Transición al uso y compartición de datos

* Abogado NGUYEN HUU NGOC , Colegio de Abogados de la ciudad de Ho Chi Minh:

Eliminar el mecanismo de "solicitud - certificación de copia"

Exigir copias certificadas supone un enorme desperdicio de tiempo, recursos humanos y costos tanto para la ciudadanía como para el gobierno. El problema radica en la falta de uniformidad de la normativa vigente: muchos documentos especializados aún requieren la presentación de copias certificadas en lugar de reconocer los datos electrónicos durante los trámites administrativos. En la práctica, muchos funcionarios públicos siguen aferrados a los métodos tradicionales y a una mentalidad conservadora, por lo que continúan solicitando copias certificadas para «estar seguros», en vez de consultar los datos que se encuentran sincronizados, conectados y compartidos con la Base de Datos Nacional de Población.

Es necesario eliminar el mecanismo de «solicitud y certificación de copias» y adoptar el de «uso e intercambio de datos» para superar los obstáculos en la reforma administrativa durante la transformación digital. En consecuencia, se debe realizar una revisión exhaustiva de la normativa legal relativa a los procedimientos administrativos que requieren la presentación de copias certificadas, eliminar los requisitos innecesarios y completar el marco legal para el uso de datos electrónicos con validez jurídica equivalente a la de las copias en papel.

Jóvenes voluntarios ayudan a los ciudadanos a realizar trámites administrativos en línea en el Centro de Servicios de Administración Pública del Distrito de Saigón. Foto: ONG BINH

* Sra. VO THI TRUNG TRINH, Directora del Centro de Transformación Digital de la Ciudad de Ho Chi Minh:

Cambiar los hábitos de los funcionarios públicos

Actualmente, la normativa sobre el uso de documentos digitales y datos electrónicos es, en general, suficiente. El aspecto más importante que debe cambiarse son los hábitos y la mentalidad de los funcionarios públicos al recibir y tramitar documentos administrativos. En la práctica, aún existen funcionarios que exigen copias certificadas por «seguridad», pero, en realidad, dichas copias no son necesariamente tan seguras como los documentos integrados en la aplicación o base de datos VNeID.

Por ejemplo, si una persona se ha divorciado hace uno o dos días, pero aún conserva una copia certificada del acta de matrimonio (todavía válida) para presentar la solicitud, el funcionario no lo sabrá al examinar la copia impresa, mientras que al consultarla en el sistema se mostrará inmediatamente que la persona está divorciada. Esto demuestra que la actualización de los datos garantiza una mayor precisión. Asimismo, los ministerios, dependencias y localidades deben acelerar la actualización de datos para un uso eficaz; y promover ampliamente entre funcionarios, empleados públicos, ciudadanos y empresas el uso de documentos electrónicos, sin necesidad de copias certificadas.

* Sr. NGUYEN NGOC AN, Subdirector del Centro de Servicios de Administración Pública del Barrio An Phu Dong (Ciudad Ho Chi Minh):

Promover el uso de documentos en VNeID

El elevado número de copias certificadas sobrecarga a los funcionarios, obligándolos a perder tiempo en su tramitación y sin dejarles tiempo para otras tareas. Los funcionarios de la dirección autorizada también deben dedicar tiempo a firmar documentos, lo que repercute en la tramitación de otros documentos profesionales.

Las agencias estatales deben seguir estrictamente las instrucciones y no exigir a los ciudadanos que presenten originales ni copias de documentos integrados en VNeID (como tarjetas de seguro médico , licencias de conducir, documentos de registro vehicular, etc.) cuando ya hayan presentado la información correspondiente de VNeID. En cuanto a la consulta de información en la base de datos nacional, los ministerios especializados deben integrar y compartir con prontitud los datos sobre residencia temporal y trámites de residencia de los ciudadanos para que los funcionarios receptores puedan tramitar sus expedientes con mayor facilidad, de acuerdo con la normativa vigente.

* Sr. NGUYEN THE ANH, Jefe del Departamento de Liquidación de Deuda Corporativa, Banco Comercial Conjunto de Acciones Prosperity de Vietnam:

Compare registros electrónicos mediante VNeID y código QR.

En el sector bancario, a menudo tenemos que recibir y revisar expedientes de clientes relacionados con activos garantizados, documentos personales, expedientes de autorización, contratos de compraventa, etc. Hay expedientes que deben gestionarse con el juzgado, la agencia de ejecución, el registro de la propiedad, la notaría, etc., por lo que el número de documentos que deben presentarse cada día es muy elevado.

En realidad, muchas agencias aún exigen copias certificadas y los clientes a menudo tienen que hacer trámites engorrosos para certificar tan solo uno o dos documentos. A veces, una transacción de liquidación de deudas se retrasa dos o tres días simplemente por la falta de copias certificadas, aunque se hayan presentado los originales completos.

En la actual era de la transformación digital, las entidades de crédito gestionan numerosas transacciones y documentos contractuales mediante firmas digitales. Sin embargo, estos documentos no pueden ser copias certificadas según la normativa vigente. Nuestro objetivo es eliminar por completo la necesidad de copias certificadas, sustituyéndola por la consulta en línea o la comparación electrónica de archivos mediante VNeID, códigos QR de los documentos o portales de datos conectados. Dado que los datos ya están autenticados en el sistema, limitar la necesidad de copias certificadas facilitará enormemente los trámites tanto para particulares como para empresas.

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