Richtlijnen voor het verenigen van de digitalisering van archieven en documenten in het politieke systeem

Het Ministerie van Wetenschap en Technologie heeft op 29 november 2025 officieel bericht nr. 7197/BKHCN-CĐSQG uitgegeven, met uniforme richtlijnen voor de digitalisering van archieven en documenten binnen het gehele politieke systeem. Het document werd uitgegeven om de taken uit te voeren die waren toegewezen door de Centrale Stuurgroep voor Wetenschap, Technologische Ontwikkeling, Innovatie en Digitale Transformatie, en tegelijkertijd een wettelijke basis te creëren voor instanties van centraal tot lokaal niveau om uniform toe te passen in het proces van nationale digitale transformatie.

Illustratiefoto

De richtlijnen zijn van toepassing op de conversie van gegevens en documenten van papieren of gearchiveerde vorm naar digitale vorm voor effectief beheer, opslag en gebruik. Om de nauwkeurigheid, consistentie en veiligheid van digitale gegevens te waarborgen, stelt het Ministerie van Wetenschap en Technologie 10 basisprincipes vast waaraan alle instanties en eenheden moeten voldoen.

Gedigitaliseerde documenten moeten daarom de integriteit waarborgen, de oorspronkelijke inhoud nauwkeurig weergeven en hun juridische waarde niet verliezen. Formaten, datastructuren en metadata moeten voldoen aan technische standaarden, zodat gegevens kunnen worden gekoppeld en gedeeld. Digitalisering moet ook voldoen aan de regelgeving inzake informatiebeveiliging, bescherming van staatsgeheimen en persoonsgegevens. Alle bewerkingen en toegang moeten volledig worden gevolgd. Tegelijkertijd krijgen documenten van hoge waarde of die rechtstreeks van belang zijn voor het beheer en de levering van overheidsdiensten, voorrang bij digitalisering.

Het document beschrijft het documentselectieproces, de risicobeoordeling, de kostenraming en de digitaliseringsprocedures. Specifiek:

1. Selectie van archiefstukken en documenten: Documenten die voor digitalisering in aanmerking komen, zijn onder andere permanente archieven, documenten die vaak worden geraadpleegd, documenten die dienen ter hervorming van de administratie of die het risico lopen beschadigd te raken bij direct gebruik. Omgekeerd vallen documenten die al elektronische documenten met digitale handtekeningen bevatten, tijdelijke documenten of documenten waarvan de bewaartermijn is verstreken, niet onder digitalisering.

2. Risico- en kostenbeoordeling: Documenten worden ingedeeld van laag tot zeer hoog risico. Documenten met een hoog risico moeten mogelijk worden hersteld vóór digitalisering, of zelfs helemaal niet worden gedigitaliseerd, maar alleen het origineel wordt bewaard. Bovendien moeten de kosten van digitalisering (voorbereiding, scannen, verwerking, opslag, personeel) zorgvuldig worden beoordeeld om de efficiëntie van de investering te garanderen.

3. Het digitaliseringsproces in 6 stappen: Dit proces omvat: voorbereiding – tellen – technische standaardisatie – scannen en OCR – metadatacreatie – digitale ondertekening – opslag en back-up – data-integratie. Gescande afbeeldingen moeten minimaal 300 dpi zijn en opgeslagen als TIFF/PNG, en het belangrijkste gearchiveerde document moet PDF/A zijn. De gedigitaliseerde documenten worden digitaal ondertekend en opgeslagen in een systeem dat voldoet aan de informatiebeveiligingsnormen.

Om consistentie te garanderen, specificeert de gids de DocCode-identificatiestructuur en bestandsnaamgeving volgens de CODE_YYYYMMDD_DESC.EXT-standaard. Dit helpt duplicatie te voorkomen en vergemakkelijkt het gebruik en beheer op de lange termijn.

De publicatie van uniforme richtlijnen voor het digitaliseren van archieven en documenten binnen het politieke systeem creëert niet alleen een duidelijk technisch en juridisch kader, maar draagt ​​ook bij aan het verbeteren van de effectiviteit van het staatsbeheer, het bevorderen van datadeling en het versnellen van de nationale digitale transformatie. Wanneer instanties en eenheden deze regelgeving synchroon en serieus toepassen, zal het digitaliseringsproces professioneler, veiliger, zuiniger en duurzamer worden. Dit is een belangrijke stap in de ontwikkeling van een modern, transparant bestuur dat op data gebaseerd is en burgers en bedrijven zo gemakkelijk en effectief mogelijk van dienst is.

Bron: https://sonnmt.camau.gov.vn/tin-hoat-dong/huong-dan-thong-nhat-viec-so-hoa-ho-so-tai-lieu-trong-he-thong-chinh-tri-292149