हो ची मिन्ह सिटी वार्ड और कम्यून के अधिकारी प्रतियों पर हस्ताक्षर और प्रमाणन करते हैं: दबाव कम करना

सिविल सेवकों को प्रतियों पर हस्ताक्षर करने और प्रमाणित करने के लिए अधिकृत करने की व्यवस्था से दस्तावेजों के प्रसंस्करण में लगने वाले समय को कम करने, नेताओं के कार्यभार को कम करने और लोगों की संतुष्टि बढ़ाने में मदद मिलती है।

हो ची मिन्ह सिटी के कई वार्डों और कम्यूनों में, नेताओं द्वारा प्रमाणित दस्तावेज़ों के प्रत्येक सेट पर हस्ताक्षर करने के लिए लंबी कतारों में खड़े लोगों की छवि लगभग गायब हो गई है। इसके बजाय, अब सरकारी कर्मचारियों को रिसेप्शन काउंटर पर ही हस्ताक्षर करने और परिणाम वापस करने का अधिकार है। ये बदलाव हो ची मिन्ह सिटी पीपुल्स काउंसिल के संकल्प 29/2025 के कार्यान्वयन से आए हैं, जो न्यायिक क्षेत्र में सिविल कर्मचारियों को अधिकृत कम्यून-स्तरीय पीपुल्स कमेटी के अध्यक्षों के कर्तव्यों और शक्तियों को विनियमित करता है।

सिविल सेवकों को अधिक अधिकार देने से न केवल दस्तावेजों के प्रसंस्करण में लगने वाले समय को कम करने में मदद मिलती है, बल्कि कार्यभार भी कम होता है, जिससे वार्ड और कम्यून नेताओं के लिए प्रबंधन कार्य पर ध्यान केंद्रित करने तथा लोगों और व्यवसायों को संतुष्टि प्रदान करने के लिए परिस्थितियां बनती हैं।

बा डिएम कम्यून लोक प्रशासन सेवा केंद्र के कर्मचारी लोगों को उनके दस्तावेज़ भरने में मार्गदर्शन करते हुए। चित्र: बाओ फुओंग

मौके पर ही हस्ताक्षर करें, लोगों को कुछ ही मिनटों में दस्तावेज प्राप्त हो जाएंगे

204,000 से अधिक लोगों की आबादी के साथ, बा डिएम पुनर्गठन के बाद हो ची मिन्ह सिटी में सबसे अधिक आबादी वाले कम्यूनों में से एक है, इसलिए हर दिन संसाधित फाइलों की मात्रा हमेशा बहुत बड़ी होती है।

प्रतीक्षा पंक्ति में बैठे, श्री ले वान गियाउ ध्यान से अपनी आवेदन फ़ाइल पलट रहे थे, बीच-बीच में अपनी बारी का इंतज़ार कर रहे इलेक्ट्रॉनिक बोर्ड पर नज़र डाल रहे थे। जब उनका नाम पुकारा गया, तो वे नोटरीकृत प्रतियाँ प्राप्त करने के लिए तुरंत रिसेप्शन काउंटर पर गए। अधिकारी ने फ़ाइल देखी, जानकारी की पुष्टि की, और फिर उसे कम्यून प्रशासनिक सेवा केंद्र के उप निदेशक, श्री गुयेन वान हाउ को सौंप दिया, जो डेस्क पर सीधे हस्ताक्षर कर रहे थे। कुछ ही मिनटों बाद, कागज़ पर लाल मोहर लग गई, फ़ाइल पूरी हो गई।

"आवेदन जमा करने से लेकर आवेदन प्राप्त होने तक, इसमें केवल 15 मिनट लगते हैं, मुख्य रूप से अपनी बारी की प्रतीक्षा करने में, लेकिन प्रसंस्करण बहुत तेज है" - श्री गियाउ ने टिप्पणी की।

कुछ ही दूरी पर, श्री हो वान थान भी अपनी नौकरी के आवेदन को प्रमाणित करने आए थे। जब उनका नाम परिणाम प्राप्त करने के लिए पुकारा गया, तो उन्हें मुहर लगा हुआ आवेदन वापस मिला, और कर्मचारियों ने उन्हें जानकारी की एक आखिरी बार जाँच करने के लिए कहा। श्री थान ने कहा, "अब कागजी कार्रवाई पहले से कहीं ज़्यादा आसान लगती है। कर्मचारियों ने स्पष्ट निर्देश दिए, काम जल्दी हो गया, अब पहले की तरह इंतज़ार करने या बार-बार चक्कर लगाने की ज़रूरत नहीं पड़ी।"

