Sinkronisasi manajemen status sipil - otentikasi setelah penggabungan

Sinkronisasi manajemen status sipil - sertifikasi setelah merger

Pegawai negeri sipil Pusat Layanan Administrasi Publik Kelurahan Tan Dan memandu masyarakat untuk mengajukan aplikasi secara daring.

Di Pusat Layanan Administrasi Publik (PVHCC) Kelurahan Tan Dan, suasana kerja selalu ramai selama jam kerja. Rata-rata, setiap hari pusat menerima ratusan berkas dari berbagai bidang, dengan proporsi tertinggi di bidang pencatatan sipil dan sertifikasi (sekitar 70% dari total jumlah berkas yang diterima per hari). Prosedur umum seperti pendaftaran ulang akta kelahiran, akta kematian, penerbitan salinan kutipan status sipil, pengesahan dokumen, tanda tangan, dan sebagainya, dilakukan secara berkala. Meskipun jumlah berkas banyak, berkat inisiatif dan dedikasi para pegawai negeri sipil, semua prosedur dapat diselesaikan dengan cepat.

Ibu Hoang Thi Nguyet, warga desa 14, kelurahan Tan Dan, bercerita: “Saya datang ke pusat untuk mendaftarkan ulang akta kelahiran dan melengkapi berkas tanah. Staf di sini memberikan instruksi yang sangat antusias, terutama bagi mereka yang belum tahu cara menggunakan layanan publik daring.”

Saat ini, pusat tersebut memiliki 1 direktur paruh waktu, 1 wakil direktur, dan 2 petugas yang secara langsung menangani prosedur administratif di berbagai bidang. Para petugas ini memiliki pemahaman yang baik tentang profesi ini dan secara proaktif membimbing serta mendukung warga dalam mengajukan aplikasi daring. "Komune baru ini lebih besar, lebih padat penduduknya, dan memiliki lebih banyak pekerjaan daripada sebelumnya. Kebanyakan orang yang datang untuk mengajukan aplikasi harus meluangkan waktu untuk memandu mereka langkah demi langkah untuk masuk ke aplikasi daring mereka, tetapi ini dianggap sebagai "langkah transisi" untuk membantu mereka terbiasa dengan teknologi dan menjadi mahir dalam mengajukan aplikasi daring saat melakukan prosedur dan dokumen," kata Ibu Le Thi Diu, seorang pegawai negeri sipil di Pusat Administrasi Publik Wilayah Tan Dan.

Tidak hanya di komune dan distrik pusat, di komune pegunungan, akses terhadap layanan publik di bidang peradilan dan status sipil juga secara bertahap menjadi hal yang rutin. Di komune Mau Lam, Ibu Nguyen Thi Ly, Desa Eo Son, pergi ke Pusat Layanan Publik komune untuk meminta salinan akta nikahnya. Staf memandu aplikasi agar diisi secara daring melalui Portal Layanan Publik Nasional, kemudian staf menerima, melengkapi, menandatangani, dan mengembalikan hasilnya tepat waktu. Ibu Nguyen Thi Nguyet, seorang pegawai negeri sipil di Pusat Layanan Publik Komune Mau Lam, mengatakan: "Prosedur sederhana terkait status sipil dan sertifikasi diproses dan hasilnya dikembalikan dengan cepat kepada warga. Namun, saat ini, mayoritas warga yang datang untuk melakukan prosedur administratif masih perlu menerima hasil cetak, meskipun sistem telah menyediakan salinan elektronik yang sah. Hal ini menunjukkan bahwa kebiasaan menggunakan dokumen tradisional masih umum dalam banyak pencatatan dan prosedur saat ini."

Untuk memastikan kelancaran status sipil dan pekerjaan sertifikasi, Departemen Kehakiman Thanh Hoa telah secara proaktif meninjau dan menyesuaikan peraturan, dan berkoordinasi erat dengan departemen dan cabang terkait untuk menerbitkan dokumen panduan profesional yang sesuai untuk model baru.

Menurut Ibu Tran Thi Hong Le, Wakil Kepala Departemen Dukungan Administrasi dan Peradilan (Departemen Kehakiman), dalam menjalankan pemerintahan daerah dua tingkat, layanan publik penting di bidang peradilan - status sipil di bawah kewenangan tingkat distrik sebelumnya sebagian besar diserahkan kepada tingkat komune. Sejak 1 Juli 2025, Kementerian Kehakiman secara resmi mengoperasikan versi baru Sistem Registrasi dan Manajemen Status Sipil Elektronik secara nasional. Segera setelah itu, Departemen Kehakiman Thanh Hoa segera memberikan akun untuk memproses catatan, menandatangani, dan membubuhkan stempel pada dokumen kepada para pemimpin Komite Rakyat, pejabat peradilan - status sipil, dan sekretaris tingkat komune untuk 166 komune dan bangsal di provinsi tersebut untuk melaksanakan registrasi status sipil secara elektronik. Hal ini membantu menyatukan proses pemrosesan catatan, meningkatkan kecepatan penerimaan dan pengembalian hasil, terutama di daerah dengan jumlah catatan yang besar.

