Estandarización de los sistemas de información: una base sostenible para un gobierno local de dos niveles

En el proceso de racionalización del aparato estatal según el modelo de gobierno de dos niveles, la modernización y estandarización del sistema de información que gestiona las operaciones (sistema de documentos electrónicos, reuniones en línea, correo electrónico oficial, software para la gestión de cuadros, funcionarios y empleados públicos - CBCCVC) no solo es una tarea técnica, sino también una necesidad urgente para garantizar el funcionamiento continuo, transparente y eficaz del aparato estatal. Estas actividades se están implementando de forma sincronizada, con una hoja de ruta clara, y con la participación proactiva del sector de Ciencia y Tecnología y los organismos pertinentes.

Al implementar un modelo de gobierno de dos niveles, la estructura organizativa, la jerarquía de tareas y los límites administrativos pueden cambiar, lo que exige un ajuste inmediato del sistema de información para evitar la fragmentación de datos y la pérdida de registros entre departamentos. Por lo tanto, la estandarización de datos, la sincronización de los árboles de unidades y la integración de las API entre los sistemas de software internos y la base de datos nacional son pasos fundamentales. El documento que guía la implementación del Plan N.° 02-KH/BCĐTW establece claramente los requisitos para revisar, actualizar el software y ajustar la base de datos al nuevo modelo organizativo, conectándola y sincronizándola con las API nacionales.

En la administración moderna, los documentos ya no son solo en papel; los documentos electrónicos y los correos electrónicos oficiales se han convertido en el principal medio para transmitir instrucciones, asignar tareas y almacenar registros. La modernización del sistema provincial de documentos electrónicos, conectándolo con el portal nacional de documentos, contribuye a garantizar la legalidad, la trazabilidad y a reducir el tiempo de tramitación. Asimismo, el sistema de correo electrónico oficial se estandariza en cuanto a gestión de cuentas, autorización, almacenamiento y seguridad, lo que permite a los funcionarios trabajar con fluidez en el entorno digital.

La experiencia durante la pandemia ha demostrado que las reuniones en línea son una herramienta eficaz en la administración pública. Sin embargo, para que se conviertan en un canal de gestión oficial y seguro, es necesario modernizar la plataforma de reuniones para que cumpla con los estándares de seguridad de la información, permita almacenar actas, grabar y se integre con el sistema de gestión documental electrónico para la aceptación y asignación de tareas durante la reunión. Numerosas entidades locales han comenzado a estandarizar la infraestructura de videoconferencias y a establecer normativas para la organización de reuniones en línea que sean compatibles con la legislación vigente, garantizando así la transparencia y la rendición de cuentas.

La gestión de los funcionarios públicos es un aspecto fundamental. Para el correcto funcionamiento del modelo de dos niveles, el Ministerio del Interior ha ordenado la implementación de la Base de Datos Nacional de Funcionarios Públicos conforme al nuevo modelo organizativo. Esto exige que el software de gestión de los ministerios, dependencias y localidades actualice, firme digitalmente los registros y sincronice los datos mediante una API estándar. De esta forma, se garantiza que todos los cambios en puestos, funciones, contratos y resultados de evaluación se reflejen de inmediato en la base de datos compartida, lo que facilita la movilización, la rotación y la evaluación del desempeño del servicio público.

El Ministerio del Interior ha finalizado la construcción de la Base de Datos Nacional de Funcionarios Públicos y Empleados del Sector Público.

A medida que el sistema se actualiza y estandariza, los gobiernos locales observarán tres impactos distintos: (1) Mayor rapidez en la tramitación de documentos y registros gracias a su circulación electrónica; (2) Mayor transparencia y rendición de cuentas mediante la trazabilidad y el acceso al historial público de progreso; (3) Mejor experiencia para la ciudadanía y las empresas, con menos papeleo y resultados más rápidos a través de plataformas electrónicas. Estos resultados demuestran que la tecnología, cuando se gestiona adecuadamente, puede realmente servir a la ciudadanía en lugar de ser una carga administrativa.

El camino hacia la estandarización no está exento de desafíos: la infraestructura de telecomunicaciones en zonas remotas aún es limitada; se utiliza software obsoleto y datos no estandarizados; las capacidades tecnológicas de los equipos locales son diversas; y es necesario garantizar requisitos de seguridad absoluta. Para superar estos desafíos, es preciso centrarse en: (i) invertir en infraestructura compartida y plataformas en la nube; (ii) estandarizar los datos, implementar API estándar y mapas de datos; (iii) capacitar y transformar las capacidades del personal; y (iv) perfeccionar el marco legal para el almacenamiento, el intercambio y la protección de datos.

La modernización y estandarización del sistema de información que sirve a la administración de los dos niveles de gobierno no es solo una labor del aparato tecnológico, sino también un compromiso de todo el sistema político con la ciudadanía y las empresas: un compromiso para garantizar operaciones continuas, transparentes, responsables y eficaces. Cuando los documentos, las reuniones en línea, los correos electrónicos y los datos del personal estén estandarizados e interconectados, el gobierno no solo «operará», sino que también «prestará servicios» con mayor profesionalismo.

Centro de Comunicación Científica y Tecnológica

Fuente: https://mst.gov.vn/chuan-hoa-he-thong-thong-tin-nen-tang-ben-vung-cho-chinh-quyen-dia-phuong-hai-cap-19725101215075674.htm