Fortbildungskonferenz zum Thema Facharbeit im Archivwesen 2024

An der Konferenz nahmen Vertreter von Abteilungsleitern sowie über 150 Beamte, Staatsbedienstete und Angestellte von Abteilungen des Ministeriums für Industrie und Handel teil. Berichterstatterin der Konferenz war die außerordentliche Professorin Dr. Vu Thi Phung, Dozentin und ehemalige Leiterin der Abteilung für Archivwissenschaft und Büromanagement an der Universität für Sozial- und Geisteswissenschaften der Vietnam National University in Hanoi.

Bei der Eröffnung der Konferenz erklärte Frau Tran Thi Thanh My, stellvertretende Büroleiterin des Ministeriums für Industrie und Handel, dass die Dokumenten- und Archivarbeit eine sehr wichtige Rolle spiele. Sie sorge dafür, dass schriftliche Informationen der Führung, dem Management und den Mitarbeitern rechtzeitig zur Verfügung gestellt würden und sich direkt auf die Arbeitsabwicklung, Qualität und Effizienz der Abläufe jeder Behörde und Einheit auswirkten. Eine gute Umsetzung der Dokumenten- und Archivarbeit trage dazu bei, die Effektivität der öffentlichen Dienstleistungserbringung der Einheiten zu verbessern und ihnen gleichzeitig dabei zu helfen, Dokumente bei Bedarf bequem zu nutzen.

In den letzten Jahren haben die Nationalversammlung und die Regierung zahlreiche Rechtsdokumente und Leitfäden zur Durchführung der Dokumenten- und Archivarbeit herausgegeben. Konkret hat die Regierung das Dekret Nr. 30/2020/ND-CP erlassen, das Fragen im Zusammenhang mit der Dokumentenarbeit regelt. Die Nationalversammlung hat kürzlich das Archivgesetz 2024 (zur Änderung des Archivgesetzes 2011) verabschiedet, das am 1. Juli 2025 in Kraft treten wird; neben weiteren Rundschreiben und Leitfäden.

In jüngster Zeit haben die Verantwortlichen des Ministeriums für Industrie und Handel der Veröffentlichung von Vorschriften und Regeln zur Dokumenten- und Archivarbeit große Aufmerksamkeit geschenkt und diese geleitet. Beispiele: Beschluss Nr. 1748/QD-BCT des Ministeriums für Industrie und Handel vom 1. Juli 2020 zur Dokumenten- und Archivarbeit, Beschluss Nr. 453/QD-BCT vom 12. Februar 2020 zur Verkündung der Archivarbeit … Darüber hinaus hat das Ministeriumsbüro auch aktiv beraten, und das Team aus Beamten und öffentlichen Angestellten verfügt über ein relativ gutes Bewusstsein für die Umsetzung von Vorschriften zur Dokumenten- und Archivarbeit.

Trotz der Überprüfung des Dokumentensystems für Archivierungsaufgaben herrscht in den einzelnen Abteilungen immer noch Verwirrung, und die Einreichung von Akten und Archivdokumenten ist in vielen Abteilungen des Ministeriums nach wie vor mit zahlreichen Schwierigkeiten verbunden. Die Umsetzung der gesetzlichen Vorschriften zur Aktenführung ist nicht ordnungsgemäß gewährleistet. Kader, Beamte und Angestellte im öffentlichen Dienst sind sich ihrer Verantwortung für die ordnungsgemäße Erstellung von Arbeitsakten zur regelmäßigen Einreichung von Dokumenten im Archiv der Agentur oder der Abteilung nicht voll bewusst.

Dementsprechend betonte die stellvertretende Büroleiterin Tran Thi Thanh My, dass Kader, Beamte und öffentliche Angestellte, die für die Archivarbeit zuständig sind, die Vorschriften in den Rechtsdokumenten genau kennen müssen, um sie ordnungsgemäß und vollständig umzusetzen und Einzelpersonen und Gruppen der Einheit bei der Einhaltung der vorgeschriebenen Standards und Vorschriften anzuleiten.

Die Schulungskonferenz 2024 zum Thema Dokumenten- und Archivarbeit wurde abgehalten, um Beamte, Staatsbedienstete und Mitarbeiter des Ministeriums für Industrie und Handel weiter für die Bedeutung und Verantwortung der Dokumenten- und Archivarbeit zu sensibilisieren. Gleichzeitig sollten Beamte, Staatsbedienstete und Mitarbeiter weiterhin über die gesetzlichen Bestimmungen informiert werden, damit sie Arbeitsunterlagen normgerecht erstellen und an das Archiv der Behörde übermitteln können. Die Einheiten sollten bei der Erstellung, Anordnung und Übermittlung von Arbeitsunterlagen gemäß den geltenden Vorschriften unterstützt werden. Darüber hinaus sollten Einheiten und Studierende bei der Umsetzung der Vorschriften zur Erstellung und Übermittlung von Arbeitsunterlagen unterstützt werden.

Im Rahmen der Schulung hörten die Teilnehmer den Berichterstattern zu, die sich über Wissen und Praktiken in der Dokumenten- und Archivarbeit austauschten und ihnen Anleitungen gaben. Sie tauschten Erfahrungen und praktische Lösungen aus, um Schwierigkeiten und Hindernisse bei der Dokumentenerstellung zu überwinden. Das Bewusstsein wurde geschärft und die Verantwortlichkeiten der einzelnen Personen bei der Dokumentenerstellung geklärt. Dadurch wurde die Arbeitsweise optimiert und standardisiert und die Effektivität der öffentlichen Dienstleistungserbringung verbessert. Im Hinblick auf elektronische Dokumente präsentierten Vertreter der Abteilung für E-Commerce und digitale Wirtschaft zudem Wissen zur Verbesserung der Fähigkeiten im öffentlichen Dienst und zur Anwendung interner elektronischer Dokumente sowie der Informationstechnologie im Umgang mit Verwaltungsdokumenten.

Die Schulungskonferenz soll den Auszubildenden dabei helfen, ihre Kenntnisse in der Anwendung von Informationstechnologien in der Dokumenten- und Archivarbeit schrittweise zu verbessern, einen modernen, professionellen und effektiven Arbeitsstil zu entwickeln und so zur Förderung der Verwaltungsreform in der kommenden Zeit beizutragen.

Quelle: https://moit.gov.vn/tin-tuc/phat-trien-nguon-nhan-luc/hoi-nghi-tap-huan-cong-tac-chuyen-sau-ve-cong-tac-van-thu-luu-tru-nam-2024.html