„Wird Software zur Auswertung der KPIs von Beamten einsetzen, um Sentimentalität zu vermeiden“

Herr Nguyen Quang Dung, Direktor der Abteilung für Beamte und öffentliche Angestellte, Innenministerium

Die Regierung hat der Nationalversammlung gerade einen (geänderten) Gesetzentwurf über Kader und Beamte vorgelegt, der unter anderem die Bewertung von Beamten auf der Grundlage von Ergebnissen und Produkten entsprechend der Arbeitsposition vorsieht. Grad der Arbeitszufriedenheit und der öffentlichen Ethik. Die Arbeitsergebnisse werden anhand von Quantität, Qualität und Produktfortschritt (Key Performance Indicator – KPI) gemessen.

Herr Nguyen Quang Dung, Direktor der Abteilung für Beamte und öffentliche Angestellte (Innenministerium), sagte, dass die Beurteilung von Beamten derzeit weitgehend eine Formalität sei, da die Mehrheit der Beamten als „ihre Pflichten gut erfüllend“ eingestuft werde. Mittlerweile werden im privaten Sektor schon seit langem KPIs eingesetzt, da sich damit die Arbeit leichter quantifizieren lässt.

„Die Erstellung von KPIs im öffentlichen Sektor ist schwieriger, weil sich die Art der Verwaltungsarbeit nur schwer messen lässt“, sagt Herr Dung und nennt als Beispiel, dass sich die Effektivität von Empfangsmitarbeitern in Verwaltungszentren anhand der Anzahl der verarbeiteten Akten messen lässt, die Leistung von Entscheidungsträgern hingegen aufgrund der langfristigen Natur ihrer Arbeit nur schwer quantifizieren lässt. Daher muss die KPI-Bewertung im öffentlichen Sektor quantitative und qualitative Maßnahmen kombinieren, darunter: Bearbeitungsfortschritt, Dokumentenqualität und Bürgerzufriedenheit.

Der Direktor der Abteilung für Beamte und öffentliche Angestellte sagte, dass die Entwicklung eines für die Merkmale jeder Arbeitsstelle geeigneten KPI-Kriteriensatzes vom Leiter der Einheit bestimmt und gemäß einem Fahrplan umgesetzt werde. Anschließend werde das System in qualifizierten Einheiten erprobt und anschließend mithilfe einer Software zur Verfolgung des Arbeitsfortschritts erweitert. Nach Verabschiedung des Gesetzes wird das Innenministerium der Regierung empfehlen, ein Dekret mit detaillierten Leitlinien zum Fahrplan, den Kriterien und dem Verfahren zur Bewertung von Beamten anhand von KPIs herauszugeben.

Derzeit werden in der vietnamesischen Wirtschaft zahlreiche KPI-Bewertungssoftwares eingesetzt und einige davon verfügen über das Potenzial, für die Anwendung im öffentlichen Sektor angepasst zu werden.

Nach einer mehrmonatigen Pilotphase hat Khanh Hoa KPI ab dem 1. April 2025 offiziell im gesamten politischen System eingeführt. Das Ziel der Provinz besteht darin, Managementmethoden zu erneuern, die Qualität des Personals zu verbessern, die Personalbesetzung auf Grundlage der Arbeitseffizienz zu rationalisieren und die Denkweise der „lebenslangen Anstellung“ zu beseitigen. Der Implementierungsprozess umfasst die Selbstaufzeichnung der Arbeit durch Beamte und die Bewertung durch Führungskräfte auf der Grundlage von Softwaredaten und direkten Kommentaren.

Bewerten Sie anhand von KPIs, um Mitarbeiter zu eliminieren, die „von morgens bis morgens und von nachmittags bis nachmittags“ arbeiten

Der Delegierte Trinh Xuan An, hauptamtliches Mitglied des Ausschusses für nationale Verteidigung, Sicherheit und auswärtige Angelegenheiten der Nationalversammlung, sagte, der derzeitige öffentliche Dienst sei noch immer stark karriereorientiert und es fehle an einem flexiblen Mechanismus, um inkompetente Beamte zu prüfen und zu ersetzen. Situationen wie „nur reingehen, nicht rausgehen“, „morgens mit Regenschirm reingehen, nachmittags mit Regenschirm zurückkommen“ oder auch „durchschnittliche Leistungen erbringen, aber trotzdem stetig befördert werden“ kommen häufig vor.

