Gestionar estrictamente los registros y documentos al realizar los trámites.

De acuerdo con las instrucciones del Presidente del Comité Popular Provincial, al implementar el acuerdo y la reorganización, las agencias y unidades deben cerrar los archivos antes de entregar los registros y documentos a la nueva unidad. Los documentos con valor de conservación permanente deben entregarse al Centro de Archivos Históricos del Departamento del Interior dentro de los 45 días siguientes a la fecha de la decisión del acuerdo. La entrega de registros y documentos debe cumplir con las instrucciones de la Circular n.º 16/2014/TT-BNV del Ministerio del Interior .

Intercambio de servicios de archivo en el barrio de Hung Thanh, ciudad de Tuyen Quang .

En el caso de los documentos que se encuentran en los archivos de la agencia, la unidad anterior es responsable de entregarlos a la nueva unidad que recibe la sede para su gestión continua. En caso de que la nueva unidad no reciba la sede anterior, la gestión documental la realizará la agencia receptora, con la mayoría de las funciones y tareas. Al entregar los archivos y documentos, se debe garantizar que contengan todos los componentes y el contenido requeridos, de acuerdo con la normativa.

En particular, los archivos y documentos relacionados con el trabajo en curso, tanto en papel como en formato electrónico, se entregarán directamente a la nueva unidad para su posterior procesamiento. El Comité Popular Provincial encargó a Tuyen Quang Telecommunications la coordinación con las agencias pertinentes para transferir los datos electrónicos a la unidad receptora, garantizando así que el almacenamiento y la operación no se interrumpan.

El Departamento del Interior es responsable de supervisar e impulsar la implementación de la gestión de registros y documentos de conformidad con la normativa vigente. El Departamento de Información y Comunicaciones orienta a las agencias y unidades en el uso de datos de texto y documentos archivados tras la reorganización del sistema, a la vez que apoya la conversión oportuna de los datos de los registros electrónicos.

Los jefes de departamentos, sucursales y unidades deben implementar seriamente esto para garantizar la continuidad y la transparencia en la gestión de registros y documentos, contribuyendo a mejorar la eficiencia operativa del aparato administrativo después de la reorganización.

Fuente: https://baotuyenquang.com.vn/thuc-hien-nghiem-viec-quan-ly-ho-so-tai-lieu-khi-thuc-hien-sap-xep-207426.html