Pendigitalan Data: Meningkatkan nilai utiliti, keselamatan dan pengetahuan Bac Ninh

Pendigitalan data bukan sahaja cerita tentang mengubah kaedah penyimpanan, tetapi juga langkah strategik ke hadapan dalam pengurusan pengetahuan kerajaan moden. Di Bac Ninh, pendigitalan arkib sejarah membawa hasil yang jelas: lebih daripada 3.6 juta halaman dokumen telah ditukar kepada data elektronik, membantu orang dan organisasi mencari dengan mudah, mengurangkan masa pemprosesan berpuluh-puluh kali, sambil meningkatkan keselamatan dan nilai undang-undang. Daripada arkib kertas yang besar, Bac Ninh telah mencipta "gudang pengetahuan digital" - platform untuk memberi perkhidmatan kepada e-kerajaan, ekonomi digital dan masyarakat digital dalam era digital.

Jika dahulu, mencari rekod peribadi, keputusan pentadbiran atau data pelajar siswazah mengambil masa berjam-jam mencari melalui gudang kertas, kini hanya memerlukan beberapa kata kunci dan beberapa minit operasi untuk sistem mengembalikan hasil yang tepat, lengkap dan sah dari segi undang-undang. Kes Cik Nguyen Thi Thu Huong, seorang guru di Sekolah Menengah Ngo Si Lien, adalah contoh biasa: Dengan arahan carian "Keputusan untuk menamatkan latihan Cik Nguyen Thi Thu Huong", fail dari 1993 telah diambil dalam masa kurang daripada tiga minit. Atau seperti Cikgu Pham Thi Ngoc Ha, seorang guru di Sekolah Menengah Ngoc Son, dengan mudah menemui senarai graduan dari 1969-1985 hanya dalam beberapa operasi pencarian.

Dari 2022 hingga 2024, Jabatan Hal Ehwal Dalam Negeri Bac Ninh telah menyelaraskan dengan unit perunding untuk menggunakan perisian Pengurusan Arkib Elektronik, menyempurnakan kemasukan data, carian, kebenaran capaian dan perubahan ciri pemantauan. Lebih daripada 31,300 rekod, bersamaan dengan 3.3 juta halaman dokumen A4, telah didigitalkan, terutamanya dokumen arahan dan pentadbiran Jawatankuasa Rakyat Wilayah dan jabatan dan cawangan dalam tempoh 1948-2014. Setiap tahun, purata lebih daripada satu juta pembaca mengakses sistem, dengan 1,500 eksploitasi fail dalam talian, menunjukkan keberkesanan aplikasi praktikal arkib elektronik.

Menurut Encik Dang Quang Son, Pengarah Pusat Arkib Sejarah Bac Ninh No. 1, teknologi digital membantu memendekkan masa carian sebanyak 20-30 kali berbanding sebelum ini, sambil memastikan keselamatan berkat kawalan akses, kebenaran pengguna dan rakaman sejarah perubahan. "Setiap dokumen yang ditemui bukan sahaja dokumen pentadbiran, tetapi juga sebahagian daripada ingatan yang terpelihara, nilai undang-undang yang dipulihkan dan bukti keberkesanan transformasi digital," En. Son menekankan.

Membina asas pengetahuan digital – memelihara nilai

Projek untuk mendigitalkan dokumen arkib bukan sahaja untuk menambah baik kaedah kerja tetapi juga untuk mengubah model daripada "arkib tradisional" kepada "pengurusan pengetahuan moden". Daripada gudang dokumen yang berasingan, Pusat Arkib Sejarah Bac Ninh No. 1 telah membentuk ekosistem data yang saling berkaitan, di mana setiap dokumen, resolusi, penghantaran rasmi dan fail penjawat awam ditanda dan dikaitkan mengikut masa, agensi yang mengeluarkan, bidang dan topik. Membina "Arkib Pengetahuan" membantu pengguna mengeksploitasi maklumat dalam konteks, membuka keupayaan untuk menganalisis, menyusun statistik dan menggunakan data untuk pelbagai tujuan: pentadbiran, penyelidikan, pendidikan , budaya dan undang-undang.

