Vantaggi della digitalizzazione dei dati dell'anagrafe civile

Il sistema elettronico di registrazione e gestione dello stato civile non solo ha agevolato i cittadini, ma ha anche migliorato l'efficienza della gestione statale dello stato civile. Grazie a questa comodità, gli uffici di stato civile di livello superiore possono facilmente ispezionare e monitorare le attività degli uffici di livello inferiore, individuando e correggendo tempestivamente eventuali errori nel processo di registrazione.

Puntare alla soddisfazione dei cittadini.

A metà agosto 2025, il signor Nguyen Van Tam, residente nel villaggio 1, comune di Long Phu, città di Can Tho , si è recato presso il Centro Servizi Amministrativi Pubblici del comune per richiedere una rettifica del suo certificato di stato civile. Ha portato con sé solo i documenti di identità originali e ha compilato un modulo fornitogli dall'ufficiale addetto alla giustizia e all'anagrafe del comune; la procedura è durata circa 15 minuti. Il signor Tam ha affermato con soddisfazione: "Il personale è stato molto disponibile e mi ha guidato con entusiasmo, il loro lavoro è stato rapido ed efficiente e mi hanno aiutato a completare la mia richiesta di rettifica del certificato di stato civile".

I dati elettronici dello stato civile riducono il carico di lavoro dei funzionari del Ministero della Giustizia e dell'Anagrafe. Foto: Kim Ngoc.

Anche il signor Nguyen Thanh Duy, residente nella frazione di Bung Thum, comune di Long Phu, ha recentemente risolto la sua procedura di riconoscimento di paternità. Grazie al sistema elettronico di registrazione civile, invece di dover perdere tempo a cercare tra documenti cartacei per la verifica, i funzionari dell'Ufficio Giustizia e Anagrafe del comune hanno semplicemente dovuto accedere al Sistema Elettronico di Registrazione e Gestione Civile per consultare le informazioni di registrazione civile del signor Duy ed elaborare la richiesta; ha ricevuto i risultati poco dopo…

Dal 1° luglio 2025 ad oggi, il Centro Servizi Amministrativi Pubblici del Comune di Long Phu ha ricevuto 204 domande, di cui 177 online e 27 di persona e tramite posta. Il Centro ha elaborato 203 domande in anticipo rispetto ai tempi previsti, mentre 1 domanda è ancora in fase di elaborazione.

Il signor Ho Quoc Hung, vicepresidente del Comitato popolare del Comune di Long Phu e direttore del Centro servizi amministrativi pubblici del Comune, ha dichiarato: "Il Comune ha massimizzato l'applicazione delle tecnologie informatiche e l'utilizzo del sistema elettronico di registrazione e gestione dello stato civile. Inoltre, il Comitato popolare del Comune ha affisso presso il Centro i regolamenti relativi allo stato civile per le questioni di competenza del Comune. Gli ufficiali dello stato civile agiscono sempre nell'ambito delle proprie competenze e nel rispetto delle procedure previste dalla legge, senza arrecare disturbo o disagio ai cittadini."

Nel distretto di O Mon, anche il processo di ricezione e gestione dei documenti amministrativi relativi allo stato civile ha registrato molti cambiamenti positivi, riscuotendo un ampio consenso tra i cittadini. Il signor Nguyen Cong Chanh, funzionario dello stato civile presso il Comitato popolare del distretto, ha dichiarato: "Attualmente, i dati dello stato civile sono digitalizzati, quindi non dedichiamo molto tempo alle verifiche e il processo di ricezione e gestione dei documenti amministrativi relativi allo stato civile per i cittadini è rapido".

Migliorare la qualità dei servizi pubblici

In passato, la gestione dello stato civile in città si basava principalmente sull'archiviazione delle informazioni in registri cartacei. Sebbene questo metodo garantisse la conservazione dei dati originali e la riservatezza, comportava un volume enorme di documenti e fascicoli di stato civile. Ogni anno, l'ufficio di stato civile doveva aprire nuovi registri di nascita, di matrimonio, di morte, di adozione e di tutela. Inoltre, esistevano fascicoli e documenti separati per ogni tipo di atto di stato civile, come ad esempio i fascicoli di nascita che richiedevano certificati di nascita e moduli di registrazione; e i fascicoli di matrimonio che richiedevano moduli di registrazione di matrimonio e certificati di stato civile. Ogni evento di stato civile veniva registrato in un registro separato, il che comportava la dispersione e la difficoltà di reperire i singoli dati.

