Efektivitas solusi “Lampirkan gambar dengan hyperlink”

QTO - Di Bank Kebijakan Sosial (CSXH) Provinsi Quang Tri, setiap tahun lahir puluhan inisiatif dan solusi praktis yang secara bertahap meningkatkan kualitas, produktivitas, dan efisiensi modal kredit kebijakan. Salah satunya adalah "Solusi penerapan fitur lampiran gambar dengan hyperlink di Microsoft Word untuk mengilustrasikan bukti dalam laporan tentang penanggulangan masalah dan kesalahan yang ada" oleh kelompok penulis Ho Van Quan dan Dao Nhat Khanh Quoc. Ini merupakan solusi penerapan teknologi sederhana namun memberikan manfaat praktis dalam manajemen dan pelaporan internal.

Gagasan untuk meningkatkan proses pelaporan internal ini "dicetuskan" dari praktik kerja Bapak Ho Van Quan, Direktur Kantor Transaksi dan Bapak Dao Nhat Khanh Quoc, Kepala Tim Sintesis, Bank Kebijakan Sosial Huong Hoa.

Diketahui bahwa sejak akhir tahun 2022, Bapak Quoc telah ditugaskan untuk bertanggung jawab atas inspeksi dan pengendalian internal di Bank Kebijakan Sosial Huong Hoa, setelah sebelumnya memperkuat pekerjaannya di Ca Mau . Tugas ini mengharuskan beliau untuk menguasai semua catatan dan dokumen unit tersebut untuk disintesis dan dilaporkan kepada atasan.

Namun, pada kenyataannya, proses pelaporan dan koreksi kesalahan pascainspeksi masih memiliki banyak kekurangan. Meskipun unit telah dengan cepat mengoreksi dan menyimpan gambar pendukung, berkas laporan koreksi dan gambar ilustrasi seringkali dikirim secara terpisah. Hal ini menyebabkan kesulitan yang signifikan bagi pembuat laporan, staf penerima laporan, dan pekerjaan pemantauan serta pengecekan ulang kesalahan yang telah diperbaiki.

“Dari situasi tersebut, baik Bapak Quan maupun saya menyadari bahwa kami membutuhkan solusi untuk mengoptimalkan pengiriman laporan koreksi kesalahan dengan gambar ilustrasi, menciptakan ilmu pengetahuan , logika, dan menerapkan teknologi untuk menghadirkan kemudahan, meningkatkan produktivitas, dan efisiensi kerja,” ungkap Bapak Quoc.

Kelompok penulis bertukar dan berdiskusi tentang fitur inisiatif ini - Foto: TP

Perbedaan utama dari inisiatif ini terletak pada penggunaan fitur melampirkan foto melalui hyperlink, alih-alih menyisipkan foto secara langsung. Metode ini membantu ukuran berkas laporan menjadi ringan, mudah dikirim dan disimpan, namun tetap menjamin visualitas. Pengguna hanya perlu menekan Ctrl + Klik dan "bukti" akan langsung ditampilkan.

Dengan menggunakan fitur lampiran gambar berdasarkan jalur di Microsoft Word, kelompok penulis menyisipkan gambar ilustrasi spesifik untuk setiap item dan konten dengan cara yang paling mudah dilihat, dipahami, diperiksa, dan dilacak. Khususnya, setelah mengoreksi kesalahan, unit menyimpan dokumen Word terpisah dalam folder dengan nama yang mudah diingat. Pada saat yang sama, gambar ilustrasi yang membuktikan koreksi disimpan dalam subfolder di folder yang baru dibuat. Selanjutnya, beri nama gambar dengan cara yang mudah dipahami agar lebih mudah ditemukan dan dilampirkan dalam dokumen laporan.

Pada item yang telah diperbaiki dalam laporan, sorot (pilih) kontennya, lalu klik kanan, pilih "Tautan", pilih gambar ilustrasi di kotak "Lihat", lalu pilih gambar yang sesuai dengan konten yang telah diperbaiki, dan klik "OK". "Setelah selesai, kompres folder yang berisi dokumen laporan dan gambar ilustrasi, lalu kirimkan. Unit penerima akan menyimpannya, mengekstraknya, lalu membuka berkas tersebut dan mengeklik setiap konten dalam laporan untuk melihat gambar terlampir yang sesuai," jelas Bapak Quoc.

Bapak Quan mengatakan bahwa inisiatif ini diimplementasikan oleh kelompok penulis dalam waktu sekitar 1,5 bulan. Setelah diterapkan, inisiatif ini membantu Bank Kebijakan Sosial Huong Hoa memantau proses perbaikan masalah dan kesalahan yang ada secara berurutan, jelas, dan terarah. Dari sana, mudah untuk mengetahui konten mana yang telah diperbaiki dan mana yang belum.

Berkat inisiatif ini, proses penyediaan dokumen pendukung yang dilampirkan pada laporan menjadi ilmiah dan jelas. Penerima laporan yang telah diperbaiki dapat dengan mudah memeriksa "bukti" yang telah diperbaiki, yang berkontribusi pada peningkatan produktivitas dan efisiensi kerja sekitar 40%-50% dibandingkan dengan proses lama. "Tidak hanya di bidang inspeksi dan pengendalian internal, inisiatif ini juga diterapkan di area lain di Bank Kebijakan Sosial Huong Hoa dan telah mencapai hasil yang luar biasa. Ke depannya, kami akan terus mendorong dan memotivasi staf unit untuk berupaya menghasilkan inisiatif yang bermanfaat dan menerapkannya dalam praktik sehingga operasional bank dapat berkembang dari hari ke hari," tegas Bapak Quan.

Tak hanya inisiatif di atas, belakangan ini, berbagai solusi dan inisiatif dari para pejabat dan karyawan Bank Kebijakan Sosial telah lahir dan diterapkan secara luas, membantu Bank Kebijakan Sosial Provinsi beroperasi semakin efektif. Berkat berbagai peningkatan ini, unit ini telah mencapai hasil positif dalam mengimplementasikan target-target penting, seperti: Meningkatkan pertumbuhan saldo kredit, meminimalkan kredit macet dan utang jatuh tempo, serta meningkatkan efektivitas komunikasi dan pengelolaan kelompok simpan pinjam.

Melalui program ini, pinjaman preferensial telah diberikan kepada rumah tangga miskin dan penerima manfaat kebijakan secara tepat waktu dan efektif, mendukung mereka untuk berinvestasi, mengembangkan ekonomi , dan keluar dari kemiskinan secara berkelanjutan. Inisiatif yang baik dan tepat sasaran menciptakan kekuatan pendorong yang kuat, memotivasi para pejabat dan karyawan di seluruh sistem Bank Kebijakan Sosial Provinsi untuk terus berinovasi dan berupaya berkontribusi.

Truc Phuong

Sumber: https://baoquangtri.vn/xa-hoi/202510/hieu-qua-tu-giai-phap-dinh-kem-hinh-anh-bang-sieu-link-ket-ab94b22/