חתימה דיגיטלית: "המפתח" לעסקאות אלקטרוניות בטוחות ומהירות

חתימה דיגיטלית היא פתרון לאימות וחתימה על מסמכים אלקטרוניים באמצעות הצפנה, המאפשר זיהוי החותם, תוך הבטחת שלמות הנתונים ואי-הכחשה לאחר החתימה. בווייטנאם, חתימה דיגיטלית הפכה לכלי חיוני עבור עסקים ויחידים בעסקאות אלקטרוניות: הצהרת מס, הנפקת חשבוניות אלקטרוניות, חתימה על חוזים, שליחת רשומות אדמיניסטרטיביות, פעולות בנקאיות וכו'. מאמר זה מציג בבירור את המושג, סוגי החתימה הדיגיטלית, תועלת מעשית, שיטות רישום, עלויות, הערות בטיחות והמלצות לעסקים ויחידים.

מהי חתימה דיגיטלית ומה ערכה המשפטי?

חתימה דיגיטלית היא ערך אלקטרוני המשויך לנתונים אלקטרוניים (טקסט, קבצים, חשבוניות וכו'), שנוצר באמצעות אלגוריתם הצפנה של מפתח ציבורי (PKI). כאשר מסמך נחתם דיגיטלית, המערכת יוצרת זוג מפתחות (מפתח ציבורי ומפתח פרטי). המפתח הפרטי נשמר בסוד על ידי החותם ליצירת החתימה; המפתח הציבורי משמש לאימות החתימה ולאימות מקורו ושלמותו של המסמך.

מבחינה משפטית, לחתימות דיגיטליות יש את אותו ערך אימות כמו לחתימות בכתב יד וחותמות בסוגים רבים של עסקאות אלקטרוניות, בהתאם לתקנות הנוכחיות: חתימה על מסמכים, חוזים, רשומות אלקטרוניות; הן אמצעים חובה/מקובלים בהליכי מס רבים, מכס, הצהרות, חשבוניות אלקטרוניות, שירותים ציבוריים מקוונים. לכן, חתימות דיגיטליות מסייעות לצדדים המבצעים עסקה לקבל בסיס להוכחת המקור ולמנוע סכסוכים על חתימות.

סוגים נפוצים של חתימות דיגיטליות

חתימה דיגיטלית מחוברת למכשיר (אסימון/USB): מפתח פרטי מאוחסן בהתקן אסימון USB; בעת החתימה, יש לחבר את האסימון למכשיר ולהזין את קוד ה-PIN.

חתימה דיגיטלית SIM PKI (חתימה דיגיטלית בכרטיס ה-SIM של הטלפון): מפתח פרטי המאוחסן בכרטיס ה-SIM של המנוי הנייד; נוח לחתימה בטלפון.

חתימה דיגיטלית בענן / חתימה דיגיטלית אלקטרונית (חתימה אלקטרונית בפלטפורמת ענן): המפתח הפרטי נשמר על ידי הספק בסביבה מאובטחת (HSM). המשתמש חותם באמצעות אימות רב-גורמי (סיסמה + OTP/קוד ביומטרי). טופס זה צובר פופולריות גוברת בשל נוחותו, התומכת בחתימה מהירה באינטרנט/בנייד.

חתימות דיגיטליות מיוחדות/של צד שלישי: מסופקות על ידי ספקי שירותי הסמכת חתימות דיגיטליות עם שירותי ניהול ואינטגרציה לעסקים.

יישומים מעשיים - היכן חתימות דיגיטליות יכולות לעזור לך?

להצהיר על מיסים, להגיש הצהרות אלקטרוניות, לחפש ולחתום על הצהרות מול רשויות המס.

הנפקה וחתימה על חשבוניות אלקטרוניות (חובה עבור עסקים רבים).

חתימה על חוזים אלקטרוניים, מסמכים מנהליים, דוחות, חוזי עבודה, חוזי מכירה.

עסקאות עם סוכנויות מדינה (שירותים ציבוריים מקוונים), רישום עסקים, הגשת מסמכי מכרז, הליכי מכס.

עסקאות בנקאיות אלקטרוניות: אימות עסקאות, אישור עסקאות גדולות, חתימה על מסמכים אלקטרוניים.

ממשל תאגידי פנימי: חתימה ואישור נהלים, אישור הוצאות, מסמכי חשבונאות, אחסון מסמכים אלקטרוניים בעלי תוקף משפטי.

יתרונות בולטים של חתימה דיגיטלית

חסכו זמן: חתמו - החליפו - אשרו ישירות בפלטפורמה האלקטרונית, אין צורך להדפיס או לשלוח.

חיסכון בעלויות: הפחתת עלויות הדפסה, אחסון, הובלה וניהול מסמכים מודפסים.

האצת עסקאות, מסחר אלקטרוני: הרחב את יכולות החתימה מרחוק, הקל על עסקאות חוצות גבולות.

אבטחה וחוקיות: מבטיחים את שלמות הנתונים, מאמתים חותמים; מסמכים חתומים דיגיטלית יכולים לשמש כעדים בסכסוכים.

ידידותי לסביבה: הפחתת השימוש בנייר, חיסכון במשאבים.

אינטגרציה אוטומטית: קל לקישור עם ERP, CRM, תוכנות חשבונאות, מערכות חשבוניות אלקטרוניות.

כיצד לרשום, להנפיק ולהשתמש בחתימות דיגיטליות (סקירה כללית)

בחרו ספק שירותי אישור חתימה דיגיטלית בעל מוניטין. בווייטנאם, ישנם ספקים מסחריים רבים המספקים חתימות דיגיטליות לעסקים וליחידים (שירותי טוקנים, SIM PKI, חתימה בענן). בחרו בהתאם לצרכים שלכם: כניסה במחשב (אסימון USB), כניסה בטלפון (SIM PKI) או חתימה מרובת פלטפורמות (ענן).