I residenti registrano il proprio stato civile presso il Centro dei Servizi Amministrativi Pubblici del quartiere di O Mon. Foto: Chan Hung

Il sistema elettronico di registrazione e gestione dello stato civile costituisce il fondamento del database elettronico dello stato civile, e comprende software di registrazione e gestione, nonché altri software applicativi e di servizio progettati e sviluppati dal Ministero della Giustizia . Secondo il Dipartimento di Giustizia della città di Can Tho, questo software fornisce agli enti gli strumenti per registrare, gestire, aggiornare, digitalizzare, standardizzare e amministrare i dati dello stato civile, nonché per utilizzare efficacemente il database elettronico dello stato civile.

Secondo le normative vigenti, l'ufficio di stato civile utilizza il Sistema elettronico di gestione e registrazione anagrafica per aggiornare le informazioni contenute nel database elettronico di stato civile, tra cui: le informazioni di stato civile delle persone fisiche e quelle dei loro genitori, coniuge o partner in caso di modifiche dovute a (matrimonio, modifiche, correzioni, aggiunte, rideterminazione dell'etnia, riconoscimento della paternità, tutela, adozione, registrazione del decesso); la registrazione nel registro di stato civile delle modifiche apportate in seguito a sentenze e decisioni di enti statali competenti; e la registrazione nel registro di stato civile delle questioni di stato civile dei cittadini vietnamiti risolte dalle autorità competenti di paesi stranieri.

Secondo la signora Nguyen Thi Phuong Thu, responsabile del Dipartimento di supporto amministrativo e giudiziario del Dipartimento di Giustizia della città, l'implementazione del Sistema elettronico di registrazione e gestione dello stato civile riduce significativamente il tempo impiegato dagli ufficiali dello stato civile a livello locale per la compilazione periodica dei registri statistici. Con pochi clic sul software, è possibile accedere a dati specifici, anziché dover contare manualmente ogni pagina del registro. Per quanto riguarda le funzionalità, la ricerca, la stampa e le impostazioni dei parametri del Sistema elettronico di registrazione e gestione dello stato civile funzionano in modo molto efficiente, rapido e preciso. Il software offre anche una notevole flessibilità; in particolare, gli ufficiali dello stato civile possono inserire le informazioni relative all'elaborazione delle pratiche di stato civile dei cittadini in una bozza, per poi verificarne l'accuratezza prima di trasferirla all'archivio ufficiale. Quando il Sistema elettronico di registrazione e gestione dello stato civile sarà implementato a livello nazionale, i cittadini potranno richiedere copie dei propri documenti ovunque si trovino, indipendentemente dai confini amministrativi.

L'applicazione del Sistema Elettronico di Registrazione e Gestione Civile ha risposto all'esigenza di un accesso e di una condivisione tempestivi e accurati dei dati di stato civile. A seconda delle loro competenze, enti e dipartimenti possono accedere e utilizzare i dati di stato civile dei cittadini per attività specifiche, contribuendo alla semplificazione delle procedure amministrative, al miglioramento della qualità dei servizi pubblici, a una gestione più efficiente dello Stato e al risparmio di costi per i cittadini, eliminando la necessità di recarsi più volte in diverse sedi.

L'implementazione di una banca dati elettronica per l'anagrafe riveste un ruolo cruciale nella creazione di una fonte di dati demografici completa, accurata ed esaustiva. Ciò, a sua volta, aumenta l'accesso dei cittadini ai servizi di assistenza sociale, come l'istruzione e la sanità, e promuove l'attuazione delle politiche di sviluppo locale.

La digitalizzazione dei dati di stato civile non è solo un passo strategico nel percorso di trasformazione digitale del Paese, ma apporta anche vantaggi concreti sia ai cittadini che agli enti pubblici. Rappresenta un fondamento cruciale per la costruzione dell'e-government, il miglioramento dell'efficienza amministrativa e l'innalzamento della qualità dei servizi pubblici. La città di Can Tho si impegna costantemente nella digitalizzazione e nel completamento dei propri dati di stato civile, contribuendo allo sviluppo sostenibile del Paese nell'era digitale.

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Fonte: https://baocantho.com.vn/tien-ich-tu-viec-so-hoa-du-lieu-ho-tich-a189795.html