Mucha gente piensa que el correo electrónico y el teléfono tienen la misma función en el trabajo, pero en realidad cada método de comunicación tiene sus propias ventajas y desventajas.
Cuándo utilizar el correo electrónico
Usar el correo electrónico para proporcionar documentos: Esta herramienta es útil si necesita almacenar y enviar archivos y documentos importantes a uno o más socios. Además, si necesita resumir un informe o presentar propuestas a su jefe o socios, el correo electrónico es la forma más eficaz, completa y precisa de comunicar información.
Confirmación: Otra forma de usar el correo electrónico es como documento de confirmación. Es similar a un memorando o una carta, pero en este caso, debes escribir un mensaje específico e informativo y esperar a que la otra persona responda tras una cuidadosa reflexión.
Los usuarios también pueden utilizar el correo electrónico para confirmar viajes, asistir a reuniones o tomar decisiones importantes.
Compartir información: Según expertos en carreras profesionales, el correo electrónico es un medio cómodo y flexible para compartir documentos, enlaces, archivos PDF, imágenes... con quienes los necesitan. Además, el destinatario puede consultar e investigar la información fácilmente.
Gestión del tiempo: El correo electrónico puede ser útil si trabajas con personas en diferentes zonas horarias o horarios. El destinatario puede revisar el mensaje cuando le convenga y ponerse en contacto según su propio horario.
Pero hay que destacar que la información enviada vía correo electrónico no necesariamente requiere una respuesta inmediata, sino que crea una buena situación de comunicación, para que tanto el emisor como el receptor tengan la información completa y el tiempo de respuesta adecuado.
Los teléfonos ayudan a los usuarios a expresar información y emociones con rapidez y precisión. Ilustración: Linkedin
¿Cuándo debo utilizar el teléfono?
Algunas personas creen que la comunicación por correo electrónico es tan efectiva como la comunicación por voz, pero las investigaciones sugieren lo contrario. En 2021, los investigadores Amit Kumar y Nicholas Epley descubrieron que las interacciones de voz, como las llamadas telefónicas, los chats de voz y los videochats , crean vínculos sociales más fuertes que otros métodos. En otras palabras, hablar en lugar de enviar correos electrónicos o mensajes de texto tiene enormes beneficios sociales. En concreto:
Obtenga información rápidamente: puede contestar el teléfono en cualquier lugar y en cualquier momento para confirmar la seguridad de la información, actualizar cuentas, cambiar contraseñas en lugar de esperar respuestas por correo electrónico.
Construir relaciones: No hay nada mejor que comunicarse y construir relaciones cara a cara. Por teléfono, puedes escuchar la voz, el tono, la expresión y la entonación de la otra persona. Esta es una forma de comunicación completamente diferente al correo electrónico, que consiste simplemente en enviar contenido.
Notificación de horarios de trabajo urgentes: Para asuntos urgentes que requieren notificación y atención inmediata, es necesario llamar por teléfono. Además, puede recibir llamadas desde cualquier lugar, siempre que haya señal.
Si envía un correo electrónico, no es seguro que la otra persona lo reciba si no está en línea.
Úselo en conversaciones delicadas: A veces hablar por teléfono es mejor que enviar un correo electrónico porque puedes expresar una nueva idea, confiar en alguien o tomar una decisión sin dejar rastro en forma de correo electrónico o mensaje de texto.
Sin mencionar que el volumen, el ritmo y el estilo de hablar ayudan a los oyentes a comprender más sobre usted, expresar buena voluntad y evitar malentendidos innecesarios si solo se utilizan palabras.
Según VNE
[anuncio_2]
Fuente
Kommentar (0)