Laut Herrn An liegt die eigentliche Ursache darin, dass es kein Instrument gibt, mit dem sich die Arbeitsleistung realistisch bewerten lässt. „Wenn es im öffentlichen Dienst kein klares und transparentes Bewertungssystem gibt, wird es sehr schwierig sein, talentierte Leute zu erkennen und zu fördern. Und es wird auch unmöglich sein, diejenigen auszusortieren, die die Anforderungen nicht erfüllen“, sagte er.

Herr An hält die Anwendung des KPI-basierten Beamtenbewertungssystems für eine grundlegende Lösung und im Einklang mit modernen Managementtrends. Diese Methode wird im privaten Sektor schon seit langem mit klaren Ergebnissen umgesetzt, während der öffentliche Sektor noch zögerlich ist und es ihm an Entschlossenheit mangelt. Daher sei der aktuelle Zeitpunkt „geeignet, KPIs schrittweise in die Beamtenbeurteilung einzuführen“.

Delegierter Trinh Xuan An. Foto: Portal der Nationalversammlung

Delegierter A schlug vor, dass die KPI-Entwicklung eng mit der Managementrolle des Abteilungsleiters verknüpft werden müsse. Sie sind diejenigen, die die Besonderheiten ihrer Arbeit und die Fähigkeiten ihrer Untergebenen am besten verstehen und direkt für die Gestaltung des KPI-Systems auf der Grundlage von drei Faktoren verantwortlich sein müssen: Arbeitsergebnisse, Output-Produkte und öffentliche Ethik. Neben der Arbeitsbelastung müssen die KPIs auch die Leistungsqualität und die Verwaltungsstandards jeder Position und jedes Bereichs widerspiegeln.

Er merkte jedoch auch an, dass KPIs nicht stereotyp erstellt werden können. Das Kriteriensystem muss so gestaltet sein, dass es den Besonderheiten jeder Branche, jeder Ebene und jedes Standorts gerecht wird. Daher schlug er vor, dass die Regierung einen Rahmenerlass herausgibt, der den Ministerien, Zweigstellen und Kommunen als allgemeine Richtlinie dient und auf deren Grundlage sie ihr eigenes geeignetes KPI-System aufbauen können.

Nach der Fertigstellung des KPI-Systems muss der Abteilungsleiter seine Untergebenen regelmäßig jeden Monat, jedes Quartal und jedes Jahr bewerten. Diese Bewertung selbst wird ebenfalls zu einem KPI des Leiters. Wenn der Manager nicht objektiv und subjektiv vorgeht und keine formellen Bewertungen vornimmt, wird sich dies sofort in Ergebnissen niederschlagen, die nicht den KPIs entsprechen.

„Der Mechanismus zur Kontrolle der Kaderbewertung ist äußerst wichtig, um Situationen zu vermeiden, in denen Emotionen und subjektive Einschätzungen die Vernunft überwiegen und der Staat dadurch talentierte Leute verliert, aber unqualifizierte Leute im Apparat behält“, betonte Herr An.

Er schlug vor, dass staatliche Stellen mehrstufige KPIs anwenden sollten – von Einzelpersonen über Abteilungen bis hin zu kollektiven Einheiten – ähnlich dem Leistungsmanagementmodell privater Unternehmen und Konzerne. Dies ist eine notwendige Richtung, um den öffentlichen Dienst zu modernisieren und die Qualität der Kader und Beamten zu verbessern.

