حفظ خاطرات از طریق اسناد بایگانی.

QTO - ارزش‌هایی وجود دارند که در سکوت وجود دارند، از نظر مادی غیرقابل اندازه‌گیری هستند، اما با گذشت زمان، عمق یک سرزمین را غنی می‌کنند. در استان سابق کوانگ بین، که اکنون استان کوانگ تری است - سرزمینی غنی از سنت - مرکز بایگانی تاریخی استان، این خاطرات را روز به روز از طریق هر سند و پرونده بایگانی حفظ می‌کند و به پیوند گذشته با حال و خدمت به توسعه امروز کمک می‌کند.

در سکوت، خاطرات تاریخی را حفظ می‌کنند.

از زمان بازسازی استان کوانگ بین در سال ۱۹۸۹، کار بایگانی به تدریج مورد توجه قرار گرفته است که با روند بهبود دستگاه مدیریت دولتی مرتبط است. مرکز بایگانی تاریخی استان، که قبلاً بخش اسناد و بایگانی دفتر کمیته مردمی استان بود، چندین بار برای برآورده کردن الزامات وظایف خود بازسازی شده است.

در حال حاضر، این مرکز یک واحد خدمات عمومی تحت نظارت وزارت امور داخلی است که وظیفه مدیریت، حفظ و بهره‌برداری از بایگانی‌های تاریخی استان را بر عهده دارد. این مرکز ۱۱۴ بایگانی با ۶۶۳۶۲ پرونده را مدیریت می‌کند که در تقریباً ۱۹۰۰ متر قفسه‌بندی، در مساحت قابل استفاده نزدیک به ۱۰۰۰ متر ^مربع نگهداری می‌شوند. این ارقام نشان‌دهنده مقیاس و عمق اسناد یک منطقه در دوره‌های مختلف است.

مقامات مرکز بایگانی تاریخی استان کوانگ تری در حال جمع‌آوری احکام سلطنتی سلسله نگوین در کمون توین هوا - عکس: QN

هر پرونده و سند بخشی از حافظه تاریخی است و به ردیابی شکل‌گیری و توسعه کوانگ بین سابق در دوره‌های مختلف کمک می‌کند. فرآیند سازماندهی اسناد به عنوان یک وظیفه اساسی شناخته می‌شود. اسناد معوقه در سازمان‌ها و واحدها جمع‌آوری، طبقه‌بندی، ارزش‌گذاری و در یک سیستم مدیریت علمی ادغام می‌شوند. از سال ۲۰۱۰ تا به امروز، این مرکز اسناد ۴۸ اداره و سازمان استانی را سازماندهی کرده است که بیش از ۴۳۸۲ متر قفسه‌بندی را پوشش می‌دهد و همچنین خدمات سازماندهی اسناد را به ۱۶۳ سازمان و واحد ارائه داده است که بیش از ۴۵۸۷ متر قفسه‌بندی را پوشش می‌دهد.

به گفته‌ی هوانگ تی کوئین لو، بایگان، فرآیند سازماندهی اسناد نه تنها شامل مرتب‌سازی و طبقه‌بندی پرونده‌ها، بلکه ارزیابی وضعیت اسناد و بازیابی ترتیب اطلاعات نیز می‌شود. بسیاری از اسناد بازیابی و مورد استفاده قرار گرفته‌اند و ارزش آنها به حداکثر رسیده است.

آقای فام تان دن، معاون مدیر مرکز بایگانی تاریخی استان کوانگ تری، اظهار داشت: «کار بایگانی هنوز با مشکلاتی روبرو است زیرا برخی از سازمان‌ها توجه کافی نشان نداده‌اند و اسناد همچنان در حال انباشت هستند در حالی که حجم اسناد جدید در حال افزایش است. کاربرد ناهماهنگ فناوری اطلاعات همچنین بر پیشرفت ارسال، اتصال و اشتراک‌گذاری اسناد تأثیر می‌گذارد.»

این واقعیت نشان می‌دهد که بایگانی نباید به ذخیره‌سازی محدود شود، بلکه باید با الزامات نوآوری مدیریتی مرتبط باشد. وقتی اسناد به صورت علمی سازماندهی شوند، می‌توان از ارزش آنها به طور مؤثر بهره‌برداری کرد.

جان بخشیدن به اسناد از طریق تحول دیجیتال

در زمینه تحول دیجیتال، این مرکز به تدریج در حال به کارگیری فناوری است و بر دیجیتالی کردن اسناد و ایجاد پایگاه‌های داده تمرکز دارد. تا به امروز، بیش از ۲.۴۶ میلیون صفحه سند به همراه هزاران نگاتیو فیلم و عکس‌های آرشیوی دیجیتالی شده‌اند؛ حجم داده‌ها به بیش از ۲۸۰۰ گیگابایت رسیده است.

