Vroegtijdige synchronisatie en upgrading van het onderling verbonden gegevensverbindingssysteem voor de burgerlijke stand

Na meer dan twee maanden van inwerkingtreding van het tweeledige lokale overheidsapparaat hebben de Dienstverleningscentra voor Openbaar Bestuur op gemeentelijk en wijkniveau in de provincie Nghe An honderdduizenden documenten ontvangen en verwerkt, waarvan een groot deel betrekking heeft op procedures met betrekking tot de burgerlijke stand. Het gegevensbeheersysteem van het Ministerie van Justitie voor de burgerlijke stand is echter vaak gebrekkig en niet gesynchroniseerd, wat veel problemen oplevert voor zowel ambtenaren als burgers.

Báo Tin Tức•17/09/2025

Het gegevensbeheersysteem is niet gesynchroniseerd.

Fotobijschrift — In de meeste gemeenten en wijken van de provincie Nghe An is het aantal documenten vanaf begin juli 2025 tot nu toe sterk toegenomen, met name procedures met betrekking tot geboorteaangifte, overlijdensaangifte, uittreksels uit overlijdensakten, huwelijken en bevestiging van de burgerlijke staat.

Op de ochtend van 17 september kwamen er veel mensen naar het Nga My Commune Public Administration Service Center om administratieve handelingen uit te voeren. Velen wachtten op hun beurt om ondersteuning te krijgen en hun akten van de burgerlijke stand in ontvangst te nemen en af te handelen.

Ondanks dat ze met veel zaken te maken had, begeleidde mevrouw Le Thi Thanh Hai (specialist bij het Nga My Commune Public Administration Service Center) mensen nog steeds enthousiast bij het opgeven van informatie via de elektronische software. Ontbrekende informatie vroeg ze aan te vullen of te verifiëren. Mevrouw Hai vertelde echter dat het proces van het converteren van gegevens uit de burgerlijke stand en het verwerken van grote bijlagen vaak op technische fouten stuitte. "Nga My is een afgelegen gemeente met slechte wegen en mensen zijn niet bekend met IT-toepassingen, waardoor het gebruik van elektronische software erg lastig is. In de afgelopen drie dagen zijn meer dan tien gegevens met betrekking tot geboorteregistratie en echtscheiding in het systeem geblokkeerd, waardoor mensen een paar dagen moesten wachten om de procedures te voltooien. Dit is erg lastig voor mensen in bergachtige gemeenten", aldus mevrouw Hai.

In de meeste gemeenten en wijken van de provincie Nghe An is het aantal akten tussen begin juli 2025 en nu toegenomen, met name procedures met betrekking tot geboorteaangifte, overlijdensaangifte, uittreksels uit overlijdensakten, huwelijken en bevestiging van de burgerlijke staat. Het huidige probleem is echter de toegang tot gegevens en het beheer van oude akten van de burgerlijke stand die zijn achtergebleven vóór de fusie van de administratieve eenheden. Het gegevenssysteem voor de burgerlijke stand dat door het Ministerie van Justitie wordt beheerd, is vaak gebrekkig en niet gesynchroniseerd, wat leidt tot problemen voor gemeenten bij de administratieve procedures op het gebied van de burgerlijke stand.

De heer Lo Kham Kha, voorzitter van het Volkscomité van de gemeente Nga My, gaf toe dat het werk in de gemeente met betrekking tot de burgerlijke stand in werkelijkheid moeilijk is vanwege personeelstekorten en een gebrek aan ervaring. Het nieuwe systeem voor de burgerlijke stand heeft niet alle gegevens gesynchroniseerd, waardoor sommige stappen nog steeds handmatig moeten worden uitgevoerd; de verbinding tussen het Nationaal Portaal voor Overheidsdiensten en het systeem voor de burgerlijke stand bevat nog steeds fouten en is niet gesynchroniseerd.

Volgens mevrouw Le Thi Huong, adjunct-directeur van het Thien Nhan Commune Public Administration Service Center, garanderen de gegevens van de burgerlijke stand die naar het lokale management worden gestuurd slechts 80%; 20% van de gegevens van de burgerlijke stand is nog onvolledig. Daarom coördineren provinciale instanties en afdelingen de coördinatie om gemeenten te begeleiden en te ondersteunen bij het configureren van elektronische aangiften voor het ondertekenen van akten van de burgerlijke stand in het softwaresysteem; tegelijkertijd controleren ze de nauwkeurigheid en het gebruiksgemak.