Pekerjaan inspeksi dan bimbingan profesional juga menjadi fokus. Sejak awal tahun, Departemen Kehakiman telah menerbitkan banyak dokumen panduan praktik profesional, menyelenggarakan berbagai pelatihan, dan mengembangkan keterampilan khusus bagi perwakilan pimpinan Komite Rakyat dan pegawai negeri sipil yang menjalankan tugas peradilan dan status sipil di komune dan distrik baru. Materi pelatihan berfokus pada keterampilan dalam memproses catatan elektronik, menghubungkan prosedur pendaftaran kelahiran - kematian - penduduk tetap, mengesahkan tanda tangan, salinan, dan sebagainya, untuk memastikan bahwa semua pejabat memahami proses dan melayani masyarakat secara efektif.

Khususnya, menghadapi kesulitan yang timbul ketika pejabat yang bertanggung jawab atas bidang peradilan dan status sipil terganggu dan tekanan beban kerja setelah penggabungan di banyak komune dan bangsal, Departemen Kehakiman Thanh Hoa menyarankan Komite Rakyat Provinsi untuk menyerahkan kepada Dewan Rakyat Provinsi untuk menerbitkan Resolusi No. 36/2025/NQ-HDND tertanggal 4 Oktober 2025 yang menetapkan ruang lingkup dan wewenang Ketua Komite Rakyat Komune kepada pegawai negeri sipil Komite Rakyat Komune untuk melakukan pekerjaan otentikasi di provinsi tersebut. Berdasarkan resolusi yang disetujui, Ketua Komite Rakyat Komune berwenang kepada pegawai negeri sipil Komite Rakyat Komune untuk melakukan pekerjaan otentikasi dengan ruang lingkup dan wewenang berikut: Menandatangani dan mengesahkan salinan dari dokumen dan kertas asli yang dikeluarkan atau disertifikasi oleh lembaga dan organisasi; menandatangani dan mengesahkan tanda tangan dalam dokumen dan kertas (kecuali untuk menandatangani dan mengesahkan tanda tangan penerjemah). Peraturan ini membantu mengurangi beban para pemimpin Komite Rakyat Komune, sekaligus meningkatkan inisiatif dan fleksibilitas tim pegawai negeri sipil yang bekerja langsung dengan rakyat.

Departemen Kehakiman Thanh Hoa telah berkoordinasi dengan badan-badan pencatatan sipil setempat untuk menyelesaikan digitalisasi data status sipil di provinsi tersebut; menerbitkan rencana untuk menerapkan aplikasi data status sipil digital. Oleh karena itu, semua data status sipil pada Sistem Pencatatan dan Manajemen Status Sipil telah ditinjau, dibandingkan dengan Basis Data Kependudukan Nasional untuk memastikan keakuratan, dan mengatasi kasus-kasus data yang hilang, salah, dan duplikat. Menerapkan pencarian informasi status sipil pada Sistem Informasi Prosedur Administratif melalui koneksi dengan Basis Data Status Sipil Elektronik, Basis Data Kependudukan Nasional untuk melayani penyelesaian prosedur administratif yang memerlukan penyerahan/penyajian dokumen status sipil untuk mengurangi penyerahan/penyajian dokumen status sipil selama proses penerimaan dan penyelesaian sesuai peraturan. Mencari informasi data status sipil untuk menerbitkan salinan kutipan status sipil (terlepas dari tempat tinggal atau tempat pendaftaran status sipil sebelumnya) dan mengonfirmasi informasi status sipil.

Berkat proaktif dan sikap positif Departemen Kehakiman Thanh Hoa, serta upaya pemerintah daerah, kegiatan pencatatan dan sertifikasi status sipil di provinsi ini telah stabil, dan pada dasarnya memenuhi persyaratan warga negara. Sejak 1 Juli 2025 hingga saat ini, badan-badan pencatatan status sipil di provinsi ini telah memproses lebih dari 22.000 permohonan pencatatan status sipil dari berbagai jenis. Komune dan kelurahan telah mengesahkan lebih dari 15.000 sertifikasi. Berkas-berkas tersebut dikembalikan tepat waktu dan sebelum batas waktu, memastikan kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan.

Artikel dan foto: Viet Huong

Sumber: https://baothanhhoa.vn/dong-bo-quan-ly-ho-tich-chung-thuc-sau-sap-nhap-268671.htm