Hanoi pakt misbruik van verzoek om gewaarmerkte kopieën aan

De voorzitter van het Volkscomité van Hanoi, Tran Sy Thanh, heeft zojuist Richtlijn 12/CT-UBND van 29 augustus 2025 ondertekend en uitgevaardigd. Hiermee wil hij de situatie rechtzetten waarin sommige instanties en eenheden in het gebied nog steeds van personen en organisaties eisen dat zij gecertificeerde kopieën van papieren en documenten overleggen, terwijl deze informatie is geïntegreerd in elektronische identificatiekaarten en elektronische identificatieaccounts.

De huidige wettelijke voorschriften hebben de juridische waarde van elektronische informatie verduidelijkt. Met name de artikelen 8, 9 en 10 van de Wet op elektronische transacties uit 2023 erkennen de juridische waarde van databerichten. Clausule 1, artikel 6 van Besluit nr. 23/2015/ND-CP van de regering bepaalt: In gevallen waarin de wet een kopie vereist, mag de instantie die verantwoordelijk is voor de ontvangst van de kopie geen gewaarmerkte kopie opvragen, maar heeft zij het recht om de overlegging van het origineel ter vergelijking te eisen. Degene die de vergelijking uitvoert, is verantwoordelijk voor het bevestigen van de juistheid van de kopie ten opzichte van het origineel.

Bovendien bepaalt artikel 9, lid 6, van decreet nr. 69/2024/ND-CP van de regering dat informatie over elektronische identiteit en informatie die is geïntegreerd in elektronische identificatiekaarten en elektronische identificatieaccounts, bewijskracht heeft die gelijkwaardig is aan het verstrekken van informatie of het gebruiken en presenteren van papieren en documenten die dergelijke informatie bevatten.

In de praktijk is er in de gemeente echter nog steeds sprake van misbruik, waarbij personen en organisaties gewaarmerkte kopieën moeten overleggen. Deze situatie doet zich ook voor bij het verzoek om documenten en papieren in te dienen in gevallen waarin de informatie is geïntegreerd in elektronische identificatiekaarten en elektronische identificatieaccounts. Bijvoorbeeld: burgerservicekaarten, verblijfsdocumenten, permanente verblijfsdocumenten, tijdelijke verblijfsdocumenten. Dit is onnodig en veroorzaakt ongemak en kosten voor burgers en bedrijven, en afval voor de maatschappij.

Enquête naar de functies van slimme kiosken voor het maken van burgerservicekaarten. (Foto: TL)

Om dit probleem te verhelpen, verzocht de voorzitter van het Volkscomité van de stad de instanties binnen het politieke systeem van de stad, de verticale centrale instanties in het gebied, de departementen, afdelingen, sociaal-politieke organisaties en de Volkscomités van gemeenten en wijken om serieus werk te maken van de implementatie. Met name bij het ontvangen van documenten dienen kopieën te worden ingediend conform de regelgeving, en mogen geen gewaarmerkte kopieën worden aangevraagd. Vraag tegelijkertijd geen papieren of documenten aan als de informatie al is opgenomen in de elektronische identiteitskaart of het elektronische identificatieaccount. Eenheden moeten prioriteit geven aan het hergebruik van beschikbare elektronische gegevens om de administratieve rompslomp te verminderen.

De stadspolitie is verantwoordelijk voor het promoten van propaganda en het begeleiden van mensen bij het gebruik van de VNeID-applicatie en identificatieaccounts op alle niveaus bij het uitvoeren van administratieve procedures. Tegelijkertijd controleren en schonen ze bevolkingsgegevens op en zorgen ze ervoor dat de database op VNeID altijd "correct - voldoende - schoon - actief" is. Directeuren van departementen, hoofden van agentschappen, voorzitters van volkscomités van districten, gemeenten en wijken moeten de verspreiding en propaganda organiseren onder alle kaderleden, ambtenaren, overheidspersoneel en werknemers over relevante wettelijke voorschriften.

Alle niveaus moeten ook verzoeken corrigeren, inspecteren en strikt afhandelen die in strijd zijn met de regelgeving en die problemen veroorzaken voor organisaties en burgers. De hoofden van de instanties en eenheden zijn verantwoording verschuldigd aan de voorzitter van het Stadscomité voor de resultaten van de implementatie.

Het ministerie van Onderwijs en Opleiding is belast met het begeleiden van onderwijsinstellingen bij het strikt naleven van de regelgeving bij het ontvangen van documenten van studenten en stagiairs. Het ministerie van Justitie ziet toe op en coördineert met instanties bij de implementatie en bevordering van professionele certificering voor ambtenaren en notarisorganisaties op gemeentelijk niveau, en adviseert tegelijkertijd over autorisatieplannen voor certificering om consistentie in de gehele regio te waarborgen.

Het ministerie van Binnenlandse Zaken werkt samen met het ministerie van Justitie en de stadsinspectie om overtredingen te inspecteren en aan te pakken. Het Centrum voor de Dienst Openbare Administratie versterkt het toezicht op de ontvangst en verwerking van documenten en rapporteert dit onmiddellijk aan het Volkscomité van de stad. In het bijzonder moeten de Volkscomités van gemeenten en wijken documenten die kopieën van de originelen certificeren, volledig in ontvangst nemen volgens de regelgeving. Tegelijkertijd moeten de resultaten in de vorm van elektronische kopieën worden geretourneerd om hergebruik van gegevens in de digitale omgeving te bevorderen en de legitieme rechten van burgers en bedrijven te waarborgen, conform Resolutie nr. 03/2025/NQ-HDND.

Het Stadscomité van het Volk roept organisaties en individuen in het gebied op om actief uitvoering te geven aan, toezicht te houden op en te reageren op de opbouw van een openbaar, transparant en modern bestuur waarin mensen en bedrijven centraal staan.

Bron: https://thoidai.com.vn/ha-noi-chan-chinh-tinh-trang-lam-dung-yeu-cau-nop-ban-sao-co-chung-thuc-215941.html