Het elektronische softwaresysteem voor de burgerlijke stand van het Ministerie van Justitie, dat gekoppeld is aan het Ministerie van Openbare Veiligheid, heeft vaak te maken gehad met verbindingsfouten en een verstoorde gegevenssynchronisatie met het provinciale informatiesysteem voor administratieve procedures. Daardoor lopen ambtenaren van de burgerlijke stand vaak vertraging op bij het zoeken naar informatie en het afhandelen van administratieve procedures in dit systeem.

De heer Nguyen The Quan (afdeling Truong Vinh) deelde: "De gerechtsdeurwaarders gaven enthousiaste instructies, het proces was duidelijk en de kosten waren openbaar. Toen ik echter op het punt stond de geboorteaangifte voor mijn kind in te vullen, liep het systeem plotseling vast. Hoewel ik met ze meeleefde, had het lange wachten ook gevolgen voor het werk van mensen."

Investeringen in synchrone informatietechnologie-infrastructuur

De heer Dang Hoai Nam, adjunct-directeur van het Van An Commune Public Administration Service Center, stelde voor dat de relevante niveaus en sectoren dringend de fouten in de onderling verbonden software voor de database van de burgerlijke stand zouden herzien en herstellen, zodat het systeem van de gemeentelijke overheidsadministratie stabiel kan functioneren en alle procedures voor de burgerlijke stand snel en gemakkelijk kan afhandelen. Het ministerie van Justitie zal binnenkort specifieke richtlijnen uitvaardigen met betrekking tot de normen voor gerechtsdeurwaarders op gemeentelijk niveau volgens het nieuwe overheidsmodel. Dit vormt een belangrijke basis voor het werven, samenstellen en opleiden van een team van gekwalificeerde gerechtsdeurwaarders om te voldoen aan de steeds hogere eisen op het gebied van administratief management.

Volgens de heer Nguyen Van Thong, vicevoorzitter van het Volkscomité van de Nghi Loc Commune, blijven de instanties die de interoperabele software ontwikkelen, de software upgraden en verbeteren. Tegelijkertijd zorgen ze voor de volledige uitrusting van het ambtenarenteam om interoperabele procedures voor de openbare dienstverlening uit te voeren, met name scanners en computers om hun taken goed uit te voeren. De eenheden ondersteunen het aanmaken van accounts op het Nationaal Portaal voor Openbare Diensten, begeleiden mensen bij het indienen van interoperabele documenten om de werklast van ambtenaren van Justitie en Burgerlijke Stand te verminderen, en zorgen ervoor dat de door mensen ingediende documenten vanaf het begin volledig en geldig zijn.

Op basis van de bovenstaande aanpak hebben veel plaatsen in Nghe An het Ministerie van Justitie aanbevolen om met oplossingen te komen om het team van ambtenaren van de burgerlijke stand aan te vullen en te ontwikkelen. Hierbij moet worden gezorgd voor voldoende basisbronnen. Daarnaast moet de software voor de burgerlijke stand worden geperfectioneerd en moet er een synchronisatie plaatsvinden met de nationale bevolkingsdatabase. Daarnaast moet de gespecialiseerde opleiding worden verbeterd, met name op het gebied van procedures met buitenlandse elementen. Deze moet worden uitgebreid naar ambtenaren op gemeentelijk niveau.

Nu 80% van de huidige administratieve procedures op gemeentelijk niveau wordt afgehandeld, moet de provincie Nghe An prioriteit geven aan het creëren van voldoende banen voor gemeentelijke gerechtsdeurwaarders; investeren in IT-infrastructuur; de aanschaf van voldoende apparatuur, voertuigen en machines om te voldoen aan de eisen voor het uitvoeren van professionele taken; het toepassen van kunstmatige intelligentie om repetitieve procedures te automatiseren en zo de werkdruk voor personeel te verminderen. Het ministerie van Wetenschap en Technologie promoot directe en online trainingen om gemeenten te helpen het proces te begrijpen, wat bijdraagt aan het verbeteren van de effectiviteit van administratieve hervormingen en digitale transformatie.

Gezien de bovenstaande situatie onderzoekt het Volkscomité van de provincie Nghe An momenteel de problemen in de gemeenten en wijken en lost deze op. De provincie blijft investeren in een synchroon informatietechnologiesysteem, met name voor de openbare bestuurscentra in de gemeenten en wijken, om een soepele uitvoering van taken te garanderen.

Bron: https://baotintuc.vn/thoi-su/som-dong-bo-va-nang-cap-he-thong-ket-noi-du-lieu-ho-tich-lien-thong-20250917122458000.htm