KPI-k – A munkavállalói innováció és kreativitás kiaknázása.

A Belügyminisztérium nemrégiben nyújtotta be a kormánynak a köztisztviselők minőségének értékeléséről és osztályozásáról szóló rendelettervezetet, amelynek egyik figyelemre méltó új pontja a KPI-k (kulcsfontosságú teljesítménymutatók) alkalmazása a köztisztviselők munkakörük szerinti munkaeredményének mérésére. Minden köztisztviselőt havonta és negyedévente fognak ellenőrizni és pontozni, a korábbiaktól eltérően csak az év végén. A KPI-k alkalmazása a régióban az egyes munkaköri eredmények mérésére szükséges a közigazgatási reform végrehajtása során.

A köztisztviselők munkára való gondolkodásmódjának megváltoztatása

A rendelettervezet szerint a KPI-eredmények szolgálnak majd alapul a köztisztviselők év végi rangsorolásához, valamint a párttagok értékeléséhez, a személyzeti feladatokhoz, például az elhelyezéshez, rotációhoz, kinevezéshez, dicsérethez vagy elbocsátáshoz is.

Emberek, akik eljárásokat végeznek a Thu Duc kerület Közigazgatási Szolgáltató Központjában, Ho Si Minh-városban. Fotó: VIET DUNG

Nguyen Nhat Khanh úr, a Ho Si Minh-városi Vietnámi Nemzeti Egyetem Közgazdaságtudományi és Jogi Egyetemének mesterképzéses hallgatója szerint: „A kulcsfontosságú teljesítménymutatók (KPI-k) alkalmazása a közszférában jelentős új fejlemény, amely a köztisztviselők menedzsmentje mögötti gondolkodásmód változását tükrözi. A munkakörök kulcsszerepet játszanak a köztisztviselők menedzsmentjében, alapul szolgálnak a toborzási igények meghatározásához, a személyzet kompetenciaalapú elosztásához, a munkaköri normák megállapításához, valamint a képzés, a tervezés és a javadalmazás megvalósításához. A munkakörönkénti irányítás lehetővé teszi a köztisztviselők pontosabb értékelését, ezáltal javítva az adminisztráció minőségét. A KPI-k teljesítményértékelésre való alkalmazása különösen jelentős változást hoz a köztisztviselők gondolkodásmódjában, nyomást gyakorolva rájuk, hogy folyamatosan törekedjenek a munkaköri követelmények teljesítésére.”

A mesterdiplomás Nguyen Tuan Anh közigazgatási szakértő szerint elengedhetetlen a KPI-k alkalmazása a közszférában. Elmagyarázta, hogy az egész ország jelenleg közigazgatási reformon megy keresztül, amely korszerűsített apparátust, jobb hatékonyságot és eredményességet, valamint egy szolgáltatásorientált kormányzat kialakítását igényli. A kétszintű helyi önkormányzati modell egyértelmű felelősségi köröket, egyértelmű hatásköröket és egyértelmű eredményeket követel meg. A KPI-k olyan eszközzé válnak, amellyel számszerűsíthető az egyes köztisztviselők és ügynökségek munkahatékonysága. Más szóval, a KPI-k előrelépést jelentenek abban, hogy a köztisztviselői menedzsment közelebb kerüljön a modern kormányzási gyakorlatokhoz. Ez hozzájárul a köztisztviselők adminisztratív gondolkodásmódjának megváltoztatásához a vezetéstől a szolgálatig, ösztönözve őket személyes munkavezetési készségeik proaktív fejlesztésére, digitális készségek elsajátítására és a technológia alkalmazására.

Nyíltság és átláthatóság az értékelésben és a rangsorolásban.

Nguyen Tuan Anh, a mesterképzésben részt vevő hallgató szerint a KPI-k alkalmazása arra kényszeríti a köztisztviselőket, hogy az egyszerű „munkavégzésről” a „minőségi és mérhető eredményekkel való munkára” térjenek át, ami motivációt teremt a professzionalizmus javítására és az önelégültség vagy a félszívű munka csökkentésére. A KPI-k az egészséges versenyt is ösztönzik, és elősegítik az elszámoltathatóság kultúráját a közszolgálaton belül. Pontosabban, azokat, akik jól teljesítenek, kezdeményezőkészséget mutatnak és egyértelmű eredményeket érnek el, elismerik. Ezzel szemben azok, akik lassúak vagy elkerülik a felelősséget, jobban láthatóvá válnak.

