Banyak utilitas untuk individu dan bisnis

Thanh Hoa adalah salah satu provinsi pertama yang menerapkan layanan sertifikasi salinan elektronik dari dokumen asli pada sistem informasi penyelesaian prosedur administrasi provinsi. Ini merupakan langkah maju yang membawa banyak manfaat praktis bagi masyarakat dan pejabat dalam menangani prosedur administrasi, serta berkontribusi dalam mendorong reformasi administrasi, khususnya reformasi prosedur administrasi di provinsi tersebut.

Pejabat Departemen Penerimaan Dokumen dan Pengembalian Hasil Komite Rakyat Distrik Truong Thi (Kota Thanh Hoa) memandu warga untuk melakukan layanan sertifikasi salinan elektronik dari aslinya.

Truong Thi merupakan kelurahan dengan jumlah salinan resmi elektronik terbanyak di antara 34 kelurahan dan komune di Kota Thanh Hoa. Menurut statistik Sistem Informasi Prosedur Administratif Provinsi Thanh Hoa, dari 15 Juni hingga 1 September 2024, kelurahan Truong Thi telah membuat 1.533 salinan resmi elektronik. Dibandingkan dengan salinan kertas, salinan elektronik memberikan banyak manfaat praktis, tidak hanya bagi masyarakat dan pelaku bisnis, tetapi juga bagi otoritas di semua tingkatan. Bapak Nguyen Thanh Trung, seorang pegawai negeri sipil di Komite Rakyat Distrik Truong Thi, mengatakan: "Prosedur untuk mengesahkan salinan elektronik dari dokumen asli tidaklah rumit. Ketika organisasi dan warga menggunakan layanan ini, petugas yang melakukan pengesahan akan memeriksa dokumen asli, mengambil foto elektronik dokumen asli, memasukkan pengesahan salinan dari dokumen asli, dan melakukan tanda tangan digital. Kemudian, dokumen tersebut akan diserahkan kepada otoritas yang berwenang untuk disertifikasi dan diperbarui dalam buku pengesahan. Bagi warga, pengesahan hanya perlu dilakukan sekali, tetapi dapat digunakan berkali-kali. Jika dokumen asli hilang, salinan elektronik tetap berharga dan dapat digunakan dalam jangka waktu lama tanpa perlu diterbitkan ulang, karena salinan elektronik telah tersimpan dalam basis data setiap warga negara di sistem. Bagi pejabat, pegawai negeri sipil, dan pegawai negeri, prosedur administrasi juga lebih mudah karena salinan telah ditandatangani secara digital, sehingga memudahkan pemeriksaan integritas dan keakuratan untuk prosedur selanjutnya."

Sertifikasi salinan elektronik dari dokumen asli dilakukan melalui Sistem Informasi Prosedur Administratif Provinsi Thanh Hoa, sehingga dapat digunakan kapan saja dan di mana saja. Bapak Nguyen Huu Cuong, warga Kota Kim Tan (Thach Thanh) datang untuk mengesahkan paspornya di bagian penerimaan dokumen dan pengiriman hasil di Komite Rakyat Kelurahan Truong Thi dan berkata: "Dengan salinan elektronik yang telah disertifikasi, masyarakat hanya perlu membayar biaya satu kali untuk satu salinan resmi, tetapi dapat digunakan untuk banyak dokumen daring, alih-alih setiap dokumen harus memiliki salinan resmi terpisah seperti sebelumnya. Dengan demikian, akan menghemat banyak tenaga, waktu, dan biaya pelaksanaan; pekerjaan juga diselesaikan lebih cepat, sehingga memberikan kemudahan dan kepuasan bagi masyarakat dan pelaku bisnis dalam menyelesaikan prosedur administratif."

Sejak 1 Juli 2020, seluruh negeri mulai menerapkan layanan sertifikasi salinan elektronik dari dokumen asli pada Portal Layanan Publik Nasional. Setelah provinsi dan kota menyelesaikan sistem informasi penyelesaian prosedur administrasi tingkat provinsi, memastikan kelancaran operasi, Kantor Pemerintah menerbitkan Surat Perintah Resmi No. 6332/VPCP-KSTT tentang penerapan layanan sertifikasi salinan elektronik dari dokumen asli pada sistem informasi penyelesaian prosedur administrasi tingkat provinsi. Dengan demikian, menciptakan kemudahan bagi masyarakat dan pejabat dan pegawai negeri sipil dalam proses implementasi seperti: memungkinkan pembayaran online; menerbitkan salinan elektronik dan kertas secara paralel, di mana salinan elektronik disimpan di gudang manajemen data elektronik organisasi dan individu pada sistem informasi penyelesaian prosedur administrasi provinsi, terhubung dengan gudang manajemen data elektronik Portal Layanan Publik Nasional untuk dibagikan dan digunakan kembali.

