Notaris elektronik: Mengurangi prosedur, meningkatkan keamanan transaksi real estat

Dalam konteks pasar real estate yang semakin menuntut transparansi, kemudahan dan keamanan hukum, notaris elektronik dianggap sebagai salah satu solusi penting untuk mendukung proses transformasi digital, sekaligus berkontribusi dalam mereformasi prosedur administratif di bidang ini dengan nilai transaksi yang tinggi dan risiko hukum yang besar.

Namun, agar notaris elektronik efektif di sektor real estate, perlu ada inovasi menyeluruh mulai dari pola pikir proses pembangunan, perancangan sistem teknis, hingga penyempurnaan kerangka hukum dan pelatihan sumber daya manusia untuk mengimplementasikannya.

Jangan biarkan formulir tersebut “dielektronikkan”

Notaris masih menjadi langkah perantara wajib dalam banyak transaksi real estat, terutama kontrak untuk mengalihkan, menghibahkan, dan menggadaikan hak penggunaan tanah.

Namun, proses ini menghabiskan banyak waktu, tenaga, dan uang masyarakat dan bisnis, sementara teknologi dapat sepenuhnya mendukung penyederhanaan prosedur ini secara signifikan.

Menurut Bapak Phan Duc Hieu - Anggota Komite Ekonomi dan Keuangan Majelis Nasional, notaris elektronik di bidang real estat tidak hanya bertujuan untuk memenuhi tujuan digitalisasi, tetapi juga harus benar-benar membawa manfaat praktis seperti mengurangi prosedur, memperpendek waktu pemrosesan, mengurangi biaya sosial, sambil tetap menjamin keamanan hukum.

Bapak Hieu menekankan: "Konversi dokumen kertas menjadi salinan lunak tidak dapat dianggap sebagai digitalisasi. Notarisasi elektronik harus dirancang berdasarkan pemikiran elektronik, yaitu membangun proses yang benar-benar baru yang lebih sederhana, lebih efektif, dan sesuai untuk lingkungan digital."

Karena sifat hukumnya yang spesifik dan nilai transaksinya yang tinggi, pengesahan notaris di bidang properti perlu dilakukan secara cermat, lengkap dan sesuai ketentuan perundang-undangan.

Namun, banyak ahli mengatakan bahwa ini tidak berarti mempertahankan model lama dan "mendigitalkan" bentuknya, melainkan mengubah pendekatannya.

Profesor Madya, Dr. Nguyen Quang Tuyen - Wakil Ketua Dewan Sekolah, Kepala Fakultas Hukum Ekonomi, Universitas Hukum Hanoi , mengatakan bahwa jika dirancang dengan baik, notaris elektronik di bidang real estat dapat sepenuhnya mengurangi volume prosedur administratif saat ini setidaknya 30%.

"Permasalahannya bukan hanya pada sistem teknis, tetapi juga pada pelatihan ulang notaris ke arah digital, perubahan pola pikir profesional, dan penggunaan perangkat digital untuk menjalankan tugas hukum," ujar Bapak Tuyen.

Pada saat yang sama, kantor notaris juga perlu menyiapkan tim staf profesional yang siap mendukung masyarakat dan bisnis agar dapat beroperasi dengan mudah di lingkungan daring.

Saat ini, berdasarkan ketentuan Undang-Undang Pertanahan 2024, hanya beberapa jenis transaksi terkait hak guna tanah yang wajib diaktakan, seperti: pengalihan hak, hibah, hipotek, dan penyertaan modal. Transaksi lain seperti sewa-menyewa, sub-sewa, konversi, atau transaksi terkait aset yang melekat pada tanah tidak diwajibkan untuk diaktakan, sehingga keputusannya diserahkan kepada masyarakat.

Menurut Bapak Phan Duc Hieu, dalam konteks transformasi digital dan tren menuju penyederhanaan prosedur, perlu dievaluasi kembali perlunya setiap jenis transaksi yang memerlukan notaris, terutama dalam transaksi real estat yang normal atau tidak menimbulkan perselisihan yang tinggi.

Notaris hanya boleh dipertahankan dalam kasus-kasus yang benar-benar diperlukan untuk menjamin keamanan hukum. Jika tidak, transaksi yang dapat didigitalkan dan diautentikasi melalui sistem elektronik tidak boleh terus mempertahankan model notaris tradisional," ujar Bapak Hieu.

Memastikan nilai hukum data elektronik

Poin penting dalam penerapan notaris elektronik adalah memastikan nilai hukum hasil notaris yang dilakukan secara daring. Menurut para ahli, desain sistem notaris elektronik harus memastikan bahwa dokumen yang telah diaktakan dapat segera digunakan dalam prosedur administratif selanjutnya, alih-alih memerlukan pencetakan untuk mengirimkan kembali salinan cetak.

Menurut Bapak Hieu, di era digital, konsep "salinan" secara bertahap mulai tidak diperlukan lagi, karena setelah data asli diperbarui dan diautentikasi dalam sistem, data tersebut dapat diakses dan dibandingkan dengan cepat dan aman. Hal ini membantu mengurangi biaya pencetakan dan penyimpanan, sekaligus mempercepat proses prosedur administratif terkait properti.

Bapak Bui Van Doanh - Direktur Institut Penelitian Real Estat Vietnam, mengatakan bahwa notaris elektronik merupakan bagian tak terpisahkan dari upaya membangun lingkungan investasi dan bisnis yang transparan dan efektif serta mengurangi biaya kepatuhan, sebagaimana semangat Resolusi No. 66-NQ/TW tentang inovasi dalam pembuatan dan penegakan hukum untuk memenuhi persyaratan pembangunan nasional di era baru.

Faktanya, notaris tidak diwajibkan dalam transaksi yang melibatkan unsur bisnis. Oleh karena itu, jika notaris elektronik diterapkan secara luas, hal ini dapat menghemat waktu dan biaya secara signifikan, sekaligus menjamin keamanan hukum melalui perancangan penyimpanan data digital dan mekanisme otentikasi yang andal.

Namun, untuk mencapai hal tersebut, diperlukan kerangka hukum yang jelas dan terpadu mengenai nilai hukum notaris elektronik, serta mekanisme interkoneksi antara sistem data pertanahan, notaris, keuangan, dan manajemen pajak. Transaksi properti merupakan bidang yang sensitif, bernilai tinggi, dan rentan terhadap sengketa jika tidak dikontrol secara ketat oleh hukum. Oleh karena itu, notaris elektronik perlu dirancang sebagai alat pendukung, bukan sebagai hambatan baru.

Para ahli mengatakan, proses pembangunan sistem notaris elektronik di sektor properti memerlukan koordinasi antara banyak instansi, antara lain Kementerian Hukum dan HAM , Kementerian Pertanian dan Lingkungan Hidup, Kementerian Pekerjaan Umum, dengan melibatkan Asosiasi Pengusaha Properti, Asosiasi Notaris, dan dunia usaha.

Mempromosikan notaris elektronik di sektor real estat tidak hanya berkontribusi pada modernisasi administrasi publik, tetapi juga merupakan langkah penting untuk membangun pasar real estat yang transparan, aman, efisien, dan berkelanjutan di era digital.

(TTXVN/Vietnam+)

Source: https://www.vietnamplus.vn/cong-chung-dien-tu-giam-thu-tuc-tang-tinh-an-toan-cho-giao-dich-bat-dong-san-post1060992.vnp