तान सन न्हाट वार्ड लोक प्रशासन सेवा केंद्र के एक कोने में, केंद्र के एक सिविल सेवक, श्री थाई त्रुओंग वु, श्री ले मिन्ह (तान सन न्हाट वार्ड में रहने वाले) के लिए नौकरी के आवेदन पत्रों के दो सेट और एक विश्वविद्यालय डिप्लोमा की जाँच और प्रमाणीकरण कर रहे हैं। "पहले, प्रमाणीकरण के लिए जाते समय, हमें काफी लंबा इंतज़ार करना पड़ता था, कभी-कभी दस्तावेज़ जमा करने के बाद हमें पता ही नहीं चलता था कि नेता कब हस्ताक्षर करेंगे। अब, सिविल सेवक काउंटर पर सीधे हस्ताक्षर कर देते हैं, और इसमें 10 मिनट से भी कम समय लगता है," श्री मिन्ह ने बताया।

तन सोन न्हाट वार्ड की एक कंपनी के प्रतिनिधि, श्री त्रान न्गोक डांग खोआ, प्रमाणित कराने के लिए 16 सेट दस्तावेज़ लेकर आए। उन्होंने बताया कि कंपनी को अक्सर दस्तावेज़ों की प्रतिलिपि बनाने और उन्हें प्रमाणित करने की प्रक्रिया से गुजरना पड़ता है, इसलिए वह इस प्रक्रिया से अच्छी तरह वाकिफ़ है। श्री खोआ ने कहा, "हाल ही में, मैंने देखा है कि कर्मचारी बहुत लचीले ढंग से काम करते हैं, चीज़ों को तेज़ी से निपटाते हैं और साथ ही सावधानीपूर्वक जाँच भी करते हैं, जिससे व्यवसायों का काफ़ी समय बचता है।"

बिन्ह डोंग वार्ड लोक प्रशासन सेवा केंद्र के उप निदेशक, श्री हुइन्ह हू लिम ने नोटरीकृत और प्रमाणित दस्तावेज़ों पर हस्ताक्षर किए। फोटो: बाओ फुओंग

तेज़, सुचारू प्रक्रिया

बिन्ह डोंग वार्ड में, मध्य सितंबर से, वार्ड नेताओं ने लोक प्रशासन सेवा केंद्र के उप निदेशक श्री हुइन्ह हू लीम को चार प्रशासनिक प्रक्रियाओं के लिए सीधे हस्ताक्षर करने और परिणाम वापस करने के लिए अधिकृत किया है, मुख्य रूप से मूल से प्रतियां प्रमाणित करना और दस्तावेजों पर हस्ताक्षर प्रमाणित करना।

श्री लिएम ने कहा कि पिछली प्रक्रिया के अनुसार, सिविल सेवक दस्तावेज़ प्राप्त करते थे, फिर उनकी जाँच करते थे, तुलना करते थे और उन्हें वार्ड पीपुल्स कमेटी के नेताओं को हस्ताक्षर करने और परिणाम वापस करने के लिए सौंपते थे, इसलिए प्रक्रिया में लंबा समय लगता था। सीधे हस्ताक्षर करने का अधिकार मिलने के बाद से, प्रक्रिया बहुत तेज़ हो गई है।

उन्होंने बताया, "औसतन, मैं हर दिन लगभग 130 दस्तावेज़ों पर हस्ताक्षर करता हूँ। कई लोगों को नतीजे जानने के लिए बस कुछ मिनट इंतज़ार करना पड़ता है।" उन्होंने बताया कि नेताओं द्वारा अधीनस्थों को सत्ता का साहसिक विकेंद्रीकरण न केवल वार्ड पर दबाव कम करने में मदद करता है, बल्कि लोगों को भी संतुष्टि देता है।

