Autenticazione digitale: perché le persone sono ancora titubanti?

A partire dal 1° luglio 2025, sono entrate ufficialmente in vigore la Legge Notarile del 2024 (modificata) e il Decreto 104/2025/ND-CP, che specifica alcune disposizioni e misure per l'attuazione della Legge Notarile, consentendo l'autenticazione elettronica diretta e online.

Ma per molte persone, la notarizzazione elettronica è ancora qualcosa di sconosciuto e... inaffidabile.

L'abitudine di "firmare con firme vere e ricevute vere"

Il signor Dao Duy An, Segretario Generale dell'Associazione Notarile del Vietnam, ha sottolineato che la conversione completa in formato elettronico di circa 8 milioni di documenti autenticati per un periodo di 30 anni, ogni anno, potrebbe far risparmiare alla società centinaia di miliardi di dong in costi di archiviazione e gestione dei documenti cartacei.

Presso l'ufficio notarile di Phung Quan, nel quartiere di Yen Hoa ad Hanoi , alcune persone si stanno facendo autenticare dei documenti. Foto: HH

Inoltre, l'archiviazione elettronica non solo consente di risparmiare sui costi, ma funge anche da strumento per il recupero dei dati, l'analisi, la statistica e l'allerta rischi, supportando le attività di gestione statale. Tuttavia, secondo le osservazioni dei giornalisti del quotidiano HanoiMoi, in molti uffici notarili di Hanoi è ancora molto diffuso il metodo tradizionale di firma con documenti cartacei. Le persone non comprendono ancora o non sono pronte per la notarizzazione elettronica, soprattutto per le transazioni immobiliari.

Presso l'ufficio notarile Phung Quan nel quartiere Yen Hoa di Hanoi, la signora Nguyen Thi Hong, contabile, ha affermato: "Ho sentito parlare di autenticazione digitale, ma continuo a preferire firmare i documenti di persona. Tenere in mano una copia cartacea autenticata con un timbro rosso mi dà ancora molta più sicurezza."

Condividendo lo stesso sentimento, il signor Le Van Binh del quartiere di Ha Dong ha affermato: "Una transazione immobiliare vale miliardi di dong. Se dovessero sorgere rischi tecnici o controversie, il meccanismo per determinare la colpa e la responsabilità con la notarizzazione elettronica non è ancora chiaro. Temo falsificazioni o perdite di dati. Tutto può essere hackerato online, quindi gestire i miei beni online è molto rischioso. Ecco perché non sono ancora disposto a cambiare."

Secondo le statistiche del Dipartimento di Assistenza Legale ( Ministero della Giustizia ), il numero di documenti autenticati elaborati tramite la nuova piattaforma digitale rappresenta meno del 5% del totale delle transazioni a livello nazionale. Sebbene l'infrastruttura tecnica sia sostanzialmente completa, la maggior parte delle persone e molti enti notarili non sono ancora pienamente pronti.

Sono necessari meccanismi per garantire la sicurezza giuridica e la fiducia digitale dei cittadini.

Secondo l'avvocato Le Quang Vinh, la notarizzazione elettronica non è solo una transizione dalla carta a un ambiente online, ma un cambiamento nel metodo di garanzia della sicurezza legale. La fiducia è alla base di ogni transazione. Quando le persone non credono che le firme digitali abbiano lo stesso valore delle firme autografe, non saranno propense a partecipare.

Il signor Le Quang Vinh ha analizzato la situazione, affermando che le firme digitali sono legalmente riconosciute e hanno lo stesso valore delle firme autografe. Tuttavia, la diffusione e la guida al loro utilizzo da parte del pubblico sono ancora limitate. "È necessaria una forte campagna di comunicazione per far capire alle persone che l'autenticazione elettronica è sicura, protetta dalla legge e che i documenti possono essere conservati a lungo termine", ha suggerito.

Inoltre, i riscontri provenienti dagli uffici notarili indicano che in molti Paesi l'autenticazione elettronica è consentita solo dopo l'implementazione di un meccanismo nazionale completo di autenticazione elettronica. In Vietnam, l'infrastruttura per l'identità digitale è ancora in fase di sviluppo e l'infrastruttura per la condivisione dei dati tra le diverse agenzie non è ancora sincronizzata. La verifica elettronica dell'identità e l'integrazione delle informazioni tra carte d'identità, identificazione VNeID e sistema di autenticazione non sono ancora del tutto fluide. Ciò significa che il processo di conferma delle transazioni digitali richiede ancora passaggi manuali, generando diffidenza sia tra i clienti che tra i notai.

Secondo Nguyen Thi Tho, vicepresidente esecutivo dell'Associazione dei notai del Vietnam, per implementare con successo la notarizzazione elettronica, dobbiamo affrontare numerose sfide, tra cui la necessità di un ulteriore miglioramento e allineamento del quadro giuridico con la Legge notarile del 2024, la Legge sulle transazioni elettroniche del 2023 e i relativi documenti; la necessità di un elevato livello di sicurezza informatica e di cybersicurezza nell'infrastruttura tecnica; e la necessità di concentrarsi sulla capacità di accesso tecnologico e sul consenso dei notai e delle organizzazioni di pratica notarile a livello nazionale.

La realtà sopra descritta dimostra che, affinché la notarizzazione elettronica entri realmente a far parte della vita quotidiana, è necessario agire simultaneamente su due fronti: rafforzare l'infrastruttura giuridica e promuovere un cambiamento di mentalità sociale. In primo luogo, è indispensabile completare rapidamente il quadro giuridico per le transazioni notarili elettroniche, in particolare per quanto riguarda i meccanismi di archiviazione, verifica e risoluzione delle controversie. Inoltre, dovrebbero essere introdotte politiche che incoraggino gli studi notarili a investire in piattaforme digitali e a sostenere i costi di mantenimento di un'infrastruttura di sicurezza informatica. Una volta instaurata la "fiducia digitale", i tradizionali sigilli rossi potranno essere gradualmente sostituiti da firme digitali su schermo, più veloci, trasparenti e comunque pienamente valide dal punto di vista legale.

Fonte: https://hanoimoi.vn/cong-chung-so-vi-sao-nguoi-dan-van-con-de-dat-720618.html