به گفته بویی کوک لوین، مهندس فناوری اطلاعات که مستقیماً در فرآیند دیجیتالی‌سازی دخیل است، «هر سندی که وارد سیستم می‌شود باید محتوا و قالب اصلی خود را حفظ کند. کار فقط به اسکن ختم نمی‌شود؛ بلکه شامل سازماندهی داده‌ها و ساخت ابزارهای جستجو نیز می‌شود تا کاربران بتوانند به سرعت و با دقت به اطلاعات دسترسی پیدا کنند.»

مقامات مرکز بایگانی تاریخی استان کوانگ تری در حال جمع‌آوری احکام سلطنتی سلسله نگوین در بخش دونگ هوی - عکس: QN

دیجیتالی شدن، دسترسی آسان‌تر به اسناد را تسهیل می‌کند. در پنج سال گذشته، این مرکز به نزدیک به ۱۸۰۰ بازدیدکننده که به دنبال اطلاعات بودند، خدمت‌رسانی کرده و نیازهای آنها را در زمینه‌های مختلفی مانند زمین، سیاست‌های مربوط به کهنه سربازان، مدیریت پرسنل و تحقیقات تاریخی برآورده کرده است.

آقای لو ترونگ دوان، محقق فرهنگ و تاریخ، اظهار داشت: «مطالب بایگانی‌شده در این مرکز از ارزش استثنایی برخوردارند و به تضمین دقت و صحت تاریخی در تحقیقات و همچنین در زندگی اجتماعی کمک می‌کنند.»

در کنار دیجیتالی کردن، این مرکز به طور فعال در حال جمع‌آوری اسناد نادر و ارزشمند است. بسیاری از اسناد ارزشمند، از جمله بیش از ۳۰۰۰ متن از بایگانی‌های امپراتوری سلسله نگوین مربوط به کوانگ بین، به همراه احکام سلطنتی متعدد، شجره‌نامه‌های خانوادگی و کتاب‌های باستانی مربوط به صدها سال پیش، فهرست‌بندی شده‌اند. تأکید بر انتشار و نمایش این اسناد و نزدیک‌تر کردن تدریجی آنها به عموم است.

به گفته آقای له دوک تیت، رئیس طایفه له در روستای له سون، این طایفه در حال حاضر ۱۹ فرمان و حکم سلطنتی صادر شده در دوره‌های مختلف را حفظ کرده است که اکثر آنها هنوز خوانا و قابل ترجمه هستند. با این حال، به دلیل شرایط آب و هوایی، برخی از اسناد نشانه‌هایی از فرسودگی نشان داده‌اند.

آقای تیت گفت: «ما امیدواریم که برای حفظ بهتر احکام و فرامین سلطنتی خانواده‌مان، حمایت دریافت کنیم.»

به گفته آقای فام تان دن، در آینده، این مرکز با پیوند دادن اسناد به نمایشگاه‌ها، ترویج ارزش آنها را تقویت خواهد کرد. فضای ذخیره‌سازی به صورت باز سازماندهی خواهد شد و شرایطی را برای دسترسی مستقیم مردم و گردشگران به اسناد اصلی ایجاد می‌کند. با سرمایه‌گذاری مناسب، این مکان می‌تواند به توقفگاهی برای تورهای تاریخی استان تازه تأسیس کوانگ تری تبدیل شود و به غنی‌سازی محصولات گردشگری محلی کمک کند.

آقای دن افزود: «این مرکز بر ایجاد یک سیستم پایگاه داده به منظور آماده‌سازی برای ادغام در آرشیو ملی ویتنام، تقویت ارتباط با سازمان‌ها و واحدهای مربوطه برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات برای اهداف مدیریتی و تحقیقاتی تمرکز دارد. ایجاد پلتفرم‌های جستجوی آنلاین به افراد کمک می‌کند تا راحت‌تر به اسناد دسترسی پیدا کنند و به تدریج اسناد آرشیوی را به منبع عملی اطلاعات برای زندگی روزمره تبدیل کنند.»

فضای نمایشگاهی برای اسناد و مطالب تاریخی در مرکز بایگانی تاریخی استان کوانگ تری - عکس: QN

در زمینه توسعه محلی، کار بایگانی به حفظ و پیوند خاطرات یک منطقه کمک می‌کند. هنگامی که اسناد به طور مؤثر حفظ، سازماندهی و مورد استفاده قرار گیرند، ارزش‌های تاریخی در طول زندگی گسترش می‌یابند. در آینده، همراه با ترویج دیجیتالی شدن و بهبود کیفیت خدمات، مرکز بایگانی تاریخی استان کوانگ تری به ارتقای نقش خود ادامه خواهد داد و اسناد بایگانی را به منبع عملی اطلاعات تبدیل می‌کند، به توسعه اجتماعی-اقتصادی خدمت می‌کند و ارزش‌های تاریخی سرزمین مادری را حفظ می‌کند.

کوانگ نگوک

منبع: https://baoquangtri.vn/van-hoa/202604/gin-giu-ky-uc-tu-nhung-trang-tu-lieu-a8e4873/