तान सोन न्हाट वार्ड लोक प्रशासन सेवा केंद्र के सिविल सेवक, श्री थाई त्रुओंग वु, लोगों से नोटरीकृत और प्रमाणित दस्तावेज़ प्राप्त करते हैं। चित्र: बाओ फुओंग

तान सोन न्हाट वार्ड लोक प्रशासन सेवा केंद्र के न्यायिक अधिकारी, श्री थाई त्रुओंग वु को भी नोटरीकृत और प्रमाणित दस्तावेज़ों पर हस्ताक्षर करने और उन्हें वापस करने का अधिकार था। तान बिन्ह ज़िले (पूर्व में) के न्याय विभाग में कई वर्षों तक काम करने के कारण, श्री वु इस नौकरी के दबाव को अच्छी तरह समझते थे। उन्होंने याद करते हुए कहा, "पहले, जब हमारे पास कोई अधिकार नहीं था, तो सभी दस्तावेज़ नेताओं के हस्ताक्षर के लिए जमा करने पड़ते थे। जब नेता बैठकों में होते थे, तो हमें बैठक कक्ष में जाना पड़ता था या इंतज़ार करना पड़ता था, जिससे लोगों को काफ़ी देर तक इंतज़ार करना पड़ता था।"

अधिकृत होने के बाद से, श्री वू लोगों के दस्तावेज़ प्राप्त होते ही उन पर कार्रवाई कर सकते हैं। उन्होंने कहा, "कई लोग जो पहले प्रमाणीकरण के लिए जाते थे, वे हैरान हैं कि अब इसे पूरा करने में बस कुछ ही मिनट लगते हैं।"

दस्तावेजों की बड़ी संख्या के बावजूद, श्री वू ने अभी भी सख्ती से इस नियम का पालन किया कि केवल तभी प्रमाणित किया जाए जब तुलना के लिए मूल दस्तावेज उपलब्ध हों, और यदि दस्तावेज आवश्यकताओं को पूरा नहीं करते थे, तो वे त्रुटियों से बचने के लिए स्पष्टीकरण देते थे और अतिरिक्त दस्तावेजों का अनुरोध करते थे।

बा दीम कम्यून लोक प्रशासन सेवा केंद्र में, नोटरीकरण काउंटर पर प्रतिदिन 200-250 दस्तावेज़ आते हैं, और व्यस्ततम सप्ताहों में यह संख्या लगभग 2,000 दस्तावेज़ प्रति सप्ताह से भी अधिक होती है। कम्यून नेताओं को सिविल सेवकों को सीधे हस्ताक्षर करने और परिणाम वापस करने का अधिकार देने की अनुमति देने से स्पष्ट परिणाम सामने आए हैं।

इससे पहले, अक्टूबर की शुरुआत से, हो ची मिन्ह सिटी पीपुल्स काउंसिल के संकल्प 29/2025 और न्याय विभाग के मार्गदर्शन को लागू करते हुए, कम्यून के नेताओं ने लोक प्रशासन सेवा केंद्र के उप निदेशक और पीपुल्स काउंसिल के कार्यालय के उप प्रमुख - कम्यून की पीपुल्स कमेटी को उनकी ओर से हस्ताक्षर करने के लिए नोटरीकरण और प्रमाणीकरण की छह सामग्री को अधिकृत किया।

बा डिएम कम्यून लोक प्रशासन सेवा केंद्र (दाहिने कवर) के उप निदेशक श्री गुयेन वान हाउ, दस्तावेजों की प्रमाणित प्रतियों पर हस्ताक्षर करके उन्हें लोगों को लौटाते हैं। फोटो: बाओ फुओंग

बा डिएम कम्यून लोक प्रशासन सेवा केंद्र के उप निदेशक श्री गुयेन वान हाउ ने बताया कि जिन दिनों उन्हें काम सौंपा गया था, उन दिनों वे कॉपी और प्रमाणन काउंटर पर लगभग "फँस" जाते थे। श्री हाउ ने कहा, "नेताओं के ड्यूटी पर हस्ताक्षर करने की व्यवस्था के बाद से, एक फ़ाइल को पूरा करने में पहले की तुलना में आधे घंटे की बजाय केवल 5-10 मिनट लगते हैं। अब न तो कोई इंतज़ार है और न ही भीड़भाड़।"

