Digitalice urgentemente los registros al organizar las unidades administrativas.

Ciudad Ho Chi Minh: Digitalizar de forma proactiva y cumplir con los plazos de entrega.

En los últimos días, según informan reporteros de SGGP, muchos barrios y distritos de la ciudad de Ho Chi Minh han organizado con urgencia a funcionarios y empleados públicos para que organicen y editen los archivos y documentos y garanticen que se almacenen de acuerdo con las normas.

En el Comité Popular del Barrio 14 (Distrito 10), tras un periodo de implementación temprana y proactiva, se ha completado la corrección de los registros para su digitalización y la construcción de un archivo moderno. Según el Sr. Ha Tuan Phuong, Presidente del Comité Popular del Barrio 14, el barrio lleva a cabo de forma proactiva la corrección y digitalización de registros y documentos cada año. El barrio continúa corrigiendo y digitalizando los registros y documentos generados desde principios de 2025 hasta la fecha. Actualmente, el archivo del barrio tiene casi 60 metros cuadrados y contiene más de 156 metros de estanterías (un metro de estantería equivale a un metro de documentos dispuestos verticalmente, muy juntos en la estantería), que abarcan desde 1971 hasta la actualidad.

De igual manera, en el barrio de An Lac (distrito de Binh Tan), se está llevando a cabo con urgencia la edición de los archivos del bloque del Partido para su digitalización y archivo. La Sra. Tran Thi Thu Huong, Vicesecretaria Permanente del Comité del Partido del barrio de An Lac, informó que el barrio ha completado la edición de 760 archivos permanentes y 201 archivos temporales correspondientes al período 2003-mayo de 2020, y continúa editando aproximadamente 12 metros de estanterías de documentos desde junio de 2020 hasta la fecha, con el objetivo de finalizar antes del 25 de junio. Asimismo, se prevé escanear todos los documentos del período 2003-2025 antes del 15 de junio.

Funcionarios del distrito de An Lac (distrito de Binh Tan, Ciudad Ho Chi Minh) revisan y editan archivos y documentos del bloque del Partido. Foto: VAN MINH

Muchos distritos, condados y la ciudad de Thu Duc han revisado, editado y digitalizado documentos de forma proactiva. Por ejemplo, en el distrito de Binh Tan, tras la revisión y el análisis estadístico del período 2003-2018, se han editado y digitalizado 5230 archivos permanentes. Actualmente, el distrito está editando y escaneando archivos con urgencia para continuar el archivo desde 2019 hasta la fecha, preparándose así para la transferencia de documentos una vez implementada la reorganización del sistema político y las unidades administrativas del distrito.

En el Distrito 10, la Sra. Nguyen Thi Thu Huong, Presidenta del Comité Popular del Distrito, informó que se ha ordenado la compilación y catalogación de los documentos impresos editados, la edición preliminar de los documentos sin editar y la preparación para su entrega a la nueva unidad. Asimismo, el distrito revisa los documentos electrónicos, aísla los datos, los extrae a dispositivos de almacenamiento y garantiza la seguridad e integridad de los datos para su entrega.

Hanoi : Garantizar datos centralizados e interconectados

En Hanói, el Comité Popular de la Ciudad aprobó el proyecto «Creación de una base de datos compartida mediante la digitalización de documentos centralizados de las agencias de Hanói» y asignó al Centro de Servicios de Administración Pública de Hanói la dirección y organización de su implementación. Este proyecto tiene como objetivo digitalizar y reorganizar archivos y documentos para facilitar la suspensión de actividades administrativas a nivel distrital y la fusión de comunas, de conformidad con lo establecido en la Conclusión n.º 127-KL/TW del 28 de febrero de 2025 del Buró Político y la Secretaría, relativa a la implementación de investigaciones y la propuesta de continuar la reorganización del sistema político.