Bagaimanapun, perjalanan pendigitalan juga menghadapi banyak cabaran. Sesetengah dokumen berumur sehingga beberapa dekad, dan keadaan fizikalnya merosot, menyukarkan pengimbasan, pengenalan dan pembetulan data. Banyak dokumen tidak mempunyai ringkasan, dan formatnya tidak bersatu, memerlukan pemprosesan perniagaan yang memakan masa. Selain itu, kelulusan proses, penilaian dan penerimaan produk digital mengikut peraturan semasa juga mengambil masa yang lama, menjejaskan kemajuan. Sebaliknya, kerana pelayan storan terletak di Jabatan Sains dan Teknologi, apabila talian penghantaran mengalami masalah, eksploitasi terganggu buat sementara waktu. Sehingga kini, kadar dokumen didigitalkan hanya mencecah kira-kira 75% daripada jumlah dokumen yang disimpan di gudang (sehingga 2020), manakala setiap tahun Pusat masih menerima sejumlah besar dokumen baharu.

Untuk mengatasi had ini dan terus mengembangkan skala, Jawatankuasa Rakyat wilayah Bac Ninh telah meluluskan Projek "Mendigitalkan dokumen di Arkib Sejarah Wilayah untuk tempoh 2025-2029" dengan jumlah belanjawan kira-kira 23 bilion VND, bertujuan untuk mendigitalkan 3.8 juta muka surat A4 tambahan bagi dokumen pentadbiran dan cawangan Jabatan Wilayah. Ini adalah langkah penting untuk melengkapkan keseluruhan gudang data pentadbiran digital wilayah itu, bergerak ke arah model "Kerajaan elektronik - storan elektronik - berkhidmat untuk warga elektronik."

Mengikut perancangan, Jabatan Dalam Negeri akan menerajui pelaksanaan dan penyelarasan dengan agensi dan unit berkaitan bagi memastikan ketepatan, kesempurnaan dan keselamatan data. Pusat Arkib Sejarah Bac Ninh No. 1 bertanggungjawab untuk memilih rakan kongsi teknologi yang bereputasi, menganjurkan pasukan pendigitalan khusus, dan mempromosikan komunikasi untuk membimbing rakyat dalam mengeksploitasi data digital. Menjelang pertengahan 2025, Pusat telah mendigitalkan lebih 330,000 muka surat dokumen Jawatankuasa Rakyat Wilayah dan Jabatan Pendidikan & Latihan, Sains & Teknologi, mewujudkan premis untuk fasa seterusnya.

Kemuncak model Bac Ninh ialah penyepaduan infrastruktur storan digital dengan keselamatan terdesentralisasi berbilang lapisan. Sistem ini bukan sahaja membenarkan carian pantas tetapi juga menjejaki log akses, mengesan keabnormalan dan benar-benar melindungi data asal. Ini adalah kriteria penting dalam konteks Kerajaan yang mempromosikan Strategi Data Nasional hingga 2030, yang memerlukan lokaliti untuk mengubah model storan daripada "menyimpan dokumen" kepada "pengurusan aset data".

Daripada perspektif yang lebih luas, Bac Ninh sedang membentuk model storan pintar di mana data masa lalu menjadi sumber untuk masa hadapan. Apabila dokumen sejarah didigitalkan, dipautkan dan dilindungi, ia bukan sahaja berfungsi sebagai kerja pentadbiran, tetapi juga mewujudkan asas untuk aplikasi analisis, ramalan, penyelidikan dasar dan pendidikan sejarah tempatan.

Secara keseluruhannya, projek pendigitalan arkib Bac Ninh menunjukkan pendekatan yang mampan kepada transformasi digital, bukan sahaja "menukar kertas kepada data", tetapi "menukar dokumen kepada pengetahuan, pengetahuan kepada nilai". Apabila keseluruhan proses mengarkib, mencari dan mengurus rekod adalah automatik dan telus, Bac Ninh bukan sahaja mengekalkan memori pentadbiran tempatan tetapi juga mencipta platform data untuk kerajaan pintar, berkhidmat kepada orang ramai dan perniagaan dengan lebih berkesan dalam era digital./.

Pusat Komunikasi Sains dan Teknologi

Sumber: https://mst.gov.vn/so-hoa-du-lieu-nang-cao-tien-ich-bao-mat-va-gia-tri-tri-thuc-cua-bac-ninh-197251021190245633.htm