हालाँकि काम का बोझ बढ़ गया है, फिर भी श्री हाउ दस्तावेज़ों के ढेर से बचने के लिए निरंतर काम करने की भावना बनाए रखते हैं। कठिन या उभरते मामलों के लिए, वे तुरंत पेशेवर विभाग से संपर्क करते हैं और उनसे निपटने के निर्देश पर सहमत होते हैं, जिससे लोगों को स्पष्ट रूप से समझने में मदद मिलती है और उन्हें बार-बार चक्कर लगाने से बचना पड़ता है।

दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने के लिए अधिकृत, बा दीम कम्यून की जन समिति - जन परिषद के कार्यालय के उप प्रमुख, श्री त्रान मिन्ह तुआन ने कहा कि यह प्राधिकरण पूरी तरह से उचित था। उनके पास कई वर्षों का अनुभव है, क्योंकि वे इस समझौते से पहले कम्यून की जन समिति के अध्यक्ष पद पर कार्यरत थे, इसलिए पेशेवर कौशल के लिहाज से दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करना मुश्किल नहीं है, लेकिन चुनौती समय की है। उन्होंने बताया, "मुझे प्रतियों पर हस्ताक्षर करने और उन्हें प्रमाणित करने के लिए सप्ताह में दो दिन का समय दिया जाता है। कभी-कभी दर्जनों फाइलें होती हैं, जिन्हें लोगों की देरी से बचने के लिए समय सीमा के अनुसार वर्गीकृत और प्राथमिकता दी जानी चाहिए।"

तान सोन न्हाट वार्ड लोक प्रशासन सेवा केंद्र में काम का माहौल बहुत व्यस्त था। फोटो: बाओ फुओंग

सही व्यक्ति को सही काम सौंपें

हो ची मिन्ह सिटी लॉ के साथ बात करते हुए, तान सोन न्हाट वार्ड पीपुल्स कमेटी के उपाध्यक्ष श्री गुयेन थान दान ने कहा कि अक्टूबर की शुरुआत से, न्याय विभाग से निर्देश प्राप्त करने के बाद, वार्ड ने लोक प्रशासन सेवा केंद्र के दो सिविल सेवकों को नोटरीकरण और प्रमाणीकरण से संबंधित पांच सामग्रियों के लिए प्राधिकरण तैनात किया है।

श्री दान के अनुसार, अधिकृत अधिकारियों का चयन बहुत सावधानी से किया गया और उन लोगों को प्राथमिकता दी गई जो रोज़ाना लोगों की सेवा करते हैं, प्रक्रिया को समझते हैं और जिनके पास ठोस विशेषज्ञता और कौशल है। श्री दान ने कहा, "दोनों चयनित अधिकारी अपनी पिछली इकाइयों में समान पदों पर रहे हैं, इसलिए हम पूरी तरह आश्वस्त हैं।"

तान सोन न्हाट वार्ड के प्रतिनिधि ने यह भी कहा कि प्रशासनिक सुधार को वास्तव में प्रभावी बनाने के लिए, न केवल प्राधिकरण चरण पर रोकना आवश्यक है, बल्कि एजेंसियों और इकाइयों को अनावश्यक दस्तावेजों को प्रमाणित करने की आवश्यकता को भी सीमित करना होगा।

"कई जगहों पर अभी भी लोगों को सभी दस्तावेज़ों की प्रमाणित प्रतियाँ बनाने के लिए मजबूर किया जाता है, जबकि नियमों के अनुसार, तुलना के लिए मूल दस्तावेज़ की केवल एक फोटोकॉपी ही पर्याप्त है। अगर हम इलेक्ट्रॉनिक डेटा का लाभ उठाएँ और उसे CCCD या VNeID के माध्यम से देखें, तो इससे लोगों का बहुत समय बचेगा," श्री गुयेन थान दान ने कहा।

बा दीम कम्यून की जन समिति के अध्यक्ष श्री गुयेन तुआन आन्ह ने कहा कि प्राधिकरण तंत्र के कार्यान्वयन से एक स्पष्ट बदलाव आया है, जिससे नेताओं पर दबाव कम हुआ है और लोगों के प्रतीक्षा समय में भी उल्लेखनीय कमी आई है। कार्यकुशलता और उत्तरदायित्व सुनिश्चित करने के लिए, कम्यून इस क्षेत्र में अनुभवी प्रबंधन अधिकारियों के रूप में अधिकृत अधिकारियों के चयन के लिए मानदंड निर्धारित करता है।

