Transformeer de uitdagingen van het tweeledige bestuursstelsel in kansen om de bevolking te dienen met behulp van "zachte infrastructuur".

Door administratieve hervormingen, waarbij is overgestapt van een drielaags naar een tweelaags model, is 85% van de openbare administratieve diensten gedecentraliseerd naar het niveau van de gemeente/wijk, waardoor handmatige uitvoering extreem lastig is geworden. In deze context heeft digitale technologie bewezen een essentiële rol te spelen als "zachte infrastructuur".

Technologie wordt een essentiële "zachte infrastructuur" bij het functioneren van een tweeledig overheidsstelsel.

De veranderende rol van technologie in een tweeledig bestuursmodel.

Waar men vroeger naar het district of de gemeente moest gaan om administratieve procedures af te handelen, is dat nu volledig veranderd. Vietnam heeft namelijk een ongekende hervorming van het bestuursapparaat doorgevoerd, van een model met drie niveaus (provincie-district-gemeente) naar een model met twee niveaus (provincie-gemeente/wijk).

Deze verandering heeft een nieuwe realiteit gecreëerd: de omvang en de werkdruk op gemeentelijk en wijkniveau zijn vele malen toegenomen. Volgens de heer Duong Cong Duc, directeur van het Smart City Center (IOC) bij Viettel Solutions, is ongeveer 85% van de taken op het gebied van openbare administratie die voorheen door districten en provincies werden uitgevoerd, overgedragen aan gemeenten en wijken.

In Hanoi bijvoorbeeld, ondanks dat de stad nog steeds meer dan 8,8 miljoen inwoners telt, beheert het stadsbestuur na de fusie nu nog maar zo'n 126 gemeenten en wijken in plaats van de voorheen 526. Dit betekent dat elke gemeente/wijk nu een veel grotere werklast heeft en dat het systeem dagelijks een aanzienlijk groter aantal transacties, documenten en verzoeken om openbare diensten van burgers moet verwerken dan voorheen.

"Als we dus doorgaan met alles handmatig te doen zoals voorheen, zullen de vier kerntaken van de overheid – het dienen van burgers en bedrijven, het besturen en uitvoeren van taken, het bevorderen van sociaaleconomische ontwikkeling en het plannen voor de toekomst – onmogelijk worden", aldus de heer Duc.

Juist in deze uitdaging wordt de rol van technologie sterk bevestigd, niet langer als een afzonderlijk ondersteunend instrument, maar als een essentiële "zachte infrastructuur", een vitale basis voor het functioneren van het systeem. "Voorheen bood digitale transformatie gedeeltelijke ondersteuning, maar nu toont technologie absolute macht in het ondersteunen van de werking van het overheidsapparaat", aldus deze expert.

Deze kracht komt vooral tot uiting in het vermogen om het gehele bedrijfsproces tussen de provincie en de gemeente/wijk te standaardiseren en te automatiseren. Hierdoor worden omslachtige procedures omgezet in soepele digitale workflows. Gegevens worden naadloos met elkaar verbonden en gedeeld via 12 nationale databases en 330 sectorale databases, waardoor informatie-eilanden worden geëlimineerd.

Dit helpt de verwerkingstijd van documenten te minimaliseren en mensen direct te helpen. Tegelijkertijd maakt het systeem gecentraliseerde monitoring en beheer mogelijk vanuit het Intelligent Operation Center (IOC) in elke provincie en stad, maar kan de dienstverlening nog steeds worden gepersonaliseerd op basis van de kenmerken van elke locatie.

Het verhaal van de toepassing van digitale technologie in Da Nang.

Da Nang is een uitstekend voorbeeld van een stad die digitale technologie succesvol heeft toegepast tijdens de overgang naar een bestuursstelsel met twee bestuurslagen. De stad heeft niet alleen technologie omarmd, maar deze ook omgevormd tot een krachtig instrument voor beheer en bestuur, waarmee indrukwekkende resultaten zijn behaald die voorheen moeilijk te bereiken waren.

