La creazione di file elettronici tramite software di gestione di documenti e file di lavoro aiuta Ha Tinh a migliorare la gestione amministrativa e a promuovere il processo di costruzione di un governo elettronico.
Storicamente, i documenti cartacei autenticati dalle firme e dai sigilli delle autorità competenti sono stati considerati legalmente validi e utilizzati per il funzionamento, la direzione e le transazioni degli enti amministrativi statali. Il Ministero degli Affari Interni ha inoltre consigliato al Comitato Popolare Provinciale di emanare numerose direttive e linee guida sulla gestione e la creazione di fascicoli cartacei.
Tuttavia, l'attuazione delle procedure tradizionali di conservazione e archiviazione dei documenti in alcune agenzie e unità non è ancora conforme alle normative vigenti, ad esempio: i documenti non vengono archiviati completamente, rimangono non elaborati e non sono stati raccolti, organizzati o valutati in base al loro valore... Sulla base di questa realtà, nel 2021 la provincia di Ha Tinh ha avviato un progetto pilota per la creazione di archivi elettronici utilizzando un software di gestione dei documenti e dei file di lavoro.
La creazione di archivi elettronici agevolerà il lavoro dei funzionari e dei dipendenti pubblici nella gestione delle procedure amministrative.
Secondo Mai Truong Sinh, vicedirettrice del Dipartimento degli Affari Interni e ideatrice dell'iniziativa: "La creazione e l'archiviazione di file elettronici rappresenta un nuovo tipo di sistema, molto diverso dalla tradizionale creazione di documenti cartacei. I documenti vengono creati su dispositivi elettronici o digitalizzati da documenti presenti su altri supporti di memorizzazione. Grazie alla funzione di creazione file integrata nel sistema di gestione documentale, i documenti digitali possono essere creati automaticamente in un ambiente di rete."
Secondo le valutazioni, Ha Tinh è una delle località all'avanguardia nell'implementazione della creazione di archivi elettronici e della digitalizzazione dei documenti elettronici, nonché nell'organizzazione dell'utilizzo dei documenti per l'efficace erogazione, sia parziale che completa, dei servizi pubblici online.
I documenti vengono creati online con un processo semplice e senza intoppi, riducendo il consumo di carta.
Nel 2021, la provincia di Ha Tinh ha sperimentato il sistema in 6 unità a livello provinciale (l'Ufficio del Comitato popolare provinciale, il Dipartimento degli affari interni, il Dipartimento delle finanze, il Dipartimento dell'informazione e delle comunicazioni, il Dipartimento della scienza e della tecnologia e il Dipartimento di giustizia) e 3 unità a livello distrettuale (il Comitato popolare della città di Ha Tinh, il distretto di Cam Xuyen e il distretto di Thach Ha), con la conseguente creazione di 3.231 fascicoli elettronici.
Entro il 2022, la creazione di fascicoli elettronici tramite il software di gestione documentale era stata implementata in tutti i dipartimenti e le agenzie provinciali, nonché nei Comitati Popolari di distretti, città e comuni. Il numero totale di fascicoli creati in queste unità e località superava i 51.600, di cui oltre 13.000 erano stati completati. Nel 2023, Ha Tinh ha continuato a implementare con forza la creazione di fascicoli elettronici tramite il software di gestione documentale, con l'obiettivo di garantire la creazione del 90% dei fascicoli a livello provinciale, dell'80% a livello distrettuale e del 30% a livello comunale (esclusi i fascicoli classificati come segreti di Stato o contenenti documenti complessi).
In pratica, la creazione di archivi elettronici si è dimostrata in grado di offrire numerosi vantaggi alla gestione statale, promuovendo la riforma amministrativa e migliorando l'efficienza della gestione e dell'archiviazione dei documenti.
La creazione di archivi elettronici contribuirà ad accelerare il processo di ricerca ed elaborazione dei documenti.
La signora Ho Thi Niem, specialista del Dipartimento per la Riforma Amministrativa e l'Archiviazione Documentale (Dipartimento degli Affari Interni), ha dichiarato: "Dall'introduzione della creazione di file elettronici nel software di gestione del lavoro, il primo vantaggio è stata una significativa riduzione della quantità di documenti cartacei utilizzati in precedenza. Inoltre, la creazione di file online rende più rapida ed efficiente la ricerca e l'elaborazione di informazioni e documenti. Anche la modifica dei documenti risulta più semplice e veloce, poiché non si perde più tempo a stampare ripetutamente documenti cartacei per ottenere riscontri dai vari dipartimenti. Infine, i file elettronici riducono anche il rischio di smarrimento dei documenti, un problema più frequente con i documenti cartacei."
Un ulteriore vantaggio della creazione di registri elettronici sul software di gestione del lavoro è che, quando i documenti elettronici vengono diffusi, tutti i dipendenti pubblici e i funzionari possono partecipare all'elaborazione e alla risoluzione dei documenti all'interno dello stesso sistema. Ciò garantisce un'elaborazione dei documenti fluida e coerente. D'altro canto, aiuta i responsabili di agenzie e unità a gestire il processo di consulenza e di gestione del lavoro di ciascun dipendente pubblico e funzionario a cui viene assegnato un compito.
Il Dipartimento sta implementando la creazione di file elettronici sul software di gestione dei documenti e dei fascicoli di lavoro per tutti i 216 comuni, distretti e città della provincia attraverso un approccio di formazione pratica. L'unità ha anche pubblicato un documento che guida il processo di creazione di file elettronici sul software di gestione dei fascicoli di lavoro, con contenuti chiave che includono: il processo di redazione e firma di documenti elettronici; il processo di inserimento del catalogo dei file dell'ente nel software di gestione dei documenti e dei fascicoli di lavoro; e il processo di creazione di file elettronici sul software di gestione dei documenti e dei fascicoli di lavoro. Si può affermare che la creazione di file elettronici è piuttosto complessa, ma nel processo di costruzione dell'e-government e del governo digitale, questo è un requisito essenziale.
Il signor Mai Truong Sinh
Vicedirettore del Dipartimento degli Affari Interni
Phuc Quang - Mai Hoang
Fonte
![[Foto] Il Segretario Generale e Presidente To Lam presiede una riunione sui preparativi per la revisione del primo anno di funzionamento del sistema di governo a tre livelli.](https://vphoto.vietnam.vn/thumb/1200x675/vietnam/resource/IMAGE/2026/06/02/1780391821195_a1-bnd-4595-9717-jpg.webp)
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