Digitale transformatie van human resources: de 'bottleneck' zit niet in de software

Hoewel digitale transformatie wordt beschouwd als de sleutel tot het verbeteren van de managementefficiëntie, worstelen veel Vietnamese bedrijven nog steeds tussen software en papierwerk, tussen data en oude gewoontes. Er wordt geïnvesteerd in technologie, maar het bevrijdt werknemers niet en creëert zelfs meer druk op de afdeling personeelszaken (HR).

Bedrijven moeten in de laatste maanden van het jaar veel werknemers werven.

Technologie heeft bedrijven nog niet bereikt

Digitale transformatie in human resources wordt al jaren genoemd als een onvermijdelijke trend, maar de implementatie ervan in de praktijk stuit op veel obstakels. In veel bedrijven wordt personeelsmanagementsoftware aangeschaft en datasystemen opgezet, maar oude werkprocessen blijven hetzelfde, waardoor het werk niet alleen niet afneemt, maar zelfs verdubbelt.

Mevrouw Minh Thy, HR-manager bij een bedrijf gespecialiseerd in de productie van auto-onderdelen in de exportverwerkingszone van Tan Thuan ( Ho Chi Minhstad), vertelde dat het bedrijf al drie jaar HRM-software gebruikt, maar dat alle gegevens nog steeds parallel op papier moeten worden opgeslagen. Maandelijks moet de HR-afdeling tientallen ontslagaanvragen, nieuwe medewerkers, evaluaties van proeftijd, urenregistratie, secundaire arbeidsvoorwaarden, enz. verwerken, maar de gegevens die in de software worden ingevoerd, zijn alleen bedoeld voor "vergelijking" en de uiteindelijke beslissing wordt nog steeds op papier genomen.

"Vroeger was het moeilijk om het handmatig te doen, maar nu we software hebben, moeten we het nog steeds handmatig doen, omdat we bang zijn om fouten te maken. Het is dus twee keer zo moeilijk", voegde mevrouw Minh Thy eraan toe.

Mevrouw Nguyen Ha, HR-medewerker bij Hanwan Company Limited in de wijk Tan Binh, vertelde dat het bedrijf wilde digitaliseren, maar om kosten te besparen kozen ze voor goedkope software met beperkte functionaliteiten die niet gekoppeld was aan het tijdregistratie- en salarissysteem, waardoor werknemers gegevens twee keer handmatig moesten invoeren.

Bovendien zijn de leiders van het bedrijf nog steeds gewend om te managen op basis van gevoel, "kijken ze graag naar gezichten om werk toe te wijzen", dus de technologierapporten zijn slechts een formaliteit. "De baas gelooft nog steeds meer in papierwerk dan in software, dus het digitale systeem is alleen voor de presentatie", vertelde mevrouw Ha.

Werknemers moeten bij het uitvoeren van openbare bestuurlijke procedures nog steeds schriftelijk aangifte doen.

De heer Nguyen Trong Dai, HR-directeur van Dai Thanh Paper Company, gaf aan dat bedrijven bij een digitale transformatie moeite hebben met het werven van ervaren personeel. Hoewel er veel profielen op sociale media en recruitmentplatforms te vinden zijn, is de informatie niet authentiek.

"Veel mensen hebben zeer goede profielen en indrukwekkende titels, maar wanneer ze beginnen met werken, is hun daadwerkelijke capaciteit slechts zo'n 40%. Het is ook moeilijk om hun vorige werkplek te verifiëren, omdat bedrijven vaak geen personeelsgegevens met elkaar delen", voegde de heer Trong Dai eraan toe.

Volgens een rapport van ABeam Consulting is 68% van de Vietnamese bedrijven van plan te investeren in een human resource managementsysteem (HRIS), maar de meeste werken nog steeds met Excel, met verspreide en ontbrekende dataverbindingen. Hierdoor speelt technologie geen ondersteunende rol, maar een last. Deze verhalen laten zien dat het grootste probleem niet het gebrek aan technologie is, maar het feit dat mensen hun manier van werken niet hebben veranderd, processen niet zijn geherstructureerd, data niet zijn gestandaardiseerd en leiders het digitale besturingssysteem niet volledig hebben benut.

