Insbesondere müssen Behörden und Organisationen das Registrierungsbuch und die Datenbank zur Verwaltung ausgehender und eingehender Dokumente überprüfen und vervollständigen und gleichzeitig den vollständigen Satz ausgehender Dokumente abstempeln, bevor sie das Siegel bei der Polizeibehörde einreichen, bei der die Siegelprobe registriert ist.
Nach der Umstrukturierung gegründete Behörden und Organisationen müssen gemäß dem Dekret 30/2020 und den Anweisungen der staatlichen Archiv- und Informationsabteilung Vorschriften zur Dokumentenverwaltung erlassen. Die Vorschriften müssen das Format und die Techniken für die Vorlage von Dokumenten, die Einrichtung neuer Register, die Einführung neuer Nummerierungssysteme und die Kennzeichnung eingehender und ausgehender Dokumente, beginnend mit der Nummer 01, festlegen.
In Bezug auf die Archivarbeit forderte der Vorsitzende des Volkskomitees von Ho-Chi-Minh-Stadt die Leiter der Abteilungen, Zweigstellen und Sektoren auf, Aufzeichnungen, Archive und Datenbanken von den jeweiligen Abteilungen und Zweigstellen der Provinz Binh Duong (alt) und Ba Ria-Vung Tau (alt) entgegenzunehmen; Aufzeichnungen und Dokumente werden weiterhin aufbewahrt, um die Sicherheit zu gewährleisten. Insbesondere soll mit dem Innenministerium abgestimmt werden, um die Arbeit zur Bearbeitung, Reparatur, Restaurierung und Erstellung einer Archivdatenbank zu entwickeln und dem Volkskomitee von Ho-Chi-Minh-Stadt vorzulegen.
Der Vorsitzende des Volkskomitees des Bezirks, der Kommune oder der Sonderzone erhält Aufzeichnungen und Dokumente von der alten Verwaltungseinheit und verfügt über einen geeigneten Nutzungsplan und Vorschriften zum Nutzen der Bevölkerung und der Unternehmen.
Der Vorsitzende des Volkskomitees von Ho-Chi-Minh-Stadt forderte den Direktor des Digital Transformation Center von Ho-Chi-Minh-Stadt außerdem auf, Server und Speicherinfrastruktur vorzubereiten, die Informationssicherheit zu gewährleisten, Integrationspläne zu entwickeln, gemeinsam genutzte Daten zu verwenden und die Vernetzung sicherzustellen, um dem politischen System, Behörden, Organisationen und Einzelpersonen zu dienen.
Der Vorsitzende des Volkskomitees von Ho-Chi-Minh-Stadt beauftragte den Direktor der Polizeibehörde von Ho-Chi-Minh-Stadt mit der Überwachung der Freigabe, Aufbewahrung und Übergabe vertraulicher Dokumente und geheimer Speichermedien. Er soll während des Verfahrens für Sicherheit und Brandschutz in den Zwischenlagern sorgen und insbesondere Fälle von vorsätzlicher Aneignung, Vernichtung, illegalem Erwerb oder Weitergabe von Dokumenten untersuchen und streng ahnden.
Quelle: https://www.sggp.org.vn/tphcm-siet-chat-quan-ly-so-hoa-ho-so-sau-sap-xep-don-vi-hanh-chinh-post802992.html
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