Pas de dépôt de copies certifiées conformes : un pas en avant dans la réforme des procédures administratives

Afin de continuer à renforcer la discipline administrative et à améliorer la qualité du service rendu à la population, le Comité populaire de la province de Thai Nguyen a publié le document n° 4507/UBND-NCPC daté du 15 septembre 2025, selon lequel les départements, branches, secteurs et comités populaires à tous les niveaux cesseront d'exiger des citoyens de soumettre des copies certifiées conformes de l'original tandis qu'ils pourront accepter complètement les copies électroniques ou les photocopies avec l'original à des fins de comparaison.

Les citoyens sont guidés par les agents du centre de services d'administration publique de la commune de Dong Hy pour déclarer des informations afin de résoudre les procédures administratives.

Cette politique est considérée comme une nouvelle étape dans la réforme des procédures administratives, contribuant à économiser du temps et de l’argent pour les citoyens, tout en favorisant la mise en œuvre des procédures administratives dans l’environnement électronique.

En se rendant au Centre de services de l'administration publique de la commune de Dong Hy pour s'inscrire à la procédure de confirmation de l'état matrimonial, Mme Diep Thi Hoa, du groupe résidentiel Dong Thai, commune de Dong Hy, n'a qu'à déclarer des informations personnelles sans avoir à soumettre de copies notariées ou d'autres documents.

Mme Hoa a déclaré : « À mon arrivée ici, il m’a suffi de remplir un formulaire de demande, et les démarches ont été effectuées en près de 30 minutes. Je n’ai pas eu à préparer d’autres documents, car le système disposait déjà de toutes mes informations. »

En réalité, l'absence de copie certifiée conforme permet une réception et un traitement plus rapides, plus transparents et plus économiques des documents. Du 1er juillet 2025 à aujourd'hui, la commune de Dong Hy a reçu plus de 3 500 dossiers administratifs et en a traité près de 3 400 dans les délais impartis, atteignant un taux de 100 % de traitement dans les délais, sans aucun dossier en retard.

Mme Nguyen Thi Mui, spécialiste au Centre de services administratifs publics de la commune de Dong Hy, a expliqué : « Pour les procédures ne nécessitant pas de copies notariées, nous ne demandons pas de documents supplémentaires afin d'éviter toute complication. Dans les cas où la loi l'exige, nous accompagnons les particuliers et les entreprises dans leur mise en conformité. »

Avec la devise « Prendre la satisfaction des gens comme mesure de la qualité du service », le centre de services d'administration publique de Pho Yen Ward vise toujours une administration professionnelle, transparente et conviviale.

Le personnel du centre de services d'administration publique du quartier de Pho Yen guide les personnes dans l'exécution des procédures administratives.

Mme Nguyen Thi Hong Hanh, directrice adjointe du Centre de service de l'administration publique du quartier de Pho Yen, a déclaré : Dès que nous avons reçu le document de directive du Comité populaire provincial, nous avons pleinement informé tous les agents et fonctionnaires du Centre d'appliquer strictement l'exigence de ne pas demander aux citoyens de soumettre des documents redondants.

Pour 25 services publics à procédure complète, lors de la réception et du traitement des dossiers administratifs, les agents ont reçu pour instruction de consulter et de vérifier les informations directement dans le système national de données afin de garantir rapidité et exactitude. Les citoyens ne sont pas tenus de fournir des copies certifiées conformes des originaux, mais peuvent recevoir des copies électroniques ou des photocopies des originaux à des fins de comparaison.

On peut constater que la mise en œuvre de la directive du Comité populaire provincial visant à mettre fin à l'exigence de copies certifiées inutiles n'est pas seulement un changement dans le processus de traitement, mais aussi une transformation de l'état d'esprit du service dans l'appareil administratif.

Si dans le passé, les gens avaient souvent peur de contacter les agences gouvernementales en raison des procédures lourdes et des nombreux types de documents, aujourd'hui le modèle de gouvernement local à deux niveaux dans les communes et les quartiers tels que Dong Hy, Pho Yen et d'autres localités de la province a créé une nouvelle apparence, un service convivial, transparent et professionnel.

En outre, les localités appliquent activement les technologies de l’information pour gérer, stocker et traiter les documents, en promouvant l’utilisation des services publics en ligne, des signatures numériques personnelles et des codes d’identification des citoyens pour remplacer progressivement la copie, la photographie et la certification des documents papier.

Pour preuve, le ministère des Sciences et de la Technologie a récemment annoncé les résultats du classement provincial de l'indice de transformation numérique (DTI) 2024, la province de Thai Nguyen se classant 8e sur 34 provinces et villes du pays avec un score de 0,7521 point.

Source : https://baothainguyen.vn/xa-hoi/202510/khong-nop-ban-sao-chung-thucbuoc-tien-trong-cai-cach-thu-tuc-hanh-chinh-4c32c70/