Ψηφιοποίηση Δεδομένων: Ενίσχυση της χρησιμότητας, της ασφάλειας και της γνωστικής αξίας του Bac Ninh

Η ψηφιοποίηση δεδομένων δεν είναι μόνο μια ιστορία για τον μετασχηματισμό των μεθόδων αποθήκευσης, αλλά και ένα στρατηγικό βήμα προς τα εμπρός στη διαχείριση γνώσης των σύγχρονων κυβερνήσεων. Στο Bac Ninh, η ψηφιοποίηση ιστορικών αρχείων φέρνει σαφή αποτελέσματα: περισσότερες από 3,6 εκατομμύρια σελίδες εγγράφων έχουν μετατραπεί σε ηλεκτρονικά δεδομένα, βοηθώντας άτομα και οργανισμούς να αναζητούν εύκολα, μειώνοντας τον χρόνο επεξεργασίας δεκάδες φορές, βελτιώνοντας παράλληλα την ασφάλεια και τη νομική αξία. Από ένα ογκώδες αρχείο σε χαρτί, το Bac Ninh δημιουργεί μια «ψηφιακή αποθήκη γνώσης» - μια πλατφόρμα για την εξυπηρέτηση της ηλεκτρονικής διακυβέρνησης, της ψηφιακής οικονομίας και της ψηφιακής κοινωνίας στην ψηφιακή εποχή.

Αν στο παρελθόν, η αναζήτηση ενός προσωπικού αρχείου, μιας διοικητικής απόφασης ή δεδομένων μεταπτυχιακού φοιτητή απαιτούσε ώρες αναζήτησης σε μια αποθήκη χαρτιών, τώρα χρειάζονται μόνο μερικές λέξεις-κλειδιά και λίγα λεπτά λειτουργίας για να επιστρέψει το σύστημα ακριβή, πλήρη και νομικά έγκυρα αποτελέσματα. Η περίπτωση της κας Nguyen Thi Thu Huong, δασκάλας στο Γυμνάσιο Ngo Si Lien, είναι ένα τυπικό παράδειγμα: Με την εντολή αναζήτησης "Απόφαση τερματισμού της πρακτικής άσκησης της κας Nguyen Thi Thu Huong", το αρχείο του 1993 ανακτήθηκε σε λιγότερο από τρία λεπτά. Ή όπως η κα Pham Thi Ngoc Ha, δασκάλα στο Γυμνάσιο Ngoc Son, βρήκε εύκολα τη λίστα των αποφοίτων από το 1969-1985 με λίγες μόνο αναζητήσεις.

Από το 2022 έως το 2024, το Υπουργείο Εσωτερικών του Bac Ninh συντονίστηκε με μια συμβουλευτική μονάδα για την ανάπτυξη του λογισμικού Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Αρχείων, τελειοποιώντας τις λειτουργίες εισαγωγής δεδομένων, αναζήτησης, εξουσιοδότησης πρόσβασης και παρακολούθησης αλλαγών. Έχουν ψηφιοποιηθεί περισσότερα από 31.300 αρχεία, που αντιστοιχούν σε 3,3 εκατομμύρια σελίδες εγγράφων A4, κυρίως κατευθυντήρια και διοικητικά έγγραφα της Επαρχιακής Λαϊκής Επιτροπής και τμημάτων και παραρτημάτων κατά την περίοδο 1948-2014. Κάθε χρόνο, κατά μέσο όρο περισσότεροι από ένα εκατομμύριο αναγνώστες έχουν πρόσβαση στο σύστημα, με 1.500 ηλεκτρονικές εκμεταλλεύσεις αρχείων, καταδεικνύοντας την αποτελεσματικότητα στην πρακτική εφαρμογή του ηλεκτρονικού αρχείου.

