יעילות הפתרון "צרף תמונות עם היפר-קישורים"

QTO - בבנק המדיניות החברתית (CSXH) של מחוז קוואנג טרי, נולדות מדי שנה עשרות יוזמות ופתרונות מעשיים, המשפרים בהדרגה את האיכות, הפרודוקטיביות והיעילות של הון האשראי למדיניות. אחת מהן היא "פתרון של יישום התכונה של צירוף תמונות עם היפר-קישורים ב-Microsoft Word כדי להמחיש ראיות בדוחות על התגברות על בעיות ושגיאות קיימות" מאת קבוצת המחברים הו ואן קוואן ודאו נאט חאן קווק. זהו פתרון יישום טכנולוגי פשוט אך מביא יתרונות מעשיים בניהול פנימי ובדיווח.

רעיון זה לשיפור תהליך הדיווח הפנימי "הגה" משיטות העבודה של מר הו ואן קוואן, מנהל משרד העסקאות, ומר דאו נאט חאן קווק, ראש צוות הסינתזה, בנק המדיניות החברתית הואנג הואה.

ידוע כי מאז סוף 2022, מר קווק מונה להיות אחראי על פיקוח ובקרה פנימיים בבנק המדיניות החברתית של הואנג הואה, לאחר תקופה של חיזוק עבודתו בקא מאו . תפקיד זה דורש ממנו לשלוט בכל הרשומות והמסמכים של היחידה כדי לסנתז ולדווח לממונים.

עם זאת, במציאות, תהליך הדיווח ותיקון השגיאות לאחר הבדיקה עדיין סובל מליקויים רבים. למרות שהיחידה תיקנה ושמרה במהירות תמונות תומכות, קבצי דוח התיקון ותמונות ההמחשה נשלחים לעתים קרובות בנפרד ובנפרד. דבר זה גורם לקשיים משמעותיים עבור האדם המדווח, הצוות המקבל את הדוח, ועבודת הניטור והבדיקה החוזרת של השגיאות המתוקנות.

"מהמצב הזה, גם מר קוואן וגם אני הבנו שאנחנו צריכים פתרון כדי לייעל את שליחת דוחות תיקון השגיאות עם תמונות המחשה, ליצור מדע , לוגיקה ולהחיל טכנולוגיה כדי להביא נוחות, לשפר את הפרודוקטיביות ויעילות העבודה", שיתף מר קווק.

קבוצת המחברים החליפה ודנה במאפייני היוזמה - צילום: TP

ההבדל המרכזי ביוזמה הוא השימוש בתכונה של צירוף תמונות באמצעות היפר-קישור במקום הוספת תמונות ישירות. שיטה זו מסייעת לגודל קובץ הדוח להיות קטן, קל לשליחה ואחסון, אך עדיין מבטיחה ויזואליות, המשתמשים צריכים רק ללחוץ על Ctrl + לחיצה וה"ראיות" יוצגו באופן מיידי.

באמצעות תכונת צירוף התמונות לפי נתיב בקובץ Microsoft Word, קבוצת המחברים הוסיפה תמונות המחשה ספציפיות לכל פריט ותוכן בצורה הקלה ביותר לצפייה, הבנה, בדיקה ומעקב. באופן ספציפי, לאחר תיקון שגיאות, היחידה שמרה מסמך Word נפרד בתיקייה עם שם קל לזכירה. במקביל, שמרו את תמונות ההמחשה המוכיחות את התיקון בתיקיית משנה בתיקייה החדשה שנוצרה. לאחר מכן, תנו שמות לתמונות בצורה קלה להבנה כדי להקל על מציאתן וצירופן במסמך הדוח.

בפריטים המתוקנים בדוח, סמנו (בחרו) את התוכן, לאחר מכן לחצו לחיצה ימנית, בחרו "קישור", בחרו את התמונה הממחישה בתיבה "חפש ב", לאחר מכן בחרו את התמונה המתאימה לתוכן המתוקן, לחצו על "אישור". "לאחר השלמת הפעולה, דחסו את התיקייה המכילה את מסמך הדוח והתמונה הממחישה ושלחו אותה. היחידה המקבלת שומרת אותו, פותחת את הקובץ, לאחר מכן פותחת את הקובץ ולוחצת על כל תוכן בדוח כדי לצפות בתמונה המצורפת המתאימה", תיאר מר קווק.

מר קוואן אמר כי יוזמה זו יושמה על ידי קבוצת המחברים תוך כחודש וחצי. לאחר היישום, היא סייעה לבנק המדיניות החברתית של הואנג הואה לנטר את תהליך תיקון הבעיות והטעויות הקיימות במערכת רציפה, ברורה ומובחנת. משם, קל לזהות איזה תוכן תוקן ואיזה לא.

הודות ליוזמה זו, תהליך אספקת המסמכים התומכים המצורפים לדוח הופך מדעי וברור. מקבל הדוח המתוקן יכול לבדוק בקלות את ה"ראיות" שתוקנו, ובכך לתרום לשיפור פריון העבודה ויעילות העבודה בכ-40%-50% בהשוואה לתהליך הישן. "לא רק בתחום הפיקוח והבקרה הפנימיים, יוזמה זו מיושמת גם בתחומים אחרים בבנק המדיניות החברתית הואנג הואה והשיגה תוצאות יוצאות דופן. בתקופה הקרובה, נמשיך לעודד ולעודד את צוות היחידה לעשות מאמצים להעלות יוזמות מועילות וליישמן בפועל, כך שפעילות הבנק תוכל להתפתח מיום ליום", אישר מר קוואן.

לא רק היוזמה הנ"ל, בתקופה האחרונה נולדו ויוזמות רבות של נושאי משרה ועובדי בנק המדיניות החברתית, אשר יושמו באופן נרחב, וסייעו לבנק המדיניות החברתית המחוזי לפעול בצורה יעילה יותר ויותר. הודות לשיפורים אלה, היחידה השיגה תוצאות חיוביות ביישום יעדים חשובים, כגון: הגדלת צמיחת יתרת האשראי, מזעור חובות אבודים וחובות באיחור, ושיפור יעילות התקשורת והניהול של קבוצות חיסכון והלוואות...

באמצעות זאת, ניתנו הלוואות מועדפות למשקי בית עניים ולמקבלי מדיניות בצורה יעילה ובזמן, תוך תמיכה בהם להשקיע, לפתח את הכלכלה ולהימלט מעוני באופן בר-קיימא. יוזמות טובות ומתאימות יוצרות כוח מניע חזק, המניע פקידים ועובדים בכל מערכת הבנק למדיניות חברתית מחוזי לחדש כל הזמן ולעשות מאמצים לתרום.

טרוק פואנג

מקור: https://baoquangtri.vn/xa-hoi/202510/hieu-qua-tu-giai-phap-dinh-kem-hinh-anh-bang-sieu-link-ket-ab94b22/