A „Képek csatolása hiperhivatkozásokkal” megoldás hatékonysága

QTO - A Quang Tri tartomány Szociálpolitikai Bankjában (CSXH) minden évben tucatnyi gyakorlati kezdeményezés és megoldás születik, amelyek fokozatosan javítják a politikai hiteltőke minőségét, termelékenységét és hatékonyságát. Ezek egyike a "Megoldás a képek hiperhivatkozásokkal való csatolásának funkciójának alkalmazására a Microsoft Wordben a meglévő problémák és hibák leküzdésével kapcsolatos jelentésekben szereplő bizonyítékok illusztrálására" című cikk, amelyet Ho Van Quan és Dao Nhat Khanh Quoc szerzőcsoport készített. Ez egy egyszerű technológiai alkalmazási megoldás, de gyakorlati előnyökkel jár a belső irányítás és a jelentéstétel terén.

A belső jelentéstételi folyamat fejlesztésére irányuló ötlet Ho Van Quan úr, a Tranzakciós Iroda igazgatójának és Dao Nhat Khanh Quoc úr, a Szintézis Csoport vezetőjének munkamódszeréből „fogant ki”.

Köztudott, hogy 2022 vége óta Quoc urat a Huong Hoa-i Szociálpolitikai Bank belső ellenőrzésének és kontrolljának felelősévé nevezték ki, miután egy ideig Ca Mau -ban erősítette munkáját. Ez a munka megköveteli tőle, hogy elsajátítsa az egység összes nyilvántartását és dokumentumát, azokat szintetizálja és jelentse a feletteseinek.

A valóságban azonban a hibák jelentésének és javításának folyamata az ellenőrzés után még mindig számos hiányossággal rendelkezik. Bár az egység gyorsan kijavította és elmentette a támogató képeket, a javítási jelentésfájlokat és a szemléltető képeket gyakran külön-külön és külön-külön küldik el. Ez jelentős nehézségeket okoz a jelentést készítő személynek, a jelentést fogadó személyzetnek, valamint a kijavított hibák nyomon követésének és újbóli ellenőrzésének munkájában.

„Ebből a helyzetből mind Mr. Quan, mind én rájöttünk, hogy szükségünk van egy olyan megoldásra, amely optimalizálja a hibajavító jelentések küldését szemléltető képekkel, tudományos és logikus megközelítést alkalmazva, és technológiát alkalmazva a kényelem, a termelékenység és a munkahatékonyság javítása érdekében” – osztotta meg Mr. Quoc.

A szerzők csoportja megvitatta a kezdeményezés jellemzőit - Fotó: TP

A kezdeményezés lényegi különbsége a fényképek közvetlen beillesztése helyett a hivatkozáson keresztüli csatolás funkció használata. Ez a módszer segít abban, hogy a jelentésfájl mérete kicsi legyen, könnyen elküldhető és tárolható, de a vizuális megjelenítés továbbra is biztosított legyen: a felhasználóknak csak meg kell nyomniuk a Ctrl + kattintás billentyűkombinációt, és a „bizonyíték” azonnal megjelenik.

A Microsoft Word elérési út szerinti képcsatolási funkcióját használva a szerzők csoportja minden egyes elemhez és tartalomhoz külön szemléltető képeket illesztett be a lehető legkönnyebben megtekinthető, érthető, ellenőrizhető és nyomon követhető módon. Konkrétan a hibák kijavítása után az egység egy külön Word-dokumentumot mentett el egy könnyen megjegyezhető nevű mappába. Ugyanakkor a javítást igazoló szemléltető képeket az újonnan létrehozott mappa egy almappájába mentette. Ezután nevezte el a képeket könnyen érthető módon, hogy könnyebben megtalálhatók és csatolhatók legyenek a jelentésdokumentumhoz.

A jelentésben a javított elemeknél jelölje ki (jelölje ki) a tartalmat, majd kattintson jobb gombbal, válassza a „Link” lehetőséget, jelölje ki a szemléltető képet a „Keresés helye” mezőben, majd válassza ki a javított tartalomnak megfelelő képet, és kattintson az „OK” gombra. „Ha elkészült, tömörítse a jelentésdokumentumot és a szemléltető képet tartalmazó mappát, és küldje el. A fogadó egység elmenti, kicsomagolja, majd megnyitja a fájlt, és a jelentésben található egyes tartalmakra kattintva megtekintheti a hozzá tartozó csatolt képet” – magyarázta Mr. Quoc.

Quan úr elmondta, hogy a szerzőcsoport ezt a kezdeményezést körülbelül másfél hónap alatt valósította meg. A bevezetést követően a Huong Hoa-i Szociálpolitikai Bank egy szekvenciális, világos és elkülönített rendszerben tudta nyomon követni a meglévő problémák és hibák kijavításának folyamatát. Innen könnyen felismerhető, hogy mely tartalmakat javították ki, és melyeket nem.

Ennek a kezdeményezésnek köszönhetően a jelentéshez csatolt igazoló dokumentumok benyújtásának folyamata tudományos és egyértelművé válik. A javított jelentés címzettje könnyen ellenőrizheti a javított „bizonyítékokat”, ami hozzájárul a munkatermelékenység és a munkahatékonyság mintegy 40-50%-os javulásához a régi folyamathoz képest. „Nemcsak a belső ellenőrzés és kontroll területén, ezt a kezdeményezést a Huong Hoa Szociálpolitikai Bank más területein is alkalmazzák, és figyelemre méltó eredményeket ért el. Az elkövetkező időszakban továbbra is ösztönözni és motiválni fogjuk az egység munkatársait, hogy tegyenek erőfeszítéseket hasznos kezdeményezések kidolgozására és a gyakorlatban való alkalmazására, hogy a bank működése napról napra fejlődhessen” – erősítette meg Mr. Quan.

Nemcsak a fenti kezdeményezés, hanem az utóbbi időben a Szociálpolitikai Bank tisztviselőinek és alkalmazottainak számos megoldása és kezdeményezése is született és széles körben alkalmazásra került, segítve a Tartományi Szociálpolitikai Bank hatékonyabb működését. Ezeknek a fejlesztéseknek köszönhetően az egység pozitív eredményeket ért el olyan fontos célok megvalósításában, mint: a hitelállomány növekedésének növelése, a rossz és lejárt adósságok minimalizálása, valamint a megtakarítási és hitelcsoportok kommunikációjának és irányításának hatékonyságának javítása...

Ennek révén kedvezményes kölcsönöket nyújtottak a szegény háztartásoknak és a politikai kedvezményezetteknek időben és hatékony módon, támogatva őket a beruházásokban, a gazdaság fejlesztésében és a szegénységből való fenntartható kilábalásban. A jó és megfelelő kezdeményezések erős hajtóerőt jelentenek, motiválva a Tartományi Szociálpolitikai Bank teljes rendszerének tisztviselőit és alkalmazottait a folyamatos innovációra és a hozzájárulásra.

Truc Phuong

Forrás: https://baoquangtri.vn/xa-hoi/202510/hieu-qua-tu-giai-phap-dinh-kem-hinh-anh-bang-sieu-link-ket-ab94b22/