Σύμφωνα με τον κ. Dang Quang Son, Διευθυντή του Κέντρου Ιστορικών Αρχείων Bac Ninh Νο. 1, η ψηφιακή τεχνολογία βοηθά στη μείωση του χρόνου αναζήτησης κατά 20-30 φορές σε σύγκριση με πριν, διασφαλίζοντας παράλληλα την ασφάλεια χάρη στον έλεγχο πρόσβασης, την εξουσιοδότηση χρήστη και την καταγραφή του ιστορικού αλλαγών. «Κάθε έγγραφο που βρίσκεται δεν είναι μόνο ένα διοικητικό έγγραφο, αλλά και μέρος της διατηρημένης μνήμης, μια αποκατεστημένη νομική αξία και μια απόδειξη της αποτελεσματικότητας του ψηφιακού μετασχηματισμού», τόνισε ο κ. Son.

Δημιουργία ψηφιακής βάσης γνώσεων – διατήρηση της αξίας

Το έργο ψηφιοποίησης αρχειακών εγγράφων δεν αποσκοπεί μόνο στη βελτίωση των μεθόδων εργασίας, αλλά και στον μετασχηματισμό του μοντέλου από τα «παραδοσιακά αρχεία» στη «σύγχρονη διαχείριση γνώσης». Από μια ξεχωριστή αποθήκη εγγράφων, το Κέντρο Ιστορικών Αρχείων Bac Ninh Νο. 1 έχει διαμορφώσει ένα διασυνδεδεμένο οικοσύστημα δεδομένων, όπου κάθε έγγραφο, ψήφισμα, επίσημη αποστολή και αρχείο δημοσίου υπαλλήλου επισημαίνεται και συνδέεται με βάση την ώρα, την εκδίδουσα αρχή, τον τομέα και το θέμα. Η δημιουργία ενός «Αρχείου Γνώσης» βοηθά τους χρήστες να αξιοποιούν τις πληροφορίες στο πλαίσιο, ανοίγοντας τη δυνατότητα ανάλυσης, σύνταξης στατιστικών και εφαρμογής δεδομένων για πολλούς σκοπούς: διοίκηση, έρευνα, εκπαίδευση , πολιτισμό και δίκαιο.

Ωστόσο, η διαδικασία της ψηφιοποίησης αντιμετωπίζει επίσης πολλές προκλήσεις. Ορισμένα έγγραφα είναι ηλικίας έως και δεκαετιών και η φυσική τους κατάσταση είναι υποβαθμισμένη, γεγονός που καθιστά δύσκολη τη σάρωση, την αναγνώριση και τη διόρθωση των δεδομένων. Πολλά έγγραφα δεν έχουν περιλήψεις και η μορφή τους δεν είναι ενιαία, απαιτώντας χρονοβόρα επιχειρηματική επεξεργασία. Επιπλέον, η έγκριση της διαδικασίας, η αξιολόγηση και η αποδοχή των ψηφιοποιημένων προϊόντων σύμφωνα με τους ισχύοντες κανονισμούς διαρκεί επίσης πολύ χρόνο, επηρεάζοντας την πρόοδο. Από την άλλη πλευρά, επειδή ο διακομιστής αποθήκευσης βρίσκεται στο Τμήμα Επιστήμης και Τεχνολογίας, όταν η γραμμή μεταφοράς παρουσιάζει πρόβλημα, η εκμετάλλευση διακόπτεται προσωρινά. Μέχρι σήμερα, ο ρυθμός ψηφιοποιημένων εγγράφων έχει φτάσει μόνο περίπου το 75% του συνόλου των εγγράφων που είναι αποθηκευμένα στην αποθήκη (από το 2020), ενώ κάθε χρόνο το Κέντρο εξακολουθεί να λαμβάνει μεγάλο όγκο νέων εγγράφων.

Προκειμένου να ξεπεραστεί αυτός ο περιορισμός και να συνεχιστεί η επέκταση της κλίμακας, η Λαϊκή Επιτροπή της επαρχίας Bac Ninh ενέκρινε το Έργο «Ψηφιοποίηση εγγράφων στα Επαρχιακά Ιστορικά Αρχεία για την περίοδο 2025-2029» με συνολικό προϋπολογισμό περίπου 23 δισεκατομμύρια VND, με στόχο την ψηφιοποίηση επιπλέον 3,8 εκατομμυρίων σελίδων A4 διοικητικών εγγράφων της Επαρχιακής Λαϊκής Επιτροπής και των τμημάτων και παραρτημάτων. Αυτό είναι ένα σημαντικό βήμα για την ολοκλήρωση ολόκληρης της ψηφιακής αποθήκης διοικητικών δεδομένων της επαρχίας, κινούμενη προς το μοντέλο της «Ηλεκτρονικής διακυβέρνησης - ηλεκτρονική αποθήκευση - εξυπηρέτηση των ηλεκτρονικών πολιτών».

