Dilarang keras menyita, memindahtangankan, dan memusnahkan dokumen selama proses restrukturisasi organisasi.

(NLDO) - Serah terima dokumen dan pangkalan data dokumen setelah penataan organisasi dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang kewenangan pengelolaan kearsipan.

Kementerian Dalam Negeri baru saja mengirimkan dokumen kepada Komite Rakyat provinsi dan kotamadya di pusat tentang penguatan pengelolaan dokumen dan arsip dalam proses reorganisasi aparatur sistem politik menurut Kesimpulan No. 127-KL/TW Politbiro.

Sehubungan dengan itu, Kementerian Dalam Negeri meminta kepada Ketua Komisi Pemilihan Umum Provinsi dan Kabupaten/Kota untuk segera mengarahkan pelaksanaan sejumlah tugas mendesak guna memperkuat tata kelola kearsipan dalam proses penataan aparatur pemerintah daerah.

Seluruh dokumen dan pangkalan data dokumen yang terbentuk selama kegiatan instansi dan organisasi wajib dikelola secara terpusat, seragam, dan aman sesuai dengan arsip masing-masing; dokumen dan pangkalan data dokumen suatu instansi atau organisasi wajib dihitung dan dikumpulkan sesuai dengan arsip instansi atau organisasi tersebut.

"Penutupan arsip instansi dan organisasi sejak tanggal penghentian kegiatan. Instansi dan organisasi tidak boleh menerbitkan dokumen administratif di bawah kewenangannya sejak tanggal berlakunya keputusan instansi yang berwenang tentang penggabungan atau penghentian kegiatan" - Dokumen Kementerian Dalam Negeri tersebut dengan jelas menyatakan.

Sebelum dan selama restrukturisasi organisasi, Kementerian Dalam Negeri merekomendasikan agar dokumen dan basis data harus terus dilestarikan di arsip Arsip Sejarah Provinsi dan Arsip Badan (atau lokasi penyimpanan saat ini) unit administratif sebelum restrukturisasi.

Dilarang keras memiliki, memindahkan, dan memusnahkan dokumen dan basis data dokumen secara melawan hukum; tidak diperkenankan merusak atau menghilangkan dokumen dan basis data dokumen selama proses penataan kembali perangkat.

Menurut Kementerian Dalam Negeri, arsip sejarah provinsi bertugas menerima dan berkoordinasi dengan pimpinan instansi, organisasi, dan unit kerja untuk melanjutkan pelestarian di tempat atau pelestarian sementara seluruh dokumen kearsipan dan pangkalan data dokumen di provinsi serta menyerahkan dokumen sesuai kewenangan pengelolaannya kepada instansi, organisasi, dan unit kerja baru setelah penataan aparatur.

Bersamaan dengan itu, serah terima dokumen dan pangkalan data dokumen pasca penataan organisasi dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan tentang kewenangan pengelolaan kearsipan.

Kementerian Dalam Negeri juga meminta agar ketentuan perundang-undangan di bidang tata kelola dan penggunaan stempel serta sertifikat tanda tangan digital dalam rangka pelayanan publik dilaksanakan secara tegas, meliputi: perlindungan rahasia negara, pengamanan informasi, dokumen, dan data dalam pelaksanaan tugas statistik, pengemasan, serah terima, pemeliharaan, dan penggunaan dalam rangka penataan aparatur.

Sumber: https://nld.com.vn/nghiem-cam-chiem-giu-chuyen-giao-huy-tai-lieu-trong-qua-trinh-sap-xep-bo-may-196250320210644217.htm