Digitalizar urgentemente los registros al organizar las unidades administrativas

Ciudad Ho Chi Minh: Digitalizar de forma proactiva y entregar a tiempo

En los últimos días, según los reporteros del SGGP, muchos barrios y distritos de la ciudad de Ho Chi Minh han organizado y asignado urgentemente funcionarios y empleados públicos para organizar y editar para garantizar que los archivos y documentos se almacenen de acuerdo con las regulaciones.

En el Comité Popular del Distrito 14 (Distrito 10), tras un período de implementación temprana proactiva, se ha completado la corrección de registros para facilitar la digitalización y la construcción de un archivo moderno. Según el Sr. Ha Tuan Phuong, presidente del Comité Popular del Distrito 14, el distrito lleva a cabo proactivamente la corrección y digitalización de registros y documentos cada año. Para los registros y documentos surgidos desde principios de 2025 hasta la fecha, el distrito continúa corrigiendo y digitalizando. Actualmente, el archivo del distrito tiene casi 60 metros cuadrados de ancho, con más de 156 metros de estanterías para documentos (un metro de estantería equivale a un metro de largo de documentos dispuestos verticalmente, muy juntos en la estantería - PV), corregidos desde 1971 hasta la actualidad.

De igual manera, en el distrito de An Lac (distrito de Binh Tan), también se está trabajando con urgencia en la edición de los archivos del bloque del Partido para su digitalización y archivo. La Sra. Tran Thi Thu Huong, subsecretaria permanente del Comité del Partido del distrito de An Lac, indicó que el distrito ha completado la edición de 760 archivos permanentes y 201 archivos temporales entre 2003 y mayo de 2020, y continúa editando aproximadamente 12 metros de estanterías de documentos desde junio de 2020 hasta la fecha, con el objetivo de completar la edición antes del 25 de junio y, simultáneamente, escanear todos los documentos del período 2003-2025 antes del 15 de junio.

Funcionarios del distrito de An Lac (distrito de Binh Tan, Ciudad Ho Chi Minh) revisan y editan archivos y documentos del bloque del Partido. Foto: VAN MINH

Muchos distritos, condados y la ciudad de Thu Duc han revisado, editado y digitalizado documentos de forma proactiva. Por ejemplo, en el distrito de Binh Tan, según la revisión y las estadísticas de 2003 a 2018, el número de archivos y documentos editados asciende a 5230 archivos permanentes. Actualmente, el distrito está editando y escaneando urgentemente los archivos para continuar el archivo desde 2019 hasta la fecha, a fin de preparar la entrega tras la implementación de la organización del sistema político y las unidades administrativas del distrito.

En el Distrito 10, la Sra. Nguyen Thi Thu Huong, Presidenta del Comité Popular del Distrito, indicó que el distrito ha ordenado la recopilación y el listado de documentos impresos editados, la edición preliminar de documentos sin editar y la preparación para la entrega a la nueva unidad. Al mismo tiempo, el distrito revisa los documentos electrónicos, aísla los datos, los extrae a dispositivos de almacenamiento y garantiza la seguridad e integridad de los datos para su entrega.

Hanoi : Garantizar datos centralizados e interconectados

En Hanói, el Comité Popular de la Ciudad aprobó el Proyecto "Construcción de una base de datos compartida a partir de la digitalización de documentos centralizados de las agencias de Hanói" y encargó al Centro de Servicios de la Administración Pública de Hanói la dirección y organización de su implementación. Este proyecto busca digitalizar y reorganizar archivos y documentos para atender la suspensión de las actividades administrativas a nivel de distrito y las fusiones de comunas, de acuerdo con los avances de la Conclusión n.° 127-KL/TW, de 28 de febrero de 2025, del Politburó y la Secretaría sobre la implementación de la investigación y la propuesta de continuar la reorganización del sistema político.

