Dilarang keras menyita, memindahtangankan, dan memusnahkan dokumen selama proses restrukturisasi organisasi.

(NLDO) - Serah terima dokumen dan pangkalan data dokumen setelah penataan organisasi dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang kewenangan pengelolaan kearsipan.

Kementerian Dalam Negeri baru saja mengirimkan dokumen kepada Komite Rakyat provinsi dan kotamadya di pusat tentang penguatan pengelolaan dokumen dan arsip dalam proses reorganisasi aparatur sistem politik menurut Kesimpulan No. 127-KL/TW Politbiro.

Sehubungan dengan itu, Kementerian Dalam Negeri meminta kepada Ketua Komisi Pemilihan Umum Provinsi dan Kabupaten/Kota untuk segera mengarahkan pelaksanaan sejumlah tugas mendesak guna memperkuat tata kelola kearsipan dalam proses penataan aparatur pemerintah daerah.

Semua dokumen dan basis data dokumen yang terbentuk selama kegiatan instansi dan organisasi harus dikelola secara terpusat, seragam, dan aman sesuai dengan arsip masing-masing; dokumen dan basis data dokumen suatu instansi atau organisasi harus disusun secara statistik dan kolektif sesuai dengan arsip instansi atau organisasi tersebut.

"Instansi atau organisasi wajib menutup arsipnya sejak tanggal penghentian kegiatan operasional. Instansi atau organisasi tidak boleh menerbitkan dokumen administratif di bawah kewenangannya sejak tanggal berlakunya keputusan instansi yang berwenang tentang penggabungan atau penghentian kegiatan operasional." - Dokumen Kementerian Dalam Negeri tersebut dengan jelas menyatakan.

Sebelum dan selama restrukturisasi organisasi, Kementerian Dalam Negeri merekomendasikan agar dokumen dan basis data harus terus dilestarikan di arsip Arsip Sejarah Provinsi dan Arsip Badan (atau lokasi penyimpanan saat ini) unit administratif sebelum restrukturisasi.

Dilarang keras melakukan penyitaan, pemindahtanganan, pemusnahan dokumen dan pangkalan data dokumen secara melawan hukum; tidak diperkenankan melakukan pengrusakan atau penghilangan dokumen dan pangkalan data dokumen pada saat proses penyelenggaraan aparatur.

Menurut Kementerian Dalam Negeri, arsip sejarah provinsi bertugas menerima dan berkoordinasi dengan pimpinan instansi, organisasi, dan unit kerja untuk tetap melakukan pelestarian di tempat atau pelestarian sementara seluruh dokumen kearsipan dan pangkalan data dokumen di provinsi serta menyerahkan dokumen sesuai kewenangan pengelolaannya kepada instansi, organisasi, dan unit kerja baru setelah penataan aparatur.

Bersamaan dengan itu, serah terima dokumen dan pangkalan data dokumen pasca penataan organisasi dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan tentang kewenangan pengelolaan kearsipan.

Kementerian Dalam Negeri juga meminta agar peraturan perundang-undangan di bidang tata kelola dan penggunaan stempel serta sertifikat tanda tangan digital bagi jabatan publik khusus dilaksanakan secara ketat; perlindungan rahasia negara, dan jaminan keamanan informasi, dokumen, dan data dalam pelaksanaan tugas statistik, pengemasan, serah terima, pemeliharaan, dan penggunaan dalam proses penataan aparatur.

Sumber: https://nld.com.vn/nghiem-cam-chiem-giu-chuyen-giao-huy-tai-lieu-trong-qua-trinh-sap-xep-bo-may-196250320210644217.htm