Doorbraak in digitale transformatie in Plan 02: het bouwen van naadloze elektronische processen voor een ‘digitale overheid op twee niveaus’ om effectief te kunnen functioneren

Te midden van de sterke stroom hervormingen van het lokale overheidsapparaat volgens het tweeledige model, plaatst Plan nr. 02-KH/BCĐTW digitale transformatie - technologie - nieuwe processen centraal. Het is niet alleen een technische vereiste, maar ook een streven naar een naadloze digitale overheid, toegewijde dienstverlening, waarbij geen administratieve gegevens of procedures verloren gaan of vertraging oplopen als gevolg van een "veranderde structuur".

De inrichting, stroomlijning en reorganisatie van districts- en gemeentebesturen naar een tweelaags model is een goede zet, maar brengt ook potentiële risico's met zich mee in het proces van administratieve verwerking als deze transformatie niet wordt ondersteund door een voldoende sterk, onderling verbonden en flexibel digitaal platform. De binnenlandse pers heeft benadrukt dat Plan 02 niet slechts een technische oplossing is, maar een algehele strategie voor administratieve hervorming, waarbij het systeem synchroon en consistent moet functioneren en niet mag "vallen" wanneer de organisatiestructuur verandert.

In werkelijkheid, als elke gemeente nog steeds op de traditionele manier werkt, met papieren dossiers en handmatige verwerking op elk niveau, is het zeer gemakkelijk om, zodra het apparaat wordt gereorganiseerd, congestie, datafouten, verlies van dossiers of onderbreking van de publieke dienstverlening te veroorzaken. Digitale transformatie is een absolute voorwaarde om te garanderen dat de processen van de publieke dienstverlening niet worden verstoord, het risico op dataverlies tijdens het fusieproces te minimaliseren en ervoor te zorgen dat lokale overheden soepel blijven "dienen".

Plan 02 van het Centraal Stuurcomité voor wetenschap , technologische ontwikkeling, innovatie en digitale transformatie is gericht op het bevorderen van online registraties gedurende het hele proces. Dit betekent dat alle stappen van het ontvangen, beoordelen, verwerken en bekendmaken van de resultaten in een digitale omgeving worden uitgevoerd, zonder dat er papier of alleen elektronische documenten hoeven te worden overgezet.

Maak een einde aan het "papieren-elektronische parallelproces" bij instanties op provinciaal, districts- en gemeentelijk niveau. Zo blijft de rechtmatigheid van elektronische gegevens gelijk aan papieren gegevens wanneer de organisatiestructuur verandert.

Pas digitale handtekeningen en elektronische authenticatie toe om de authenticiteit en integriteit van digitale gegevens in elke verwerkingsstap te garanderen en ongeautoriseerde inmenging te voorkomen.

In augustus 2025 bedroeg het percentage online registraties in het hele proces 39,71%. Gegevens die via het nationale platform voor gegevensintegratie en -deling (NDXP) worden gedeeld, zijn verbonden met meer dan 90 ministeries, afdelingen en gemeenten.

In Hanoi heeft het Volkscomité van de stad opdracht gegeven om de parallelle papieren en elektronische processen te elimineren. Het hele systeem moet voortaan elektronische gegevens gebruiken. Daarnaast moet er een gezamenlijk gegevensmagazijn worden opgezet en moeten documentbeheersystemen met elkaar worden verbonden. Zo wordt het systeem niet verstoord bij een reorganisatie op gemeente- en districtsniveau.

Vanaf 20 juni 2025 heeft de stad Hanoi het model met twee bestuursniveaus officieel getest in gemeenten en wijken.

Sommige provincies en steden hebben 'implementatiepunten voor niet-territoriale administratieve procedures', waar mensen overal in de provincie online aanvragen kunnen indienen, zonder gebonden te zijn aan administratieve grenzen.

Bij het Rijkskantoor is het administratieve en administratieve werk sterk gemoderniseerd: van 2020 tot 2025 zijn ruim 123.000 niet-vertrouwelijke documenten elektronisch verstrekt. Voor miljoenen papieren documenten is een elektronisch opslagsysteem geïmplementeerd.

Deze praktijken laten zien dat wanneer systematische digitale transformatie wordt gecombineerd met een reorganisatie van de lokale overheid, mensen en bedrijven continu, intelligent, snel en zonder gevolgen voor de administratieve structuur worden bediend.

Bij de hierboven genoemde technologische oplossingen speelt de sector Wetenschap en Technologie een centrale rol. Zij is de drijvende kracht die helpt om oriëntatie om te zetten in actie:

Het Ministerie van Wetenschap en Technologie is verantwoordelijk voor het opzetten van het nationale raamwerk voor digitale architectuur, het ontwikkelen van NDXP, het leveren van technische ondersteuning, het coördineren met ministeries en afdelingen om gedeelde systemen te bouwen, en het standaardiseren van API's en onderling verbonden gegevens.

Het ministerie is verantwoordelijk voor het uitgeven van documenten die de implementatie, technische normen en mechanismen voor de integratie en verbinding van IT-systemen tussen overheidsniveaus begeleiden.

Lokale afdelingen voor wetenschap en technologie zijn verantwoordelijk voor het proactief ontvangen en implementeren van digitale platformen op lokaal niveau. Ze werken hiervoor samen met de afdeling Informatie en Communicatie en lokale IT-eenheden om elektronische recordsystemen en gedeelde gegevensbeheerplatformen te integreren en synchroniseren.

Daarnaast organiseert de sector wetenschap en technologie opleidingen, biedt begeleiding, biedt technische ondersteuning en brengt IT-experts in contact met lokale instanties in de aanvraagfase van het digitale proces.

Afdelingen van Wetenschap en Technologie kunnen ook samenwerken met technologiebedrijven om lokale oplossingen te ontwikkelen die aansluiten bij de praktische omstandigheden van elke provincie en elk district. Zo wordt het digitale proces niet 'nivellerend', maar zowel effectief als flexibel.

Gemeenschappelijke platformapplicatieoplossingen, ‘end-to-end digitale processen’, intelligente monitoring, ondersteunende chatbots en snelle responsteams zijn strategische doorbraken om de toekomst van de ‘tweelaagse digitale overheid’ werkelijkheid te maken.

Centrum voor Wetenschap en Technologie Communicatie

Bron: https://mst.gov.vn/dot-pha-chuyen-doi-so-trong-ke-hoach-02-xay-dung-quy-trinh-dien-tu-lien-mach-de-chinh-quyen-so-hai-cap-van-hanh-hieu-qua-197251012143716022.htm