Anyakönyvi nyilvántartások kezelésének szinkronizálása - igazolás egyesülés után

A kétszintű helyi önkormányzat működtetése után az anyakönyvi kivonatok és anyakönyvi kivonatok területének közigazgatási eljárásainak végrehajtási hatáskörét, folyamatát és módját az új irányítási modellhez igazították. Az Igazságügyi Minisztérium proaktívan tanácsolta és irányította a településeket, hogy szinkron módon és zökkenőmentesen, a lakosság kiszolgálásának folyamatában zavartalanul hajtsák végre a folyamatot.

A Tan Dan Ward Közigazgatási Szolgáltató Központ köztisztviselői útmutatást nyújtanak az embereknek az online jelentkezések benyújtásához.

A Tan Dan Ward Közigazgatási Szolgáltató Központban (PVHCC) a munkaidőben mindig zsúfolt a légkör. A központ átlagosan naponta több száz iratot kap számos területen, amelyek közül a legnagyobb arány az anyakönyvi kivonatok és anyakönyvi kivonatok hitelesítése területén van (a naponta beérkezett iratok teljes számának körülbelül 70%-a). Az olyan gyakori eljárásokat, mint a születési anyakönyvi kivonatok, halotti anyakönyvi kivonatok újrabejegyzése, anyakönyvi kivonatok másolatainak kiállítása, dokumentumok hitelesítése, aláírások stb., rendszeresen elvégzik. A nagyszámú irat ellenére a köztisztviselők kezdeményezőkészségének és elkötelezettségének köszönhetően az eljárások mind gyorsan megoldódnak.

Hoang Thi Nguyet asszony, a Tan Dan járás 14. számú falujából, megosztotta: „Azért jöttem a központba, hogy újra bejegyeztessék a születési anyakönyvi kivonatomat és kitöltsék a földhivatali nyilvántartásomat. A személyzet nagyon lelkes útmutatást adott, különösen azoknak, akik nem tudják, hogyan kell használni az online közszolgáltatásokat.”

Jelenleg a központban 1 részmunkaidős igazgató, 1 igazgatóhelyettes és 2 tisztviselő kezeli közvetlenül a különböző területeken az adminisztratív eljárásokat. A tisztviselők jól ismerik a szakmát, és proaktívan útmutatást adnak a polgároknak az online kérelmek benyújtásában. „Az új település nagyobb, népesebb, és sokkal több munka van, mint korábban. A legtöbb embernek, aki kérelmet nyújt be, időt kell töltenie azzal, hogy lépésről lépésre eligazítsuk őket az online kérelmükhöz való bejelentkezéshez, de ezt „átmeneti lépésnek” tekintik, amely segít az embereknek megismerkedni a technológiával, és jártassá válni az online kérelmek benyújtásában az eljárások és a papírmunka során” – mondta Le Thi Diu asszony, a Tan Dan Ward Közigazgatási Központ köztisztviselője.

Nemcsak a központi településeken és kerületekben, hanem a hegyvidéki településeken is fokozatosan rutinná válik az igazságszolgáltatás – a családi állapot – területén nyújtott közszolgáltatásokhoz való hozzáférés. Mau Lam településen Nguyen Thi Ly asszony, Eo Son faluból, a település Közszolgálati Központjába ment, hogy házassági anyakönyvi kivonatának másolatát kérje. A személyzet online, a Nemzeti Közszolgálati Portálon keresztül kitöltendő kérelmet kézhez vette, kitöltötte, aláírta és időben visszaküldte az eredményeket. Nguyen Thi Nguyet asszony, a Mau Lam Közszolgálati Központ köztisztviselője elmondta: „Az anyakönyvi kivonattal és a tanúsítványokkal kapcsolatos egyszerű eljárásokat feldolgozzák, és az eredményeket gyorsan visszaküldik a polgároknak. Jelenleg azonban a közigazgatási eljárásokat intéző polgárok többségének továbbra is papíralapú eredményeket kell kapnia, annak ellenére, hogy a rendszer jogi elektronikus másolatokat is biztosított. Ez azt mutatja, hogy a hagyományos dokumentumok használatának szokása továbbra is elterjedt sok jelenlegi nyilvántartásban és eljárásban.”

A zökkenőmentes anyakönyvi kivonatolás és anyakönyvi kivonatkészítés biztosítása érdekében a Thanh Hoa Igazságügyi Minisztérium proaktívan felülvizsgálta és módosította a szabályozásokat, valamint szorosan együttműködött az illetékes osztályokkal és fiókhivatalokkal az új modellnek megfelelő szakmai útmutatók kiadása érdekében.

