۹ روش آسان برای کاهش حجم فایل‌های ورد

برای اشتراک‌گذاری آسان‌تر داده‌ها، باید قبل از ارسال، حجم فایل ورد خود را کاهش دهید. می‌توانید برای یادگیری نحوه کاهش حجم فایل ورد خود به مقاله زیر مراجعه کنید!

Top 9 cách giảm dung lượng file Word dễ thực hiện nhất

روش ساده برای فشرده‌سازی و کاهش حجم فایل ورد

فشرده‌سازی و کاهش حجم فایل‌های ورد یک روش مؤثر برای بهینه‌سازی فضای ذخیره‌سازی و اشتراک‌گذاری آسان اسناد است. می‌توانید این کار را با کاهش کیفیت تصویر، حذف داده‌های غیرضروری و روش‌های دیگر انجام دهید. در اینجا نحوه فشرده‌سازی فایل‌های ورد با استفاده از WinRAR برای کاهش سریع حجم آورده شده است.

فشرده سازی فایل های ورد با WinRAR

استفاده از WinRAR برای فشرده‌سازی فایل‌های Word روشی ساده و مؤثر برای کاهش حجم است. فشرده‌سازی به بهینه‌سازی فرآیند ذخیره‌سازی و اشتراک‌گذاری اسناد کمک می‌کند. فقط کافی است این مراحل را دنبال کنید:

مرحله ۱: ابتدا فایل وردی را که می‌خواهید فشرده کنید انتخاب کنید، کلیک راست کنید و از منوی زمینه گزینه «افزودن به بایگانی...» را انتخاب کنید.

مرحله ۲: فایل فشرده را نامگذاری کنید، فرمت RAR، RAR5 یا ZIP را انتخاب کنید، سپس برای تکمیل فرآیند فشرده‌سازی روی «تأیید» کلیک کنید.

استفاده از نرم‌افزار SmallPDF

SmallPDF ابزاری آنلاین است که به کاهش سریع حجم فایل Word بدون کاهش کیفیت محتوا کمک می‌کند.

مرحله ۱: به وب‌سایت SmallPDF به آدرس https://smallpdf.com/vi/compress-pdf بروید و ویژگی فشرده‌سازی فایل را انتخاب کنید.

مرحله ۲: برای آپلود فایل فشرده، روی «انتخاب فایل» کلیک کنید.

مرحله ۳: «فشرده‌سازی پایه» یا «فشرده‌سازی قوی» (پولی) را انتخاب کنید، سپس برای شروع فرآیند کاهش حجم، روی «فشرده‌سازی» کلیک کنید.

مرحله ۴: پس از اتمام فرآیند فشرده‌سازی، روی «دانلود» کلیک کنید تا فایل در دستگاه شما ذخیره شود.

فشرده‌سازی تصاویر در فایل‌های ورد

تصاویر موجود در فایل‌های ورد اغلب حجم سند را افزایش می‌دهند. برای کاهش حجم فایل ضمن حفظ کیفیت تصویر، می‌توانید تصاویر را مستقیماً در ورد و بدون استفاده از نرم‌افزار خارجی فشرده کنید.

مرحله ۱: فایل ورد حاوی تصویر مورد نظر برای فشرده‌سازی را باز کنید، روی تصویر کلیک کنید، تب «Format» را انتخاب کنید و سپس « Compress Pictures» را انتخاب کنید.

مرحله ۲: وقتی کادر محاوره‌ای «فشرده‌سازی تصاویر» ظاهر شد، تیک گزینه «فقط برای این تصویر اعمال شود» را بردارید، سپس گزینه‌های فشرده‌سازی تصویر مناسب را انتخاب کرده و «تأیید» را فشار دهید.

چگونه به طور موثر ویژگی ویرایش تصویر را در Word غیرفعال کنیم

غیرفعال کردن ویرایش تصویر در ورد به حذف داده‌های غیرضروری و کاهش حجم فایل بدون تغییر محتوای تصویر کمک می‌کند.

مرحله ۱: فایل وردی که می‌خواهید فشرده‌سازی کنید را باز کنید، «فایل» را انتخاب کنید و به «گزینه‌ها» بروید.