Sterker nog, voordat Da Nang overging op een bestuursstructuur met twee niveaus, had de stad al met succes een Intelligent Operations Center (IOC)-model op stadsniveau geïmplementeerd, met zeven IOC's op districts-/gemeenteniveau die al effectief functioneerden. Bovendien had Da Nang een uitgebreide en onderling verbonden database opgebouwd, en was de stad klaar om de digitale processen te optimaliseren.

Da Nang heeft het model voor een intelligent operationeel centrum (IOC) succesvol geïmplementeerd.

In deze stad adviseerde het Ministerie van Wetenschap en Technologie de stadsbestuurders om het Integrated Operations Center (IOC) te gebruiken voor het monitoren en beheren van de snelheid waarmee openbare diensten op lokaal niveau worden geleverd. Het IOC helpt bij het ontwerpen van KPI's (totaal aantal procedures, punctualiteit, vertragingspercentage en problemen die zich voordoen) en het volgen van de prestaties binnen het systeem.

Dankzij dit systeem kunnen de leiders van Da Nang de dagelijkse ontwikkelingen in elk centrum volgen (of het druk is of niet, of de achterstand hoog of laag is) om personeel snel te coördineren en passende en snelle oplossingen te implementeren. Voorheen was de afhandeling van publieke diensten niet snel genoeg en werd informatie niet tijdig bijgewerkt. Sinds de ingebruikname van het IOC is de afhandeling van publieke diensten in Da Nang aanzienlijk verbeterd: op veel locaties ligt het percentage boven de 90%, en op sommige locaties zelfs bijna op 100%.

De grootste doorbraak is het proactieve model voor openbaar bestuur in Da Nang (nieuw), dat als pilotproject werd uitgevoerd in de provincie Quang Nam (meer dan twee maanden vóór de fusie). Proactief openbaar bestuur is een volledig nieuw concept, waarbij het systeem automatisch de behoeften van burgers herkent en proactief diensten verleent.

Deze gemeente implementeert 8 proactieve openbare administratieve diensten in 16 gemeenten en wijken. Deze diensten omvatten: proactieve geboorteregistratie; proactieve schoolinschrijving en -aanmelding; verlenging van vergunningen voor medische praktijken; verlenging/heruitgifte van toeristenkaarten; ondersteuning voor arme en bijna-arme huishoudens; verlenging van certificaten voor dierenartspraktijken en vergunningen voor de handel in diergeneesmiddelen; verlenging/heruitgifte van vergunningen voor transportbedrijven; ondersteuning bij het opstellen van bouwdocumenten voor woningen en aanverwante diensten.

De verschillen in proactief openbaar bestuur kunnen veel mensen in andere regio's verrassen. Neem bijvoorbeeld de proactieve geboorteregistratie, die als proefproject is uitgevoerd in het provinciaal ziekenhuis van Quang Nam. Voorheen moesten mensen hun geboorteakte meenemen naar het wijkkantoor om de geboorte van hun kind te registreren. Nu hoeven ouders, nadat het ziekenhuis de geboorteakte heeft afgegeven, alleen nog hun burgerservicenummer in te vullen.

Het systeem van het ziekenhuis maakt vervolgens automatisch verbinding met de nationale bevolkingsdatabase en stuurt een sms-bericht naar het telefoonnummer van de vader met de vraag naar zijn voorgestelde naam voor het kind. Nadat de naam is gekozen en via sms is bevestigd, stuurt het systeem de informatie automatisch door naar de burgerlijke stand voor de geboorteakte. Enkele dagen later wordt de geboorteakte bij het gezin thuisbezorgd.

Da Nang voert momenteel een pilotproject uit voor de implementatie van 27 proactieve openbare administratieve diensten. Deze uitbreiding draait niet alleen om aantallen, maar bevestigt ook een visie waarin technologie diepgaand en synchroon wordt geïntegreerd ten dienste van burgers en bedrijven. Hierdoor kunnen de twee bestuurslagen de burgers proactief in plaats van passief bedienen en administratieve procedures transformeren tot een volledig digitale ervaring.

NGUYEN BAO

Bron: https://nhandan.vn/bien-thach-thuc-tu-chinh-quyen-hai-cap-thanh-co-hoi-phuc-vu-nguoi-dan-voi-ha-tang-mem-post929177.html