آخرین دستورالعمل‌های مربوط به رویه‌های اداری

دفتر دولت به تازگی بخشنامه شماره ۰۳ را صادر کرده است که اجرای تعدادی از مفاد فرمان شماره ۱۱۸ مورخ ۹ ژوئن ۲۰۲۵ دولت در مورد اجرای رویه‌های اداری تحت سازوکار یک مرحله‌ای و به هم پیوسته یک مرحله‌ای در اداره یک مرحله‌ای و پورتال ملی خدمات عمومی را هدایت می‌کند.

این بخشنامه شامل ۱۷ ماده است که مهم‌ترین آنها مقررات مربوط به رویه‌های داخلی و رویه‌های الکترونیکی در انجام رویه‌های اداری؛ کپی کردن اسناد به نسخه‌های الکترونیکی؛ استخراج داده‌ها از اسناد؛ و توقف اجرای رویه‌های اداری است.

آخرین راهنمایی‌ها در مورد انجام رویه‌های اداری تحت سازوکار یک مرحله‌ای و به هم پیوسته یک مرحله‌ای.

رویه‌های داخلی، رویه‌های الکترونیکی در حل و فصل رویه‌های اداری

در خصوص توسعه رویه‌های داخلی و رویه‌های الکترونیکی در رسیدگی به رویه‌های اداری، بخشنامه تصریح می‌کند:

اصول تدوین رویه‌های داخلی برای رسیدگی به رویه‌های اداری با اعمال سیستم مدیریت کیفیت مطابق با استانداردهای ملی در عملیات سازمان‌ها و ادارات در سیستم اداری دولتی. تضمین ساده‌سازی، بازسازی رویه‌ها، استفاده مجدد از داده‌ها و اجرا صرف نظر از مرزهای اداری طبق نقشه راه، مطابق با مقررات قانونی و شیوه‌های اجرا؛ اجرای به موقع هنگام لازم‌الاجرا شدن مقررات رویه اداری.

برای وزارتخانه‌ها و سازمان‌های سطح وزارتخانه، فرآیند داخلی برای رسیدگی به رویه‌های اداری به شرح زیر اجرا خواهد شد: واحد تخصصی، ریاست و هماهنگی با واحدهای مربوطه را برای بررسی و توسعه فرآیندهای داخلی برای رسیدگی به رویه‌های اداری مربوط به رویه‌های اداری تحت اختیار خود بر عهده خواهد داشت؛ قبل از ارسال به وزیر یا رئیس سازمان سطح وزارتخانه برای تأیید، با واحدهای تخصصی در مورد کنترل رویه‌های اداری مشورت خواهد کرد.

برای مناطق، سازمان‌های تخصصی تحت نظر کمیته خلق استان، ریاست و هماهنگی با سازمان‌های مربوطه را برای بررسی و تدوین رویه‌های داخلی برای انجام رویه‌های اداری تحت صلاحیت سطوح استانی و بخش‌ها بر عهده خواهند داشت؛ با سازمان‌ها و واحدهای تخصصی در مورد کنترل رویه‌های اداری مشورت کرده و قبل از ارائه به رئیس کمیته خلق استان برای تأیید، آن را تکمیل کنند.

بر اساس رویه‌های داخلی مصوب، وزیر، رئیس آژانس در سطح وزارتخانه، رئیس کمیته خلق استان، توسعه و انتشار رویه‌های الکترونیکی برای انجام رویه‌های اداری در نرم‌افزار سامانه اطلاعات رسیدگی به رویه‌های اداری در سطوح وزارتخانه و استان را برای کاربرد یکسان در وزارتخانه‌ها، شعب و مناطق، با رعایت الزامات اجرای به موقع هنگام لازم‌الاجرا شدن مقررات رویه اداری، هدایت خواهند کرد.

مقررات مربوط به کپی کردن به نسخه الکترونیکی، استخراج داده‌های کاغذی

در مورد کپی کردن اسناد به نسخه‌های الکترونیکی، بخشنامه تصریح می‌کند:

کپی کردن اسناد به نسخه‌های الکترونیکی، همانطور که در بند ج، بند ۱، ماده ۱۷ فرمان شماره ۱۱۸/۲۰۲۵/ND-CP مقرر شده است، مطابق با مفاد بند ۱ و بند ۲، ماده ۸ بخشنامه شماره ۰۱/۲۰۲۳/TT-VPCP مورخ ۵ آوریل ۲۰۲۳ وزیر، رئیس دفتر دولت، انجام می‌شود که تعدادی از مطالب و اقدامات لازم برای اجرای دیجیتالی کردن سوابق، نتایج رسیدگی به رویه‌های اداری و انجام رویه‌های اداری در محیط الکترونیکی (از این پس به عنوان بخشنامه شماره ۰۱/۲۰۲۳/TT-VPCP نامیده می‌شود) را تصریح می‌کند.