Demi memastikan kelancaran dan efektivitas autentikasi salinan elektronik dari dokumen asli, Pusat Layanan Administrasi Publik Provinsi Thanh Hoa telah memperbarui dan menyempurnakan Sistem Informasi Prosedur Administratif Provinsi Thanh Hoa dan berkoordinasi dengan Kantor Pemerintah dan unit terkait untuk mengoperasikan layanan tersebut mulai 17 Juni 2024. Selain itu, pusat layanan ini telah menyelenggarakan pelatihan dan bimbingan profesional bagi pejabat pengadilan Komite Rakyat tingkat distrik dan pejabat pengadilan dan sipil Komite Rakyat tingkat komune di seluruh provinsi. Departemen Kehakiman, kantor pengadilan distrik, kotamadya, dan kotamadya telah melakukan sosialisasi, penyebaran informasi, dan bimbingan kepada tim kader, pegawai negeri sipil, pegawai negeri, masyarakat, dan pelaku usaha untuk secara aktif menerapkannya. Komite Rakyat tingkat komune juga melakukan sosialisasi dalam berbagai bentuk seperti bimbingan langsung; sosialisasi ketika organisasi dan warga datang ke departemen untuk menerima berkas dan mengembalikan hasil prosedur administratif; integrasi melalui pertemuan desa dan kelompok masyarakat; melalui sistem pengeras suara; jejaring sosial...

Dengan partisipasi aktif dan bertanggung jawab dari seluruh tingkatan dan sektor, mulai dari provinsi hingga kecamatan dan kelurahan, sejak 17 Juni 2024 hingga 1 Oktober 2024, Sistem Informasi Prosedur Administratif Provinsi Thanh Hoa telah menghasilkan lebih dari 22.000 hasil sertifikasi salinan elektronik dari aslinya. Penggunaan salinan elektronik merupakan salah satu konten penting untuk menjalankan prosedur administratif di lingkungan elektronik dan merupakan sumber data penting yang menjamin nilai hukum yang dikonversi dari catatan kertas menjadi catatan elektronik untuk melayani organisasi dan warga negara dalam menjalankan prosedur administratif dan layanan publik daring.

Wakil Direktur Pusat Layanan Administrasi Publik Provinsi, Nguyen Tuan Hoa, mengatakan: “Transformasi digital telah digalakkan dari tingkat pusat hingga daerah. Oleh karena itu, sertifikasi salinan elektronik dari dokumen asli sesuai dengan Keputusan Pemerintah No. 45/2020/ND-CP merupakan tren yang tak terelakkan, dan Provinsi Thanh Hoa memimpin dalam penerapannya. Dengan menggunakan salinan elektronik yang telah disertifikasi, masyarakat dan pelaku usaha dapat sepenuhnya melakukan proses administrasi secara daring, yang selama ini telah disediakan dalam lingkungan elektronik, sehingga menghilangkan kebutuhan untuk menyerahkan salinan resmi dan menyerahkan salinan cetak untuk verifikasi dokumen. Hal ini sangat penting dalam menangani prosedur administrasi. Ketika layanan sertifikasi salinan elektronik diterapkan secara intensif, layanan ini akan menjadi "pengungkit" yang membantu Thanh Hoa selangkah lebih dekat dalam proses membangun pemerintahan digital. Oleh karena itu, selain upaya dari semua tingkatan dan sektor, kerja sama masyarakat sangat dibutuhkan agar Thanh Hoa dapat segera mencapai tujuan yang telah ditetapkan.”

Artikel dan foto: Thu Vui

Source: https://baothanhhoa.vn/chung-thuc-ban-sao-dien-tu-tu-ban-chinh-nhieu-tien-ich-cho-nguoi-dan-va-doanh-nghiep-226952.htm