हालाँकि, श्री तुआन आन्ह के अनुसार, दस्तावेज़ों की अधिकता के कारण, प्राधिकरण में नियुक्त दो अधिकारियों, लोक प्रशासन सेवा केंद्र के उप निदेशक और कम्यून की जन समिति - जन परिषद के कार्यालय के उप प्रमुख, को भी प्रगति सुनिश्चित करने के लिए लगभग पूरे दिन लगातार काम करना पड़ता था। श्री तुआन आन्ह ने बताया, "इसके बाद कम्यून ने अध्यक्ष, दो उपाध्यक्षों, कार्यालय के उप प्रमुख और केंद्र के उप निदेशक के बीच बारी-बारी से कार्यभार संभालने का निर्णय लिया, प्रत्येक व्यक्ति को सप्ताह में एक दिन हस्ताक्षर करने का दायित्व सौंपा गया।"

बा दीम कम्यून के अध्यक्ष ने यह भी कहा कि वर्तमान प्रमाणन कार्य में दबाव केवल दस्तावेज़ों की संख्या से ही नहीं, बल्कि कई एजेंसियों और संगठनों से भी है, जो अभी भी लोगों से उन दस्तावेज़ों की प्रतिलिपि बनाने और प्रमाणित करने की अपेक्षा रखते हैं जो वास्तव में आवश्यक नहीं हैं। उन्होंने सुझाव दिया, "मुझे लगता है कि प्रक्रियाओं को कम करने और लोगों के समय और प्रयास की बर्बादी से बचने के लिए नियमों की समीक्षा करना आवश्यक है।"

14 अधिकृत सामग्री

अगस्त के अंत में पारित हो ची मिन्ह सिटी पीपुल्स काउंसिल के संकल्प 29/2025 के अनुसार, कम्यून स्तर पर पीपुल्स कमेटी के अध्यक्ष को न्यायिक क्षेत्र में 14 विषयों को पूरा करने के लिए कम्यून स्तर पर पीपुल्स कमेटी के सिविल सेवकों को अधिकृत करने के लिए अधिकृत किया गया है।

18 अक्टूबर तक, हो ची मिन्ह सिटी न्याय विभाग ने प्राधिकरण के कार्यान्वयन पर विस्तृत निर्देश प्रदान करते हुए एक दस्तावेज़ जारी कर दिया था। कम्यून पीपुल्स कमेटी के अध्यक्ष, व्यक्तियों, संगठनों और स्थानीय प्रथाओं की आवश्यकताओं के आधार पर, मूल प्रतियों से प्रतियों को प्रमाणित करने और हस्ताक्षरों को प्रमाणित करने के कार्यों के लिए एक या कई सिविल सेवकों को अधिकृत करने पर विचार और निर्णय लेंगे।

अनुबंधों और लेनदेन के प्रमाणीकरण के संबंध में, कम्यून स्तर पर जन समिति के अध्यक्ष, कार्य करने के लिए पर्याप्त मानकों और शर्तों जैसे योग्यता, पेशेवर क्षमता, विशेषज्ञता, अनुभव, सिविल सेवक लेनदेन इतिहास को देखने के लिए डेटाबेस से कनेक्ट करने की क्षमता, कानूनी जिम्मेदारियां आदि सुनिश्चित करते हुए सिविल सेवकों के लिए प्राधिकरण पर विचार और निर्णय लेंगे। उन इलाकों के लिए जिन्होंने अनुबंधों और लेनदेन को प्रमाणित करने का अधिकार नोटरी संगठनों को हस्तांतरित कर दिया है, प्राधिकरण नहीं किया जाता है।

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प्रतिनिधिमंडल तंत्र के कारण दो-स्तरीय सरकार अधिक प्रभावी ढंग से कार्य करती है।

हो ची मिन्ह सिटी पीपुल्स काउंसिल के संकल्प 29/2025 के अनुसार प्रशासनिक न्याय के क्षेत्र में कम्यून-स्तरीय पीपुल्स कमेटी के अध्यक्षों के कई कार्यों और शक्तियों को निष्पादित करने के लिए कम्यून-स्तरीय सिविल सेवकों को अधिकृत करने से क्षेत्र में प्रमाणीकरण कार्य में स्पष्ट बदलाव आया है।

