Dilarang keras menyita, memindahkan, atau menghancurkan dokumen selama proses restrukturisasi organisasi.

(NLĐO) - Penyerahan dokumen dan basis data dokumen setelah reorganisasi struktur organisasi dilakukan sesuai dengan peraturan hukum kearsipan mengenai kewenangan pengelolaan.

Kementerian Dalam Negeri baru-baru ini mengirimkan dokumen kepada Komite Rakyat provinsi dan kota-kota yang dikelola secara terpusat mengenai penguatan pengelolaan dokumen dan arsip selama proses reorganisasi struktur organisasi sistem politik sesuai dengan Kesimpulan No. 127-KL/TW dari Politbiro.

Oleh karena itu, Kementerian Dalam Negeri meminta Ketua Komite Rakyat provinsi dan kota untuk segera mengarahkan pelaksanaan beberapa tugas mendesak untuk memperkuat pengelolaan dokumen dan pengarsipan selama proses reorganisasi aparatur pemerintahan daerah.

Semua dokumen dan basis data dokumen yang dihasilkan dalam kegiatan lembaga dan organisasi harus dikelola secara terpusat, seragam, dan aman sesuai dengan koleksi arsip masing-masing; dokumen dan basis data dokumen dari setiap lembaga atau organisasi harus dikatalogkan dan disusun sesuai dengan koleksi arsip lembaga atau organisasi tersebut.

"Lembaga atau organisasi tersebut wajib menutup arsipnya sejak tanggal penghentian operasinya. Lembaga atau organisasi tersebut tidak boleh menerbitkan dokumen administratif dalam kewenangannya sejak tanggal berlakunya keputusan otoritas yang berwenang mengenai penggabungan atau penghentian operasi," demikian pernyataan tegas dari dokumen Kementerian Dalam Negeri.

Sebelum dan selama reorganisasi aparatur administrasi, Kementerian Dalam Negeri meminta agar dokumen dan basis data tetap disimpan di arsip arsip sejarah provinsi dan arsip unit administrasi (atau lokasi penyimpanan saat ini) sebelum reorganisasi.

Kepemilikan, pengalihan, atau penghancuran dokumen dan basis data dokumen tanpa izin dilarang keras; merusak atau kehilangan dokumen dan basis data dokumen selama proses restrukturisasi organisasi juga dilarang.

Menurut Kementerian Dalam Negeri, arsip sejarah tingkat provinsi bertanggung jawab untuk menerima dan berkoordinasi dengan kepala lembaga, organisasi, dan unit administrasi untuk terus melestarikan semua dokumen arsip dan basis data dokumen di dalam provinsi, baik di tempat atau sementara di lokasi terpusat, dan menyerahkan dokumen tersebut kepada lembaga, organisasi, dan unit administrasi baru setelah restrukturisasi organisasi, sesuai dengan kewenangan manajemen mereka.

Selain itu, penyerahan dokumen dan basis data dokumen setelah restrukturisasi organisasi dilakukan sesuai dengan peraturan hukum kearsipan mengenai kewenangan pengelolaan.

Kementerian Dalam Negeri juga meminta penerapan ketat peraturan perundang-undangan tentang pengelolaan dan penggunaan stempel resmi dan sertifikat tanda tangan digital; perlindungan rahasia negara dan memastikan keamanan informasi, dokumen, dan data saat melakukan tugas-tugas terkait statistik, pengemasan, penyerahan, penyimpanan, dan penggunaan selama proses reorganisasi struktur organisasi.

Sumber: https://nld.com.vn/nghiem-cam-chiem-giu-chuyen-giao-huy-tai-lieu-trong-qua-trinh-sap-xep-bo-may-196250320210644217.htm