Español Según el Sr. Truong Viet Dung, Jefe de Oficina del Comité Popular de Hanoi, la implementación del proyecto tiene como objetivo formar una base de datos compartida, que incluya documentos del Partido, el gobierno y las organizaciones de masas en Hanoi, asegurando datos centralizados, interconectados, compartidos y reutilizables. Por otro lado, tiene como objetivo mejorar la eficiencia, la eficacia y el rendimiento de la gestión y la administración al no utilizar registros en papel, integrar inteligencia artificial y explotar y utilizar fácilmente los datos. Actualmente, el volumen estimado de documentos que necesitan editarse a nivel de distrito y comuna en Hanoi es de más de 68.860 m; el número total de documentos que necesitan digitalizarse a nivel de distrito y comuna es de más de 94 millones de páginas A4. Este es un volumen muy grande, por lo que la digitalización de documentos se divide en 2 fases. La fase 1 digitalizará documentos de agencias, con 5 prioridades, que incluyen: 1 es editar y digitalizar documentos del Partido y el gobierno a nivel de distrito; 2 es editar y digitalizar documentos del Partido y el gobierno a nivel de comuna; 3 es editar y digitalizar documentos del Partido a nivel de ciudad; 4 es editar y digitalizar documentos del gobierno a nivel de ciudad; 5 es editar y digitalizar documentos de organizaciones de masas a 3 niveles.

Según el Sr. Cu Ngoc Trang, director del Centro de Servicios de la Administración Pública de Hanói, desde ahora hasta el 30 de junio, el centro se centrará en la implementación de las prioridades 1 y 2: la digitalización de documentos con periodo de almacenamiento permanente, documentos que se reutilizan frecuentemente en el Partido y el gobierno a nivel de distrito y comuna, lo que se estima que representa alrededor del 25 % del volumen original y el 5 % del volumen editado. En el caso de los documentos digitalizados, garantizando la calidad conforme a la normativa, los datos se sincronizarán, no se redigitalizarán, para evitar pérdidas de tiempo y presupuesto.

Hacia la construcción de una administración moderna

Tras la implementación en las localidades, algunos expertos y diputados de la Asamblea Nacional (AN) afirmaron que la edición y digitalización de registros y documentos no es solo una tarea técnica, sino que también tiene el objetivo de garantizar la transparencia, la seguridad y la eficiencia en el proceso de reorganización del aparato, brindando comodidad a las personas y las empresas. Este es también un paso importante hacia la construcción de una administración moderna, que atienda mejor las necesidades sociales en la nueva era.

Al enfatizar el papel clave de la digitalización de registros en el contexto actual, el diputado de la Asamblea Nacional Nguyen Quang Huan enfatizó que, al fusionar las unidades administrativas, las fronteras administrativas se ampliarán y la infraestructura tardará de 5 a 10 años en completarse, por lo que, al principio, desplazarse para realizar trámites administrativos será ciertamente difícil. Por lo tanto, si no se aprovecha la tecnología digital, obligar a las personas a acudir a las agencias públicas para procesar documentos generará grandes inconvenientes. Según él, es necesario digitalizar todos los registros, integrar los procedimientos administrativos en el entorno de red para minimizar las deficiencias y crear las bases para la implementación del gobierno y la sociedad digitales. Esto debe hacerse de forma rápida y sincronizada, y no debe esperar instrucciones del Gobierno Central, sino que las localidades deben implementarlo de forma proactiva de inmediato.

Además, durante el proceso de revisión y almacenamiento de registros, el diputado de la Asamblea Nacional Pham Van Hoa declaró que los comités y autoridades locales del Partido deben dirigir, inspeccionar y recordar con firmeza en todo momento que se evite la pérdida, el extravío o incluso la destrucción intencional de registros. "Si no tenemos cuidado y perdemos registros, no solo afectará a las agencias estatales, sino también a las personas y las empresas. Por lo tanto, en este momento, es necesario definir claramente las responsabilidades específicas de las organizaciones, unidades, individuos y líderes en caso de pérdida, extravío o destrucción ilegal de registros", señaló el diputado de la Asamblea Nacional Pham Van Hoa.

Para garantizar un trabajo documental y de archivo fluido y continuo, y garantizar la gestión segura de los documentos antes, durante y después de completar la reorganización del sistema político en la ciudad de Ho Chi Minh, el Comité Popular de la ciudad de Ho Chi Minh emitió la Directiva 04. La Directiva establece claramente: requiere que los jefes de departamentos, sucursales y sectores de la ciudad, la ciudad de Thu Duc, los distritos y los condados dirijan urgentemente la implementación de una serie de tareas urgentes para fortalecer la gestión del trabajo documental y de archivo en el proceso de reorganización del sistema político en la ciudad.

CIVILIZACIÓN - PHAN THAO - DÍA NACIONAL

Fuente: https://www.sggp.org.vn/khan-truong-so-hoa-ho-so-khi-sap-xep-don-vi-hanh-chinh-post799633.html