Mengurangi beban pada fasilitas tersebut.

Mengoperasikan sistem pemerintahan lokal dua tingkat merupakan perubahan besar, yang mengharuskan aparatur administrasi untuk beradaptasi dengan cepat terhadap cara kerja yang baru. Namun, pada kenyataannya, terdapat tekanan yang cukup besar di tingkat komune. Hal ini termasuk banyaknya dokumen dan rapat yang terus menerus, sementara sumber daya manusia dan waktu terbatas.

Pada pertemuan baru-baru ini tentang pekerjaan propaganda dan mobilisasi massa di awal tahun 2026, yang diselenggarakan oleh Departemen Propaganda dan Mobilisasi Massa Komite Partai Kota Ho Chi Minh, perwakilan dari berbagai daerah menyatakan bahwa, rata-rata, propaganda dan mobilisasi massa tingkat akar rumput menerima sekitar 1,5 dokumen per hari. Meskipun angka ini mungkin tidak tampak besar secara individual, banyaknya tugas yang harus dikerjakan menciptakan tekanan konstan di tingkat lokal. Hal ini diperparah oleh banyaknya pertemuan. Meskipun telah terjadi pergeseran signifikan ke pertemuan daring, yang mengurangi perjalanan, waktu yang dihabiskan untuk pertemuan masih menyita sebagian besar waktu kerja para pejabat akar rumput. Kombinasi antara pertemuan dan pekerjaan, serta penanganan tugas secara bersamaan, menghambat pencapaian efisiensi maksimum. Tanpa penyesuaian tepat waktu, risiko kelebihan beban akan berdampak negatif pada kualitas pelaksanaan tugas.

Untuk memperbaiki situasi, pertama-tama kita harus mengatasi masalah penerbitan dokumen. Kemudian, kita perlu meninjau dan mengkategorikan dokumen, hanya menerbitkan dokumen yang benar-benar diperlukan, dan mengkonsolidasikan konten yang dapat diintegrasikan untuk menghindari banyaknya dokumen untuk tugas yang sama. Bersamaan dengan itu, kita harus meningkatkan penggunaan buletin komprehensif dan pedoman umum tentang topik tertentu, alih-alih menerbitkan dokumen secara sporadis. Dokumen harus ringkas, jelas tentang tugas dan tanggung jawab, dan menghindari pengulangan atau penafsiran ulang konten yang sudah ada. Selanjutnya, kita perlu memperketat disiplin rapat. Rapat tidak boleh diadakan jika informasi dapat dikomunikasikan secara tertulis; rapat tidak boleh diperpanjang jika isinya sudah jelas. Selama rapat, persiapan konten yang matang sangat diperlukan, mengurangi waktu yang dihabiskan untuk mendengarkan laporan dan meningkatkan waktu untuk diskusi.

Dalam jangka panjang, perlu untuk mempromosikan penerapan teknologi dan membangun platform manajemen kerja terpadu dari tingkat kota hingga tingkat akar rumput. Ketika data saling terhubung dan diperbarui secara real-time, banyak laporan berkala dapat diotomatiskan, sehingga secara signifikan mengurangi beban kerja pelaporan dan rapat di tingkat akar rumput.

Sistem baru hanya dapat berfungsi dengan lancar jika mereka yang menerapkannya tidak kewalahan dengan tugas-tugas yang dapat disederhanakan. Mengurangi beban kerja di tingkat akar rumput juga merupakan cara untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja di tempat-tempat yang secara langsung menerapkan kebijakan.

THU HUONG

Sumber: https://www.sggp.org.vn/giam-tai-cho-co-so-post845358.html