مرحله ۲: در کادر محاوره‌ای «Options»، گزینه «Advanced» را انتخاب کنید، سپس «Image Size and Quality» را پیدا کنید. تیک گزینه «Do not compress images in file» را بردارید و برای کاهش حجم فایل، روی «OK» کلیک کنید.

فاصله‌های اضافی را حذف کنید

حذف فضاهای غیرضروری در فایل‌های ورد، اسناد را مرتب‌تر و حرفه‌ای‌تر می‌کند، ضمن اینکه حجم فایل را نیز کاهش می‌دهد.

مرحله ۱: فایل وردی که می‌خواهید فشرده‌سازی کنید را باز کنید، کلیدهای Ctrl + H را فشار دهید تا کادر محاوره‌ای Find and Replace باز شود.

مرحله ۲: در بخش «یافتن چه چیزی»، دو فاصله و در بخش «جایگزینی با»، یک فاصله وارد کنید، سپس «جایگزینی همه» را فشار دهید.

مرحله ۳: پس از تکمیل، فضاهای اضافی حذف می‌شوند، برای تکمیل، «تأیید» را فشار دهید.

کاهش حجم فایل ورد با WeCompress

WeCompress یک ابزار آنلاین است که به کاهش سریع حجم فایل‌های Word بدون نصب نرم‌افزار کمک می‌کند. فقط کافی است سند را آپلود کنید و WeCompress به طور خودکار حجم را بدون از دست دادن کیفیت کاهش می‌دهد.

مرحله ۱: به وب‌سایت WeCompress به آدرس https://www.wecompress.com/en/ مراجعه کنید.

مرحله ۲: سپس، روی نماد به علاوه در وسط صفحه ضربه بزنید تا فایل خود را آپلود کنید، با حداکثر محدودیت ۵۰ مگابایت.

مرحله ۳: پس از آپلود فایل، فرآیند فشرده‌سازی به طور خودکار شروع می‌شود. پس از اتمام، می‌توانید بلافاصله فایل را دانلود کنید.

فونت‌ها را سریع در ورد وارد نکنید

قرار دادن فونت‌های خاص در فایل ورد می‌تواند حجم سند را افزایش دهد. برای کاهش حجم فایل، از فونت‌های پیش‌فرض در ورد استفاده کنید تا حجم بهینه شود و از خطاهای نمایش هنگام اشتراک‌گذاری جلوگیری شود.

مرحله ۱: ابتدا فایل ورد را باز کنید و گزینه «File» را انتخاب کنید.

مرحله ۲: برای تکمیل، گزینه «Options» را انتخاب کنید، سپس به «Save» بروید و تیک گزینه «Embed fonts in the file» را بردارید.

تصاویر را مستقیماً در فایل‌های Word قرار ندهید (به طور مؤثر)

قرار دادن تصاویر مستقیماً از وب‌سایت‌ها در فایل‌های Word می‌تواند حجم فایل را به میزان قابل توجهی افزایش دهد. برای کاهش حجم فایل، تصاویر را با استفاده از ابزار Insert وارد کنید و در Microsoft Word گزینه Picture را انتخاب کنید. قبل از قرار دادن، تصویر را با تبدیل آن از فرمت PNG به JPG بهینه کنید و با استفاده از ابزارهای فشرده‌سازی تصویر آنلاین مانند tinypng.com حجم تصویر را کاهش دهید.

محتوای غیرضروری را در فایل‌ها به راحتی حذف کنید

وقتی یک فایل Word شامل تصاویر، نمودارها، جداول و سایر داده‌ها باشد، حجم فایل می‌تواند به طور قابل توجهی افزایش یابد. برای کاهش حجم، باید سند را بررسی کرده و قسمت‌های غیرضروری را حذف کنید. اگر نیاز به اشتراک‌گذاری فایل دارید، می‌توانید محتوای نامربوط را برش داده یا به فایل دیگری منتقل کنید تا دانلود و اشتراک‌گذاری آسان‌تر شود.

با ۹ روش ساده برای کاهش حجم فایل‌های ورد اشتراکی، می‌توانید به راحتی و بدون هیچ مشکلی اسناد خود را بهینه کنید. این ترفندها نه تنها به صرفه‌جویی در فضای ذخیره‌سازی کمک می‌کنند، بلکه به فرآیند اشتراک‌گذاری و پردازش فایل‌ها نیز سریع‌تر و کارآمدتر کمک می‌کنند.

منبع