Umsetzung der Kriterien „Wage es zu denken, traue dich zu handeln“ in KPI zur Bewertung von Beamten

Delegierter Ha Sy Dong, ehemaliger amtierender Vorsitzender des Volkskomitees der Provinz Quang Tri, sagte, dass die Anwendung von KPI bei der Beurteilung von Beamten ein wichtiger Schritt sei, um die Standards, die Qualität und das Verantwortungsbewusstsein des Teams aus Kadern und Beamten zu quantifizieren. Dieser Ansatz wird dazu beitragen, die Situation der „lebenslangen Beamten“ zu überwinden. Das bedeutet, dass die Gefahr einer Entlassung geringer ist, wenn man erst einmal im System ist, selbst wenn die Arbeitseffizienz gering ist.

Delegierter Ha Sy Dong. Foto: Portal der Nationalversammlung

Er betonte, dass die Entwicklung von KPIs eng mit der Zufriedenheit der Menschen und Unternehmen verknüpft sein müsse und gleichzeitig die Koordinierungsfähigkeit zwischen Abteilungen, Agenturen und Einheiten widerspiegeln müsse. „Derzeit wird die Bearbeitungszeit von Dokumenten digitalisiert und veröffentlicht. Die Geschwindigkeit der Bearbeitungsverfahren ist die Grundlage für die Bewertung der Arbeitseffizienz von Beamten, insbesondere in sensiblen Bereichen wie Land, Umwelt, Investitionen und Wirtschaft“, sagte er.

Um jedoch eine mechanische und stereotype Bewertung zu vermeiden, sagte Delegierter Ha Sy Dong, dass bei KPIs Menschen und Unternehmen im Mittelpunkt stehen müssten. Ein Beamter kann die ihm übertragene Arbeit korrekt erledigen, erhält er jedoch ständig negative Rückmeldungen von Menschen und Unternehmen, ist klar, dass seine Arbeitseffizienz nicht den Anforderungen entspricht – von der Verarbeitungsqualität bis hin zur Servicebereitschaft.

Ein weiterer wichtiger Faktor, der von Herrn Dong vorgeschlagen wurde, ist die Aufnahme von Kriterien zur Bewertung des Innovationsgeistes und der Kreativität von Kadern und Beamten in das KPI-System. Ihm zufolge muss es sich dabei nicht unbedingt um eine konkrete Aufgabe handeln, aber Führungskräfte müssen über Kriterien verfügen, um diejenigen zu erkennen, zu bewerten und zu belohnen, die „es wagen zu denken, es wagen zu tun“, Initiativen ergreifen, Arbeitsmethoden verbessern und klare Ergebnisse erzielen.

„Diejenigen, die Personal einstellen und einstellen dürfen, müssen auch das Recht haben, Leistungskennzahlen (KPIs) für die ihnen unterstellten Personen festzulegen, insbesondere bei Kriterien, die nicht absolut quantifizierbar sind, sondern im tatsächlichen Arbeitsprozess bewertet werden müssen“, betonte er.

So müssen Steuerbeamte beispielsweise nicht nur die korrekte und ausreichende Erhebung von Steuern übernehmen, sondern auch Bürger und Unternehmen in den Richtlinien anleiten und ihnen diese erklären, damit sie sich nicht im Dickicht der Steuervorschriften verlieren. Zollbeamte müssen nicht nur anhand der Anzahl der bearbeiteten Dokumente bewertet werden, sondern auch anhand des Unterstützungsgrads für Personen und Unternehmen, ihrer Servicebereitschaft und ihrer Fähigkeit, Kosten, Zeit und Verfahren für diejenigen zu reduzieren, die Import- und Exportverfahren durchführen.

„Solche Kriterien lassen sich durch Umfragen quantifizieren, um die Zufriedenheit von Bürgern und Unternehmen zu ermitteln. Wenn die Menschen nicht zufrieden sind, bedeutet das, dass der Beamte den KPI nicht erfüllt hat“, betonte Herr Dong und schlug vor, die Ergebnisse der öffentlichen Umfrage in die jährliche Bewertung und Zusammenfassung der Beamten aufzunehmen.

HA (nach VnE)

Quelle: https://baohaiduong.vn/se-dung-phan-mem-danh-gia-kpi-cong-chuc-de-tranh-cam-tinh-411457.html