הכן מסמכים: מסמכים משפטיים (לעסקים) או תעודת זהות/CCCD/דרכון (ליחידים), פרטי נציג, מכתב אישור (במידת הצורך).

הגשת בקשה, אימות זהות: ישירות בנקודת ההנפקה או באמצעות תהליך KYC אלקטרוני אם נתמך על ידי הספק.

קבלת מכשיר או הפעלת שירות ענן: קבלת אסימון USB או הפעלת SIM/אפליקציה, קבלת מפתח ומדריך למשתמש; הגדרת קוד סודי/OTP.

התקנת תוכנה/מנהל התקן: התקנת מנהל התקן של אסימון ותוכנת חתימה או התחברות לפורטל חתימות בענן כדי לחתום על מסמכים.

חתימה ואחסון: חתימה על מסמכים בשיטה הנדרשת; אחסון קבצי חתימה דיגיטלית ו/או אישורים במערכת אחסון אלקטרונית כדי להבטיח אחזור.

עלות ייחוס

ארגוני: בדרך כלל משלם דמי אתחול + דמי מנוי שנתיים; החבילה עשויה לכלול אסימון USB או SIM PKI או חתימת ענן. המחיר תלוי בספק, במספר האישורים הנדרשים ובשירותים נוספים (אינטגרציה, תמיכה).

אישי: תוכניות זולות יותר זמינות; אם משתמשים ב-PKI SIM, ניתן להוסיף לחשבון הסלולר; תוכניות חתימה בענן זמינות לכל משתמש.

(העלויות בפועל משתנות בהתאם לספק ולתצורת השירות; עסקים צריכים להשוות בין ספקים מרובים לפני ההרשמה.)

סיכונים, מגבלות ואמצעי זהירות

אובדן/אובדן מפתח פרטי: אם אסימון ה-USB אבד או שכרטיס ה-SIM נפרץ, נעל את האישור מיד כדי למנוע שימוש לרעה. שמור תמיד את קוד ה-PIN וקוד ה-OTP שלך בצורה מאובטחת ואל תשתף את המפתח הפרטי שלך.

חוקיות תלויה בתאימות: כדי שמסמך חתום דיגיטלית יוכר כחוק, תהליך ההנפקה, האימות והאישור חייב לעמוד בתקנים ובתקנות הרלוונטיים.

הערת תאימות: לחלק ממערכות המנהלה והבנקאות יש דרישות טכניות משלהן (פורמט חתימה, זמן אישור, תקן PKI). לפני הרכישה, בדקו תאימות עם התוכנה/מערכת בה אתם משתמשים.

תחזוקה וגיבוי: עבור חתימות ענן, פנו לספק לגבי תוכניות גיבוי, אבטחת HSM ו-SLA; עבור אסימוני USB, שמרו מספר עותקים תקפים של רשומות הנפקה (אין לגבות מפתחות פרטיים למקום לא בטוח).

הכשרת צוות: שגיאות חתימה (חתימה על מסמך שגוי) עלולות לגרום נזק; יש צורך בהדרכה בנוגע לחתימה, אחסון ובדיקה של נהלי הליך.

המלצות לעסקים וליחידים

ארגונים: הערכת צורכי החתימה (מספר חתימות/יום, חתימה במכשירים ניידים או שולחניים, שילוב מערכת), בחירת סוג החתימה המתאים (טוקן אם נדרשת אבטחה גבוהה; ענן אם נדרשת נוחות ואינטגרציה עם API). השוואה בין לפחות 3 ספקים מבחינת אבטחה, יכולות אינטגרציה, שירות לאחר המכירה ומחיר. הגדרת תהליכים פנימיים (מי חותם, מאחסן, מאמת).

אישי: אם אתם מרבים לחתום על חוזים, להצהיר על מיסים או לבצע פעולות בנקאיות, כדאי שתהיה לכם חתימה דיגיטלית (PKI SIM או ענן) לנוחיותכם. שמרו על קוד ה-PIN/OTP שלכם בטוח ועדכנו את הסיסמה שלכם באופן קבוע.

שניהם: לפני חתימה על חוזה גדול, יש לבדוק שוב את הנתונים שיש לחתום עליהם; לאחסן את המקור עם החתימה הדיגיטלית במקום בטוח; לנעול את האישור מיד אם יש חשד שהוא נחשף.

משפט ותאימות: במקרה של ספק לגבי התוקף המשפטי במקרה מסוים (מחלוקת, עסקה מיוחדת), התייעצו עם מומחה משפטי כדי לוודא שהחתימה הדיגיטלית והתהליך בו אתם משתמשים עומדים בדרישות ההוכחה בבית משפט או ברשות מוסמכת.

לְהַסִיק

חתימה דיגיטלית היא כלי מפתח בטרנספורמציה דיגיטלית, המסייעת לייעל תהליכים, להפחית עלויות ולהגביר את האבטחה של עסקאות אלקטרוניות. עם התפתחות חתימות ענן ו-SIM PKI, יישום החתימה הדיגיטלית הופך נוח יותר ויותר, מתאים הן לעסקים קטנים ובינוניים והן למשתמשים פרטיים. עם זאת, כדי למקסם את התועלת ולמזער סיכונים, יש צורך לבחור ספק בעל מוניטין, לעמוד בתהליך ההנפקה/האישור וליישם ניהול פנימי קפדני.

מקור: https://baovanhoa.vn/nhip-song-so/chu-ky-so-chia-khoa-cho-giao-dich-dien-tu-an-toan-va-nhanh-chong-168593.html