A Dong Hung Thuan kerület (Ho Si Minh-város) köztisztviselői dolgozzák fel a polgárok dokumentumait.

A szakértők azt is javasolták, hogy a mindenkire vonatkozó merev keretrendszer alkalmazása helyett a kritériumoknak az egyes munkakörök konkrét funkcióin és feladatain kellene alapulniuk. Ezeknek a kritériumoknak egyensúlyt kell teremteniük a mennyiségi (fájlok száma, előrehaladás, határidőre történő befejezési arány) és a minőségi (állampolgári elégedettség szintje, koordináció és együttműködés szelleme) között. A KPI-rendszernek rugalmasnak és a kontextushoz alkalmazkodónak kell lennie, kerülve a kreativitást elfojtó mechanikus mérést. Emellett átlátható monitoring- és ellenőrzési mechanizmusnak kell lennie a KPI-teljesítményre vonatkozóan, beleértve harmadik felek – például állampolgárok vagy független ügynökségek – részvételét a „számmanipuláció” vagy a felfújt teljesítményjelentések megelőzése érdekében.

Nguyen Nhat Khanh mesterképzéses hallgató a nehézségek egy részét elemezve úgy értékelte, hogy a KPI-ok pontozása azoknál a munkaköröknél, amelyek nem hoznak létre konkrét termékeket, vagy nem hoznak létre egyértelműen számszerűsíthető eredményeket, komoly kihívást jelent, de a megfelelő módszer alkalmazásával teljes mértékben megvalósítható. A teljesítmény mérése helyett ezeket a pozíciókat a munkafolyamat, a feladatteljesítmény minősége és az egység általános hatékonyságához való hozzájárulás szintje alapján kell értékelni. Konkrétan olyan mutatók használhatók, mint a munka határidőre történő elvégzésének aránya, a tanácsadás pontossága, a folyamatok betartásának szintje vagy az ügyfél-elégedettség szintje.

A szakértők úgy vélik, hogy a KPI-k sikeres bevezetése alapos felkészülést igényel az intézmények, a humánerőforrás, az adatbázisok és az informatika tekintetében. Ez szükségessé teszi, hogy a közszolgálati igazgatási szervek részletes és megfelelő munkaköri leírásokat dolgozzanak ki. Ezzel egyidejűleg ezeknek a leírásoknak teljes mértékben részletezniük kell az egyes pozíciók követelményeit, beleértve a szakmai képesítéseket, készségeket, etikai tulajdonságokat és gyakorlati képességeket, amelyekkel a köztisztviselőnek rendelkeznie kell. Ehhez koordinációra van szükség a Belügyminisztérium , a többi minisztérium, az ágazatok és a települések között, hogy megalapozzák a széles körű és tudományos alkalmazást. Minél konkrétabb a munkaköri leírás, annál részletesebb és hatékonyabb lesz a KPI-k alkalmazása.

A Belügyminisztérium által a Kormánynak benyújtott rendelettervezet szerint a jellemre, a hozzáállásra, a fegyelemre és a közszolgálati kultúrára vonatkozó általános kritériumok az összpontszám 30%-át teszik ki, míg a KPI-kon keresztüli teljesítményeredmények 70%-ot. A köztisztviselőket a havi és negyedéves ellenőrzési és értékelési eredmények alapján négy szintre sorolják: 50 pont alatt, 50-70 pont, 70-90 pont és 90 pont felett.

Az 50 pont alatti teljesítményértékeléssel rendelkező köztisztviselőket, vagy azokat, akik fegyelmi vétségeket követtek el, vagy erkölcsi leépülést mutattak, „feladataikat nem teljesítőként” minősítik, és áthelyezhetik vagy elbocsáthatják őket. A Belügyminisztérium magyarázata szerint ez a mechanizmus egy átlátható és objektív értékelési eszköz létrehozását célozza, amely kiszűri azokat, akik nem felelnek meg a követelményeknek, miközben ösztönzi a köztisztviselőket a produktív, kreatív és hatékony munkavégzésre.

BINH civil szervezet

Forrás: https://www.sggp.org.vn/kpi-don-bay-thuc-day-can-bo-doi-moi-sang-tao-post812668.html