Según el Sr. Truong Viet Dung, Jefe de la Oficina del Comité Popular de Hanói, la implementación del proyecto busca crear una base de datos compartida que incluya documentos del Partido, el gobierno y las organizaciones de masas en Hanói, garantizando así datos centralizados, interconectados, compartidos y reutilizables. Por otro lado, pretende mejorar la eficiencia, la eficacia y el rendimiento de la gestión y la administración al eliminar el uso de registros en papel, integrar inteligencia artificial y facilitar la explotación y el uso de los datos. Actualmente, el volumen estimado de documentos que deben editarse a nivel de distrito y comuna en Hanói supera los 68.860 millones; el número total de documentos que deben digitalizarse a nivel de distrito y comuna asciende a más de 94 millones de páginas A4. Debido a este gran volumen, la digitalización de documentos se divide en dos fases. La primera fase digitalizará los documentos de las agencias, con cinco prioridades, entre las que se incluyen: 1) la edición y digitalización de los documentos del Partido y el gobierno a nivel de distrito; 2) la edición y digitalización de los documentos del Partido y el gobierno a nivel de comuna; 3 es editar y digitalizar documentos del Partido a nivel de ciudad; 4 es editar y digitalizar documentos del gobierno a nivel de ciudad; 5 es editar y digitalizar documentos de organizaciones de masas en 3 niveles.

Según el Sr. Cu Ngoc Trang, Director del Centro de Servicios de Administración Pública de Hanói, desde ahora hasta el 30 de junio, el centro se centrará en la implementación de las prioridades 1 y 2: la digitalización de documentos con un periodo de almacenamiento permanente, documentos que se reutilizan con frecuencia en el Partido y el gobierno a nivel de distrito y comuna, que se estima representan alrededor del 25 % del volumen bruto y el 5 % del volumen editado. Para los documentos digitalizados, y garantizando la calidad conforme a la normativa, los datos se sincronizarán, no se volverán a digitalizar, para evitar pérdidas de tiempo y presupuesto.

Hacia la construcción de una administración moderna

Tras su implementación en algunas localidades, expertos y diputados de la Asamblea Nacional señalaron que la edición y digitalización de registros y documentos no es solo una tarea técnica, sino que también implica garantizar la transparencia, la seguridad y la eficiencia en el proceso de reorganización del aparato administrativo, facilitando así los trámites para la ciudadanía y las empresas. Además, constituye un paso importante hacia la construcción de una administración moderna que responda mejor a las necesidades sociales en la nueva era.

El diputado de la Asamblea Nacional, Nguyen Quang Huan, destacó la importancia crucial de la digitalización de los registros en el contexto actual. Explicó que, al fusionarse las unidades administrativas, los límites administrativos se ampliarán y la infraestructura tardará entre 5 y 10 años en completarse, lo que dificultará, en un principio, los desplazamientos para realizar trámites administrativos. Por lo tanto, si no se aprovecha la tecnología digital, obligar a los ciudadanos a acudir a las oficinas públicas para tramitar documentos generará grandes inconvenientes. Según él, es necesario digitalizar todos los registros, trasladar los trámites administrativos a la red para minimizar las deficiencias y sentar las bases para la implementación del gobierno y la sociedad digitales. Esto debe hacerse de forma rápida y simultánea, y las localidades deben implementarlo de manera proactiva desde ya, sin esperar instrucciones del Gobierno Central.

Además, durante el proceso de revisión y almacenamiento de registros, el diputado de la Asamblea Nacional, Pham Van Hoa, declaró que los comités y autoridades locales del Partido deben dirigir, inspeccionar y recordar rigurosamente en todo momento la importancia de evitar la pérdida, el extravío o incluso la destrucción intencional de registros. “Si no tenemos cuidado y perdemos registros, esto no solo afectará a las agencias estatales, sino también a las personas y las empresas. Por lo tanto, en este momento, es necesario definir claramente las responsabilidades específicas de las organizaciones, unidades, individuos y líderes en caso de pérdida, extravío o destrucción ilegal de registros”, señaló el diputado de la Asamblea Nacional, Pham Van Hoa.

Para garantizar un trabajo documental y de archivo fluido y continuo, y asegurar una gestión segura de los documentos antes, durante y después de la finalización de la reorganización del sistema político en la ciudad de Ho Chi Minh, el Comité Popular de la Ciudad de Ho Chi Minh emitió la Directiva 04. La Directiva establece claramente: requiere a los jefes de departamentos, ramas y sectores de la ciudad, la ciudad de Thu Duc, los distritos y los condados que ordenen urgentemente la implementación de una serie de tareas urgentes para fortalecer la gestión del trabajo documental y de archivo en el proceso de reorganización del sistema político en la ciudad.

CIVILIZACIÓN - PHAN THAO - DÍA NACIONAL

Fuente: https://www.sggp.org.vn/khan-truong-so-hoa-ho-so-khi-sap-xep-don-vi-hanh-chinh-post799633.html