مواردی که تهیه نسخه الکترونیکی ضروری نیست: اسنادی که برای انجام مراحل اداری در محیط الکترونیکی ارائه می‌شوند؛ اوراق و اسنادی که فقط هنگام ارائه اسناد مراحل اداری نیاز به ارائه دارند؛ نتایج بررسی، تأیید و پاسخ به نظرات سازمان‌ها و واحدهای شرکت‌کننده در فرآیند رسیدگی به مراحل اداری، مگر در مواردی که قوانین تخصصی خلاف آن را تصریح کرده باشند؛ اوراق و اسناد محرمانه طبق قانون.

در مورد مقررات مربوط به استخراج داده‌ها از اسناد، این بخشنامه موارد زیر را الزامی می‌داند:

استخراج و به‌روزرسانی اطلاعات و داده‌های الکترونیکی مقرر در بند ۲، ماده ۱۹ فرمان شماره ۱۱۸/۲۰۲۵/ND-CP مطابق با مفاد ماده ۹ بخشنامه شماره ۰۱/۲۰۲۳/TT-VPCP انجام خواهد شد.

داده‌ها را برای اسناد و مدارک زیر استخراج نکنید: اسناد و مدارکی که به صورت داده توسط پایگاه‌های داده ملی، پایگاه‌های داده تخصصی، پورتال ملی خدمات عمومی، سیستم اطلاعات حل و فصل رویه‌های اداری در سطوح وزارتخانه و استان‌ها به اشتراک گذاشته شده‌اند و دارای ارزش قانونی هستند؛ اسنادی که اجزای پرونده‌های حل و فصل رویه‌های اداری هستند و به صورت فتوکپی، کپی‌های تأیید شده، به جز نسخه‌های الکترونیکی تأیید شده از اصل، ارائه می‌شوند؛ اسناد و مدارکی که فقط هنگام ارسال پرونده‌های رویه‌های اداری نیاز به ارائه دارند؛ اسناد و مدارک محرمانه طبق مفاد قانون.

این بخشنامه همچنین تعلیق رویه‌های اداری را به طور خاص به شرح زیر تنظیم می‌کند:

بلافاصله پس از دریافت درخواست توقف انجام مراحل اداری به طور مستقیم یا از طریق خدمات پستی از یک سازمان یا فرد طبق بند 1، ماده 21 فرمان شماره 118/2025/ND-CP، اداره یک مرحله‌ای که پرونده در آن دریافت شده است، مسئول بررسی وضعیت و نتایج رسیدگی به مراحل اداری است.

در صورتی که تصمیمی برای حل و فصل مراحل اداری یا سندی مبنی بر اعلام نتایج تسویه مراحل اداری وجود نداشته باشد، اداره یک مرحله‌ای که پرونده در آن دریافت شده است، مسئول اعلام تعلیق تسویه پرونده طبق فرم اطلاعیه تعلیق تسویه پرونده مندرج در این بخشنامه است.

پورتال ملی خدمات عمومی، تعلیق مراحل اداری در سیستم را بنا به درخواست سازمان‌ها و افراد و مطابق با مفاد بند 2، ماده 21 فرمان شماره 118/2025/ND-CP مطابق با فرم اطلاعیه تعلیق پردازش پرونده‌های مقرر در این بخشنامه، ابلاغ می‌کند.

این بخشنامه از تاریخ صدور (۱۵ سپتامبر ۲۰۲۵) لازم‌الاجرا است.

به نقل از روزنامه دولتی

• به لینک منبع مراجعه کنید: https://baochinhphu.vn/huong-dan-moi-nhat-ve-thuc-hien-thu-tuc-hanh-chinh-theo-co-che-mot-cua-mot-cua-lien-thong-102250915170618205.htm

منبع: https://baobacninhtv.vn/huong-dan-moi-nhat-ve-thuc-hien-thu-tuc-hanh-chinh-postid426525.bbg