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Formular zur Fehlermeldung bei elektronischen Rechnungen (Formular Nr. 04/SS-HDDT)
Das Formular zur Meldung von Fehlern in elektronischen Rechnungen ist das Formular Nr. 04/SS-HDDT, herausgegeben mit Dekret 123/2020/ND-CP.
Download - Formular Nr. 04/SS-HDDT
Hinweise zum Umgang mit fehlerhaften elektronischen Rechnungen
(i) Stellt der Verkäufer fest, dass die elektronische Rechnung, der von der Steuerbehörde ein Code zugewiesen wurde und die nicht an den Käufer gesendet wurde, falsch ist, benachrichtigt der Verkäufer die Steuerbehörde gemäß Formular Nr. 04/SS-HDDT über die Stornierung der elektronischen Rechnung mit dem erstellten und falschen Code, erstellt eine neue elektronische Rechnung, signiert diese digital und sendet sie an die Steuerbehörde, damit diese einen neuen Rechnungscode ausstellt, der die erstellte und an den Käufer gesendete Rechnung ersetzt.
Die Steuerbehörden müssen elektronische Rechnungen stornieren, die mit falschen Codes ausgestellt und im System der Steuerbehörde gespeichert wurden.
(ii) Falls dem Käufer eine elektronische Rechnung mit einem Steuerbehördencode oder eine elektronische Rechnung ohne Steuerbehördencode zugesandt wurde und der Käufer oder Verkäufer einen Fehler feststellt, wird wie folgt verfahren:
Falls Name oder Adresse des Käufers fehlerhaft sind, die Steuernummer jedoch nicht, und auch die übrigen Angaben korrekt sind, muss der Verkäufer den Käufer in der Rechnung über den Fehler informieren und muss die Rechnung nicht erneut ausstellen. Der Verkäufer muss die Steuerbehörde gemäß Formular Nr. 04/SS-HDDT über den Fehler in der elektronischen Rechnung informieren, es sei denn, es handelt sich um eine elektronische Rechnung ohne Steuernummer, und der oben genannte Fehler wurde der Steuerbehörde nicht gemeldet.
- Im Falle von Fehlern: Steuercode; Fehler beim auf der Rechnung angegebenen Betrag, Fehler beim Steuersatz, Steuerbetrag oder wenn die auf der Rechnung angegebenen Waren nicht die richtigen Spezifikationen oder Qualität aufweisen, können Sie eine der beiden folgenden Möglichkeiten zur Verwendung elektronischer Rechnungen wählen:
+ Der Verkäufer stellt eine elektronische Rechnung aus, um eine fehlerhafte Rechnung zu korrigieren. Haben Verkäufer und Käufer vereinbart, vor der Rechnungsstellung eine schriftliche Vereinbarung zur Korrektur einer fehlerhaften Rechnung zu treffen, so treffen Verkäufer und Käufer eine schriftliche Vereinbarung, in der die Fehler klar aufgeführt sind. Anschließend stellt der Verkäufer eine elektronische Rechnung zur Korrektur der fehlerhaften Rechnung aus.
Eine elektronische Rechnung, die eine fehlerhafte elektronische Rechnung korrigiert, muss die Zeile „Korrektur für Rechnungsformular Nr. … Symbol … Nummer … Datum … Monat … Jahr“ enthalten.
+ Der Verkäufer stellt eine neue elektronische Rechnung aus, um die fehlerhafte Rechnung zu ersetzen. Dies gilt nicht, wenn Verkäufer und Käufer vor der Ausstellung einer Ersatzrechnung für die fehlerhafte Rechnung eine schriftliche Vereinbarung getroffen haben. In diesem Fall müssen Verkäufer und Käufer eine schriftliche Vereinbarung treffen, in der der Fehler klar dargelegt wird. Anschließend stellt der Verkäufer eine neue elektronische Rechnung aus, um die fehlerhafte Rechnung zu ersetzen.
Eine neue elektronische Rechnung, die eine fehlerhafte elektronische Rechnung ersetzt, muss den Vermerk „Ersatzrechnung Formular Nr.... Symbol... Nummer... Datum... Monat... Jahr“ enthalten.
Der Verkäufer unterzeichnet die neue elektronische Rechnung, um die fehlerhafte elektronische Rechnung zu korrigieren oder zu ersetzen. Anschließend sendet der Verkäufer sie an den Käufer (bei Verwendung elektronischer Rechnungen ohne Steuerbehördencodes) oder an die Steuerbehörde, damit diese einen Code für die neue elektronische Rechnung ausstellen kann, der an den Käufer gesendet werden kann (bei Verwendung elektronischer Rechnungen mit Steuerbehördencodes).
- Für die Luftfahrtbranche gelten Rechnungen für den Umtausch oder die Rückerstattung von Luftfrachtdokumenten als berichtigte Rechnungen, ohne dass der Hinweis „Erhöhungs-/Verminderungskorrektur für Rechnung Formular Nr. ... Symbol ... Datum ... Monat ... Jahr“ erforderlich ist. Luftverkehrsunternehmen dürfen für die Rückerstattung oder den Umtausch von von Agenten ausgestellten Transportdokumenten eigene Rechnungen ausstellen.
(iii) Falls die Steuerbehörde Fehler in der E-Rechnung mit dem Steuerbehördencode oder in der E-Rechnung ohne den Steuerbehördencode feststellt, benachrichtigt sie den Verkäufer gemäß Formular Nr. 01/TB-RSĐT, damit der Verkäufer die Fehler überprüfen kann.
Gemäß der im Formular Nr. 01/TB-RSĐT angegebenen Meldefrist muss der Verkäufer die Steuerbehörde gemäß Formular Nr. 04/SS-HDĐT über die Prüfung der ausgestellten elektronischen Rechnung mit Fehlern informieren.
Meldet der Verkäufer die Steuerbehörde nicht innerhalb der im Formular Nr. 01/TB-RSĐT genannten Frist, so muss die Steuerbehörde den Verkäufer ein zweites Mal gemäß Formular Nr. 01/TB-RSĐT benachrichtigen. Meldet der Verkäufer auch nach Ablauf der im Formular Nr. 01/TB-RSĐT genannten Frist nicht, prüft die Steuerbehörde die Verwendung elektronischer Rechnungen.
(iv) Innerhalb eines Werktages teilt die Steuerbehörde den Eingang und die Bearbeitungsergebnisse gemäß Formular Nr. 01/TB-HDSS mit. Stornierte E-Rechnungen verlieren ihre Gültigkeit, werden aber weiterhin zu Referenzzwecken gespeichert.
Download: - Formular Nr. 01/TB-RSĐT
(Artikel 19 des Dekrets 123/2020/ND-CP)
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