박닌성, 전자정부 서비스 위한 '디지털 지식 창고' 구축

일러스트 사진.

디지털 지식 저장소 구축, 문서 가치 보존

박닌성 내무부는 2022년부터 2024년까지 컨설팅 기관과 협력하여 전자 기록 관리(Electronic Archive Management) 소프트웨어를 구축했습니다. 이 소프트웨어는 데이터 입력, 검색, 접근 권한 부여, 변경 사항 모니터링 등 주요 기능을 완벽하게 구현했습니다.

현재까지 31,300여 건의 파일, 즉 A4 용지 330만 장에 해당하는 문서가 디지털화되었습니다. 이 문서들은 주로 1948년부터 2014년까지 성(省) 인민위원회와 각 부처 및 지부의 지시 및 행정 문서입니다.

현재까지 이 시스템은 실질적인 적용 효과를 입증했습니다. 과거에는 개인 프로필, 행정 결정, 대학원생 데이터를 검색하는 데 종이 문서 보관소에서 몇 시간씩 검색해야 했지만, 이제 이 시스템은 몇 개의 키워드와 몇 분의 작업만으로 정확하고 완전하며 법적으로 유효한 결과를 제공합니다. 디지털 기술은 기존 방식 대비 검색 시간을 20~30배 단축하는 데 도움이 되었습니다. 또한, 저장 시스템은 접근 제어, 사용자 권한 부여, 변경 내역 기록을 통해 보안을 강화합니다. 덕분에 이 시스템은 매년 평균 100만 명 이상의 사용자와 1,500건 이상의 온라인 프로필 악용 사례를 기록하고 있습니다.

문서 보관 분야의 디지털 전환 프로젝트는 "전통적인 보관" 방식에서 "현대적인 지식 관리" 시스템으로의 중요한 진전을 보여줍니다. 박닌 역사 기록관 1호는 별도의 문서 저장소를 유지하는 대신, 연계된 데이터 생태계를 구축했습니다. 이 시스템에서는 문서, 결의안, 공식 문서, 공무원 기록 등의 문서에 시간 요소, 발급 기관, 분야 및 주제를 기반으로 태그를 지정하고 연결합니다. "지식 아카이브"를 구축함으로써 사용자는 특정 맥락에서 정보에 접근할 수 있으며, 이를 통해 행정, 연구, 교육 , 문화, 법률 등 다양한 목적에 데이터를 적용하고 분석 및 통계 역량을 향상시킬 수 있습니다.

2025~2029년 기간 동안의 과제 및 확장 계획

과학기술소통센터에 따르면, 많은 주목할 만한 성과에도 불구하고 디지털화 과정은 여전히 많은 어려움에 직면해 있습니다. 일부 문서는 수십 년 된 오래된 문서이거나 심각하게 손상되어 데이터 스캐닝, 식별 및 수정이 어렵습니다. 또한, 많은 문서의 요약본이 부족하거나 형식이 일관되지 않아 업무 처리에 시간이 많이 소요되는 부담을 안겨줍니다. 현행 규정에 따른 디지털화 제품의 승인, 평가 및 승인 절차가 장기화되어 구현 진행에 차질을 빚고 있습니다. 또한, 과학기술부 저장 서버의 전송 문제로 인해 데이터 활용이 일시적으로 중단되는 경우도 있습니다. 2020년 말 기준, 디지털화 문서 비율은 창고에 보관된 전체 문서의 약 75%에 불과하며, 매년 새로운 문서가 계속 접수되고 있습니다.

이러한 단점을 극복하고 규모를 지속적으로 확대하기 위해 박닌성 인민위원회는 "2025년부터 2029년까지 성 역사 기록 보관소 문서 디지털화" 프로젝트를 승인했습니다. 이 프로젝트는 약 230억 VND(약 230억 동)의 예산이 투입될 예정이며, 성 인민위원회와 각 부처 및 지부의 행정 문서 380만 페이지를 추가로 디지털화하는 것을 목표로 합니다. 이는 성 전체의 디지털 행정 데이터웨어하우스를 완성하고 "전자 정부 - 전자 저장소 - 전자 시민 서비스" 모델에 더욱 가까워지는 중요한 단계입니다.

내무부는 이 프로젝트 시행의 주도 기관으로서 관련 기관 및 부서와 협력하여 데이터의 정확성, 무결성 및 보안을 보장할 것입니다. 박닌 역사문서보관소 1호는 평판 있는 기술 파트너를 선정하고, 디지털화 전문팀을 구성하며, 시민들에게 디지털 데이터 활용 방법을 안내하기 위한 소통을 강화할 것입니다. 2025년 중반까지 박닌 역사문서보관소는 33만 페이지가 넘는 성(省) 인민위원회 및 교육훈련부, 과학기술부 문서의 디지털화를 완료하여 다음 단계를 위한 탄탄한 기반을 마련했습니다.

스마트 정부 구축

박닌 모델은 디지털 저장 인프라와 다층 분산 보안을 통합한 것이 특징입니다. 이 시스템은 빠른 데이터 검색을 지원할 뿐만 아니라 접근 로그 추적, 이상 감지, 원본 데이터 보호 기능까지 완벽하게 갖추고 있습니다. 이는 정부가 2030년까지 국가 데이터 전략을 추진하고 지방 자치 단체에 저장 모델을 "문서 보관"에서 "데이터 자산 관리"로 전환하도록 요구하는 상황에서 중요한 요소입니다.

박닌성은 역사적 데이터를 미래의 귀중한 자원으로 전환한다는 목표로 스마트 저장 모델을 구축하고 있습니다. 역사적 문서가 디지털화, 연결 및 보안되면 행정 업무뿐 아니라 분석, 예측, 정책 연구 및 지역 역사 교육 분야의 응용을 위한 탄탄한 기반을 마련할 수 있습니다.

히엔 타오

출처: https://doanhnghiepvn.vn/chuyen-doi-so/bac-ninh-tao-kho-tri-thuc-so-phuc-vu-chinh-quyen-dien-tu/20251022042704967