Σύμφωνα με το σχέδιο, το Υπουργείο Εσωτερικών θα αναλάβει την πρωτοβουλία για την εφαρμογή και τον συντονισμό με τις αρμόδιες υπηρεσίες και μονάδες, ώστε να διασφαλιστεί η ακρίβεια, η πληρότητα και η ασφάλεια των δεδομένων. Το Κέντρο Ιστορικών Αρχείων Bac Ninh Νο. 1 είναι υπεύθυνο για την επιλογή αξιόπιστων τεχνολογικών συνεργατών, την οργάνωση εξειδικευμένων ομάδων ψηφιοποίησης και την προώθηση της επικοινωνίας για την καθοδήγηση των πολιτών στην αξιοποίηση των ψηφιοποιημένων δεδομένων. Μέχρι τα μέσα του 2025, το Κέντρο θα έχει ψηφιοποιήσει περισσότερες από 330.000 σελίδες εγγράφων της Επαρχιακής Λαϊκής Επιτροπής και των Υπουργείων Παιδείας και Κατάρτισης, Επιστήμης και Τεχνολογίας, δημιουργώντας μια βάση για την επόμενη φάση.

Το αποκορύφωμα του μοντέλου Bac Ninh είναι η ενσωμάτωση της ψηφιακής υποδομής αποθήκευσης με πολυεπίπεδη αποκεντρωμένη ασφάλεια. Το σύστημα όχι μόνο επιτρέπει γρήγορη αναζήτηση, αλλά και παρακολουθεί τα αρχεία καταγραφής πρόσβασης, ανιχνεύει ανωμαλίες και προστατεύει απόλυτα τα αρχικά δεδομένα. Αυτό είναι ένα σημαντικό κριτήριο στο πλαίσιο της κυβέρνησης που προωθεί την Εθνική Στρατηγική Δεδομένων έως το 2030, απαιτώντας από τις τοπικές αρχές να μετατρέψουν το μοντέλο αποθήκευσης από «διατήρηση εγγράφων» σε «διαχείριση δεδομένων».

Από μια ευρύτερη οπτική γωνία, ο Bac Ninh διαμορφώνει ένα έξυπνο μοντέλο αποθήκευσης όπου τα δεδομένα του παρελθόντος γίνονται πόρος για το μέλλον. Όταν τα ιστορικά έγγραφα ψηφιοποιούνται, συνδέονται και ασφαλίζονται, όχι μόνο εξυπηρετούν διοικητικό έργο, αλλά δημιουργούν και μια βάση για αναλυτικές εφαρμογές, προβλέψεις, έρευνα πολιτικής και εκπαίδευση στην τοπική ιστορία.

Συνολικά, το έργο ψηφιοποίησης αρχείων του Bac Ninh καταδεικνύει μια βιώσιμη προσέγγιση στον ψηφιακό μετασχηματισμό, όχι μόνο «μετατρέποντας το χαρτί σε δεδομένα», αλλά «μετατρέποντας τα έγγραφα σε γνώση, τη γνώση σε αξία». Όταν ολόκληρη η διαδικασία αρχειοθέτησης, αναζήτησης και διαχείρισης αρχείων είναι αυτοματοποιημένη και διαφανής, ο Bac Ninh όχι μόνο διατηρεί την τοπική διοικητική μνήμη, αλλά δημιουργεί επίσης μια πλατφόρμα δεδομένων για μια έξυπνη κυβέρνηση, εξυπηρετώντας τους ανθρώπους και τις επιχειρήσεις πιο αποτελεσματικά στην ψηφιακή εποχή.

Κέντρο Επιστημονικής και Τεχνολογικής Επικοινωνίας

Πηγή: https://mst.gov.vn/so-hoa-du-lieu-nang-cao-tien-ich-bao-mat-va-gia-tri-tri-thuc-cua-bac-ninh-197251021190245633.htm