Da un sistema "tutto in uno" a un sistema "senza personale".

VHO - Uffici ridondanti a seguito di fusioni e razionalizzazioni, il trasferimento di apparati amministrativi statali dopo la ristrutturazione... sono problematiche urgenti per gli enti locali. Una soluzione in fase di valutazione è l'applicazione delle tecnologie digitali agli uffici amministrativi, un'esigenza di lunga data la cui attuazione è stata finora lenta.

Servizi pubblici… senza personale.

Un centro servizi unico per la pubblica amministrazione può eliminare la necessità di personale in loco semplicemente installando schermi di computer e software di intelligenza artificiale.

Quando cittadini e aziende devono espletare procedure amministrative, è sufficiente che presentino i propri documenti di identità tramite uno scanner e il software basato sull'intelligenza artificiale li riconoscerà per procedere con le procedure di registrazione, richiedere la scansione di documenti pertinenti, ecc.

Questo processo di controllo prevede la ricezione delle richieste dei cittadini e lo svolgimento di verifiche successive; i cittadini devono solo confermare le proprie dichiarazioni e assumersene la responsabilità.

Il signor Luong Ngoc Tuan, esperto di tecnologie dell'informazione (IT) e trasformazione digitale a Ho Chi Minh City, ha affermato che questo passaggio, che prevede l'utilizzo dell'intelligenza artificiale, risolve sostanzialmente il 60% delle esigenze procedurali delle persone.

I cittadini scansionano i codici QR per pagare le tariffe relative alle procedure amministrative presso il centro servizi "a sportello unico".

Solo le procedure complesse, quelle che presentano documenti mancanti o che richiedono la certificazione da parte di specialisti del dipartimento richiederanno un contatto telefonico o tramite SMS con il responsabile. Infine, se la questione risulta troppo complessa, lo specialista incaricato fisserà un appuntamento con il cittadino.

Le operazioni amministrative supportate dall'intelligenza artificiale risulteranno molto più snelle ed efficienti, evitando gli aspetti negativi della comunicazione faccia a faccia. Anche gli uffici dei servizi pubblici ridurranno significativamente il loro carico di lavoro, diventando uffici "senza intervento umano" e abbassando così notevolmente i costi.

"Ora che il contesto è diverso, le agenzie amministrative dovrebbero riconsiderare la questione. Potrebbero applicare l'intelligenza artificiale a un livello più elevato, integrando più software nei servizi di cui le persone usufruiscono, come gli abbonamenti alla TV via cavo e i pacchetti internet in fibra ottica, in modo che le persone possano registrarsi e completare le procedure amministrative da casa", ha affermato Luong Ngoc Tuan.

Secondo il team di consulenza tecnologica dell'Unione Giovanile di Ho Chi Minh City, le soluzioni di intelligenza artificiale sono un requisito essenziale nel processo di trasformazione digitale degli uffici governativi.

Le amministrazioni provinciali e cittadine devono affrontare la digitalizzazione da questa prospettiva, implementando applicazioni di intelligenza artificiale intelligenti per ridurre i tempi procedurali, minimizzare i controlli e le verifiche ridondanti e, soprattutto, ridurre i disagi per i cittadini che non ricevono un supporto adeguato.

I servizi pubblici automatizzati rappresentano un modo per snellire le procedure amministrative e aumentare l'iniziativa e l'autonomia dei cittadini; in caso di dubbi, i cittadini possono integrare questi servizi con l'utilizzo di servizi di supporto privati.

Migliorare l'efficienza dei servizi offerti al pubblico.

Secondo i consulenti, oggigiorno un gran numero di persone, soprattutto nelle aree urbane, possiede uno smartphone, strumento che consente una facile interazione con l'intelligenza artificiale.

Pertanto, grazie a politiche che incoraggiano e guidano l'utilizzo di applicazioni di intelligenza artificiale integrate nei software di gestione amministrativa tramite telefoni cellulari, le persone si adatteranno molto rapidamente all'ambiente digitale dei servizi pubblici.

In particolare, grazie alla politica di promozione della responsabilità civica dei cittadini, attraverso il potenziamento della verifica dell'identità con la carta d'identità nazionale, disposta dal Governo centrale, le responsabilità e gli obblighi dei cittadini diventano sempre più trasparenti.

L'emergere di uffici "senza personale" con l'implementazione della tecnologia digitale consente un ulteriore risparmio di tempo e fatica, eliminando la necessità di "dimostrare la propria competenza" alle autorità e migliorando così in modo significativo l'efficienza della gestione statale.

Analogamente, per le imprese, la digitalizzazione tramite l'integrazione dell'IA ridurrà i tempi necessari per le procedure di registrazione, che prevedono principalmente l'autodichiarazione e l'assunzione di responsabilità per le proprie attività commerciali e di investimento nei confronti delle autorità e della legge.

Le imprese passeranno quindi dall'attendere passivamente le licenze e i permessi dalle autorità a registrarsi in modo proattivo e a svolgere le proprie attività commerciali.

Le attività di investimento delle imprese diventeranno più trasparenti, soprattutto per quanto riguarda gli obblighi fiscali e la responsabilità sociale. I dipartimenti delle risorse umane all'interno delle aziende, come la contabilità e il controllo di gestione, diventeranno sempre più snelli ed efficienti.

Secondo il signor Luong Ngoc Tuan, il principale ostacolo alla digitalizzazione e al progresso dell'applicazione dell'intelligenza artificiale negli uffici amministrativi odierni risiede nella capacità del personale e dei dipendenti pubblici di stare al passo con i tempi.

Questa problematica viene di fatto promossa dal governo centrale attraverso politiche quali la semplificazione dell'amministrazione, l'accorpamento delle località e il rafforzamento dello status delle unità amministrative di base.

Pertanto, i dipendenti pubblici a livello provinciale, comunale e ministeriale devono riconoscere chiaramente la propria responsabilità di studiare e migliorarsi costantemente, e cambiare radicalmente la propria mentalità, passando da una gestione al servizio.

Quando questo spirito sarà pienamente compreso, l'apparato amministrativo a livello locale cambierà, diventando più snello e flessibile, pur rimanendo strettamente allineato alle specifiche esigenze di intervento e operando a beneficio della popolazione.

Una volta che la tecnologia digitale si sarà diffusa nell'apparato amministrativo, gli uffici governativi non saranno più confinati nelle loro sedi centrali, né si atterranno rigidamente alla regola delle "8 ore d'oro". Al contrario, saranno proattivi e flessibili, garantendo che ogni persona svolga i propri compiti al meglio per servire i cittadini. Questo è il criterio fondamentale per la razionalizzazione amministrativa.

Fonte: https://baovanhoa.vn/nhip-song-so/tu-mot-cua-den-khong-nguoi-145482.html