেকর্ড হারিয়ে গেলে, ভুল জায়গায় স্থাপন করা হলে বা অবৈধভাবে ধ্বংস করা হলে সংস্থা, ইউনিট, ব্যক্তি এবং নেতাদের নির্দিষ্ট দায়িত্বগুলি স্পষ্টভাবে সংজ্ঞায়িত করা প্রয়োজন," জাতীয় পরিষদের ডেপুটি ফাম ভ্যান হোয়া উল্লেখ করেছেন।

হো চি মিন সিটিতে রাজনৈতিক ব্যবস্থার পুনর্গঠনের আগে, সময় এবং পরে নথি এবং সংরক্ষণাগারের কাজ মসৃণ এবং ধারাবাহিকভাবে সম্পন্ন করার জন্য এবং নিরাপদ নথি ব্যবস্থাপনা নিশ্চিত করার জন্য, হো চি মিন সিটি পিপলস কমিটি নির্দেশিকা ০৪ জারি করেছে। নির্দেশিকাটিতে স্পষ্টভাবে বলা হয়েছে: নগর, থু ডাক সিটি, জেলা এবং কাউন্টির বিভাগ, শাখা এবং সেক্টরের প্রধানদেরকে নগরীর রাজনৈতিক ব্যবস্থার পুনর্গঠনের প্রক্রিয়ায় নথি এবং সংরক্ষণাগারের কাজের ব্যবস্থাপনা জোরদার করার জন্য জরুরি ভিত্তিতে বেশ কয়েকটি জরুরি কাজ বাস্তবায়নের নির্দেশ দিতে হবে।

সভ্যতা - ফান থাও - জাতীয় দিবস

সূত্র: https://www.sggp.org.vn/khan-truong-so-hoa-ho-so-khi-sap-xep-don-vi-hanh-chinh-post799633.html