Verander je mindset om mensen te dienen

Digitale transformatie in humanresourcemanagement moet vanuit een strategisch perspectief worden bekeken. Volgens een rapport van de Wereldbank heeft 63% van de bedrijven in Zuidoost-Azië moeite met het werven van personeel met de juiste vaardigheden. Daarnaast ligt het percentage jobhoppen in Vietnam nog steeds op 20-25% per jaar, het hoogst onder jong personeel. Dit toont aan dat het behouden van mensen niet alleen draait om salaris of secundaire arbeidsvoorwaarden, maar ook om de werkomgeving, bedrijfscultuur en het carrièreontwikkelingsmechanisme.

Om het probleem van de toepassing van digitale technologie in humanresourcemanagement op te lossen, stelde mevrouw Van Hoang, vertegenwoordiger van ABeam Consulting, ook voor dat bedrijven het HR-portfoliomodel kunnen toepassen. Dit model beschouwt mensen als investeringsmiddelen. In plaats van alleen gegevens op te slaan en KPI's te evalueren, hoeven bedrijven alleen een centraal datasysteem te bouwen over vaardigheden, capaciteit, opleidingskosten en opvolgingsplanning. Dit is geen software, maar een manier om de denkwijze over humanresourcemanagement te reorganiseren.

Sommige organisaties in Vietnam hebben ook hun effectiviteit bewezen met dit model. Techcombank gebruikt bijvoorbeeld personeelsgegevens om de capaciteitsbehoefte te voorspellen, waardoor opvolging systematisch wordt gepland en het verloop van jonge medewerkers met 30% wordt verminderd. JUKI Vietnam Company heeft het programma "Smart Factory HR" geïmplementeerd, waarmee gegevens van 5.000 medewerkers in realtime worden gestandaardiseerd met het SAP SuccessFactors-systeem. Dit heeft bijgedragen aan het verminderen van fouten en het vergroten van de transparantie in de evaluatie.

Door digitale technologie toe te passen, vermindert u de werkdruk en vergroot u de managementcapaciteiten.

"De toekomst van HR ligt in de verbinding tussen mensen, data en strategie. HR-medewerkers zijn niet langer alleen dossierbeheerders, maar leiders van verandering, die data gebruiken om de behoeften van personeelsbronnen te voorspellen en teams te ontwikkelen", voegde mevrouw Hoang Van toe.

Vanuit het perspectief van staatsbeheer is universitair hoofddocent dr. Tran Van Minh, expert in openbaar bestuur aan de National Academy of Public Administration, van mening dat digitale transformatie alleen effectief is als deze gepaard gaat met proceshervorming. Als er alleen software aan het oude proces wordt toegevoegd, is het niet anders dan autorijden op een landweg. Vóór digitalisering is het noodzakelijk om het proces te standaardiseren, verantwoordelijkheden duidelijk te definiëren, gebruikers te trainen en vooral vertrouwen in data te creëren. Technologie is slechts een middel, mensen zijn de drijvende kracht. Om effectief digitaal te transformeren, zouden bedrijven de digitale transformatie gefaseerd moeten uitvoeren, door deze eerst op één afdeling te testen en vervolgens uit te breiden op basis van feedback en praktische aanpassingen, in plaats van deze massaal te implementeren.

Volgens de Ho Chi Minh City Business Association liepen veel dossiers met betrekking tot bedrijfs- en kadasterregistratie na de fusie van de administratieve grenzen vertraging op door gebrekkige software voor de overheidsadministratie, personeelstekorten en niet-gesynchroniseerde processen. Het percentage te laat ingediende dossiers loopt op tot 41%, wat aantoont dat zelfs de publieke sector, waar digitale transformatie een hoge prioriteit heeft, niet kan ontkomen aan de situatie van "software zonder mensen".

Digitale transformatie in humanresourcemanagement is daarom geen verhaal van sterke of zwakke software, maar een verhaal van het reorganiseren van de manier waarop bedrijven mensen managen. Technologie is pas echt waardevol wanneer het helpt de last te verlichten, de productiviteit te verhogen en een transparante werkomgeving te creëren, in plaats van alles ingewikkelder te maken. Om digitaal succesvol te transformeren, moeten eerst de mindset en het vertrouwen in data veranderen.

Bron: https://baotintuc.vn/van-de-quan-tam/chuyen-doi-so-nhan-su-nut-that-khong-nam-o-phan-mem-20251105163024460.htm