हो ची मिन्ह सिटी न्याय विभाग की उप निदेशक गुयेन थी फुओंग न्गोक ने बताया कि अब तक 110 इलाकों में सरकारी कर्मचारियों को प्रतियों पर हस्ताक्षर और प्रमाणन करने का अधिकार दिया जा चुका है। इससे कम्यून स्तर की जन समिति के नेताओं का कार्यभार कम होगा और लोगों के लिए दस्तावेज़ों को संसाधित करने में लगने वाला समय भी कम होगा।

सुश्री एनगोक के अनुसार, प्रस्ताव 29 के पारित होने के बाद, न्याय विभाग ने तत्काल शोध किया, 168 इलाकों से राय एकत्र की और सिटी पीपुल्स कमेटी को प्राधिकरण के कार्यान्वयन पर विस्तृत निर्देशों के साथ एक दस्तावेज जारी करने की सलाह दी।

विभाग नियमित रूप से प्रचार-प्रसार, प्रशिक्षण का आयोजन करता है और कार्यान्वयन प्रक्रिया में स्थानीय लोक सेवकों का समर्थन करता है। अब तक, स्थानीय लोगों ने प्रस्ताव 29 की भावना को मूलतः समझ लिया है और उसे सही ढंग से लागू किया है।

प्रत्येक इलाके के नेता, वास्तविक स्थिति के आधार पर, सक्षम और योग्य सिविल सेवकों का चयन करेंगे ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि वे कानून के अनुसार अपने कार्यों का निर्वहन करें और जनता की सर्वोत्तम सेवा करें। साथ ही, वे किसी भी समस्या का तुरंत समाधान करने के लिए एक निगरानी तंत्र स्थापित करेंगे।

दो महीने के कार्यान्वयन के बाद, इस प्राधिकरण तंत्र ने लोगों की संतुष्टि में सुधार लाने में योगदान दिया है; सिविल सेवकों को अपने कर्तव्यों के निर्वहन में अधिक प्रेरणा, ज़िम्मेदारी और व्यावसायिकता मिली है। सुश्री न्गोक ने बताया, "इस प्राधिकरण ने कम्यून स्तर पर जन समिति के नेताओं के बैठकों या काम पर जाने के दौरान दस्तावेज़ों के लंबित रहने की समस्या को दूर करने में मदद की है; दस्तावेज़ों का समय पर निपटान हो जाता है, बिना लोगों को इंतज़ार कराए।"

सुश्री गुयेन थी फुओंग न्गोक ने यह भी कहा कि आने वाले समय में, विभाग संकल्प 29 के कार्यान्वयन की प्रभावशीलता का मूल्यांकन करने के लिए एजेंसियों और स्थानीय निकायों के साथ निगरानी और समन्वय करना जारी रखेगा; उपयुक्त क्षेत्रों में प्राधिकरण तंत्र के विस्तार पर शोध और प्रस्ताव करेगा, जिससे प्रशासनिक सुधार में योगदान मिलेगा और लोगों को बेहतर से बेहतर सेवा मिलेगी।

"प्रशासनिक प्रक्रिया सुधार में प्रत्यायोजन एक व्यावहारिक समाधान है, जिसका उद्देश्य एक गतिशील और प्रभावी शहरी शासन मॉडल का निर्माण करना है। स्थानीय लोगों को नगर जन परिषद और जन समिति के समक्ष सक्रिय रूप से प्रस्ताव रखना चाहिए ताकि वास्तविकता के अनुकूल तंत्र और नीतियाँ शीघ्रता से जारी की जा सकें। एक सलाहकार निकाय के रूप में, न्याय विभाग सहयोग करता रहेगा, कानून का उचित कार्यान्वयन सुनिश्चित करेगा और लोगों को व्यावहारिक लाभ पहुँचाएगा," सुश्री न्गोक ने ज़ोर दिया।

ले थोआ

स्रोत: https://ttbc-hcm.gov.vn/cong-chuc-phuong-xa-tp-hcm-ky-sao-y-chung-thuc-giam-tai-ap-luc-1019946.html