Tran Thi Hong Le asszony, az Igazgatási és Igazságügyi Támogatási Osztály (Igazságügyi Minisztérium) vezetőhelyettese szerint a kétszintű helyi önkormányzat működtetésekor az igazságszolgáltatás és a családi állapot területén az előző járási szintű hatóság alá tartozó alapvető közszolgáltatások nagyrészt a községi szinthez voltak rendelve. 2025. július 1-jétől az Igazságügyi Minisztérium hivatalosan is országszerte működtette az Elektronikus Anyakönyvi Nyilvántartási és Kezelőrendszer új verzióját. Közvetlenül ezután a Thanh Hoa Igazságügyi Minisztérium haladéktalanul engedélyt adott az iratok feldolgozására, aláírt és lepecsételt dokumentumokat adott a Népi Bizottság vezetőinek, az igazságügyi és családi állapoti tisztviselőknek, valamint a községi szintű titkároknak a tartomány 166 községében és kerületében az elektronikus anyakönyvi nyilvántartás elvégzésére. Ez elősegíti az iratok feldolgozási folyamatának egységesítését, az eredmények fogadásának és visszaküldésének sebességének növelését, különösen a nagyszámú irattal rendelkező településeken.

Az ellenőrzési és szakmai útmutatási munkára is összpontosítottak. Az év eleje óta az Igazságügyi Minisztérium számos, a szakmai gyakorlatokat irányító dokumentumot adott ki, számos képzést szervezett, és speciális készségeket fejlesztett ki a Népi Bizottságok vezetőinek képviselői és a köztisztviselők számára, akik igazságügyi és anyakönyvi munkát végeznek az új községekben és kerületekben. A képzés tartalma az elektronikus iratok feldolgozására, a születési - halálozási - állandó lakcím-nyilvántartási eljárások összekapcsolására, az aláírások és másolatok hitelesítésére stb. összpontosít, hogy minden tisztviselő megértse a folyamatot és hatékonyan szolgálja a lakosságot.

Különösen az igazságszolgáltatási és anyakönyvi hivatalokért felelős tisztviselők megzavarodása, valamint a számos községben és kerületben az egyesülés utáni munkaterhelés miatt felmerült nehézségek miatt a Thanh Hoa Igazságügyi Minisztérium azt javasolta a Tartományi Népi Bizottságnak, hogy nyújtsa be a Tartományi Népi Tanácshoz a 36/2025/NQ-HDND számú, 2025. október 4-i határozatot, amely meghatározza a Községi Népi Bizottság elnökének hatáskörét és hatáskörét a Községi Népi Bizottság köztisztviselői számára a tartományban végzett hitelesítési munka elvégzésére. A jóváhagyott határozat alapján a Községi Népi Bizottság elnöke felhatalmazza a Községi Népi Bizottság köztisztviselőit a hitelesítési munka elvégzésére a következő hatáskörben és hatáskörben: eredeti dokumentumok és ügynökségek és szervezetek által kiállított vagy hitelesített okmányok másolatainak aláírása és hitelesítése; dokumentumok és okmányok aláírása és hitelesítése (kivéve a fordító aláírásának aláírását és hitelesítését). Ez a szabályozás segít csökkenteni a Községi Népi Bizottság vezetőinek terheit, miközben növeli a közvetlenül a lakossággal dolgozó köztisztviselők csapatának kezdeményezőkészségét és rugalmasságát.

A Thanh Hoa Igazságügyi Minisztérium együttműködött a helyi anyakönyvi hivatalokkal a tartomány anyakönyvi adatainak digitalizálása érdekében; kiadott egy tervet a digitalizált anyakönyvi adatok alkalmazásának bevezetésére. Ennek megfelelően a Családi Nyilvántartási és Kezelőrendszerben található összes anyakönyvi adatot felülvizsgálták, összehasonlították a Nemzeti Népességadatbázissal a pontosság biztosítása, valamint a hiányzó, helytelen és ismétlődő adatok eseteinek kiküszöbölése érdekében. Bevezették a családi állapotra vonatkozó információk keresését az Közigazgatási Eljárási Információs Rendszerben az Elektronikus Családi Állapotú Adatbázishoz, a Nemzeti Népességadatbázishoz való kapcsolódással, hogy segítsék az anyakönyvi okmányok benyújtását/bemutatását igénylő közigazgatási eljárások rendezését, csökkentve az anyakönyvi okmányok benyújtásának/bemutatásának szükségességét az előírásoknak megfelelően az átvételi és rendezési folyamat során. A családi állapotra vonatkozó adatok keresése az anyakönyvi kivonatok másolatainak kiállításához (függetlenül a lakóhelytől vagy a korábbi anyakönyvi bejegyzés helyétől) és a családi állapotra vonatkozó információk megerősítéséhez.

A Thanh Hoa Igazságügyi Minisztérium proaktív és pozitív hozzáállásának, valamint a helyi hatóságok erőfeszítéseinek köszönhetően a tartományban a családi állapotú anyakönyvi bejegyzési és igazolási tevékenységek stabilizálódtak, alapvetően kielégítve a polgárok igényeit. 2025. július 1-jétől napjainkig a tartományban működő anyakönyvi hivatalok több mint 22 000 családi állapotú anyakönyvi kérelmet dolgoztak fel. A községek és kerületek több mint 15 000 igazolást állítottak ki. Az iratokat időben és a határidő előtt visszaküldték, biztosítva a jogszabályi előírások betartását.

Cikk és fotók: Viet Huong

Forrás: https://baothanhhoa.vn/dong-bo-quan-ly-ho-tich-chung-thuc-sau-sap-nhap-268671.htm