Ca Mau påpeker at digitalisering av dokumenter må være selektiv i tid, og at dokumenter som må digitaliseres, ikke bør digitaliseres i massevis, for å unngå svinn.

Om ettermiddagen 21. april 2025 hadde kamerat Nguyen Duc Hien, visesekretær i Ca Maus provinsielle partikomité, et arbeidsmøte med representanter fra ledelsen i rådgivende og støttende organer i den provinsielle partikomiteen, fedrelandsfrontkomiteen og sosiopolitiske organisasjoner på provinsielt nivå, distriktspartikomiteer, bypartikomiteer og partikomiteer direkte underlagt den provinsielle partikomiteen om arbeidet med arkivering, håndtering av dokumenter, dokumentdatabaser og digitalisering av dokumenter i prosessen med å omorganisere det politiske systemets apparat.

Møtescene

På arbeidsmøtet ble delegatene informert om offisiell melding nr. 64-CV/TW, datert 10. april 2025 fra sekretariatet om arkivering og håndtering av dokumenter og dokumentdatabaser i prosessen med å organisere det politiske systemet og administrative enheter på lokalt nivå; offisiell melding nr. 14204-CV/VPTW, datert 9. april 2025 fra det sentrale partikontoret, som veileder en rekke innholdsstoffer om digitalisering av dokumenter ved organisering av administrative enheter og en rekke relaterte dokumenter.

Representanter for noen etater og enheter rapporterte om resultatene som ble oppnådd innen arkivering, håndtering av dokumenter, dokumentdatabaser og digitalisering av arkiver for etater og enheter; samtidig reflekterte de over vanskeligheter og problemer knyttet til personell, utstyr og økonomi knyttet til arkivering, håndtering av dokumenter, dokumentdatabaser og digitalisering av dokumenter i forbindelse med omorganisering av apparatet...

Representanten for inspeksjonskomiteen i Ca Mau-provinsen rapporterte om den nåværende statusen for arkiverte dokumenter i inspeksjonskomiteen i den provinsielle partikomiteen; implementeringen av digitalisering og bruk av programvare fra den sentrale inspeksjonskomiteen for arkivhåndtering den siste tiden: Følgelig er inspeksjons- og tilsynsregistrene som er lagret hos byrået, ordnet og indeksert, 5914/9396 innkommende dokumenter er digitalisert, 2700/3176 utgående dokumenter er digitalisert (periode 2020-2025); spesialiserte avdelinger oppdaterer begjæringer og saksmapper til programvaren til den sentrale inspeksjonskomiteen; for inspeksjonskomiteen på distriktsnivå redigerer og digitaliserer de dokumenter og saksmapper (enhet 01 har fullført redigering og digitalisering), oppdatering av begjæringer og filer til programvaren til den sentrale inspeksjonskomiteen på distriktsnivå er ikke gjort, programvaren fungerer ikke stabilt, og noen steder er ikke tilkoblet; Samtidig rapporterte den en rekke vanskeligheter og problemer i prosessen med redigering og digitalisering av dokumenter: Mangel på skannere og sikre USB-minnepinner for å kopiere konfidensielle dokumenter, og man møtte i utgangspunktet på vanskeligheter med å oppdatere poster i programvaren til den sentrale inspeksjonskomiteen. « Informasjon om partiorganisasjoner og partimedlemmer har ikke blitt synkronisert med databasen, noe som har ført til vanskeligheter med å oppdatere feltene for partiorganisasjonskoden og partimedlemskoden, og det mangler informasjon; programvaren for underskriftskampanjer tillater ikke å legge ved underskriftskampanjefiler til systemet, noe som krever manuell registrering, noe som tar mye tid ... ».

Kamerat Nguyen Duc Hien, visesekretær i Ca Maus provinsielle partikomité, konkluderte: Gjennom rapporten har digitaliseringen av arkiverte dokumenter fra noen etater og enheter ikke innfridd forventningene. Han ba rådgivende og støttende etater i den provinsielle partikomiteen, etater, enheter og partiorganisasjoner direkte underlagt den provinsielle partikomiteen om å identifisere digitalisering av dokumenter som et presserende behov, og prioritere ressurser for rask redigering og digitalisering av dokumenter, for å sikre den foreskrevne tiden i henhold til sentralkomiteens retningslinje. Ikke skyld på konfidensielle dokumenter, det ene eller det andre, for å unngå forsinkelser i digitaliseringen av dokumenter. Han foreslo at lederne for etater og enheter må møtes for å nøye diskutere metodene, implementeringsmetodene, fullføringstiden og behovet for å etablere team, rekruttere flere kadrer og embetsmenn, og tydelig tildele oppgaver for å redigere og digitalisere dokumenter i fellesskap. Merk at når man digitaliserer, er det nødvendig å velge tidsramme og dokumenter som må digitaliseres. Ikke digitaliser massivt, for når digitaliseringen er fullført, men ikke utnyttes, deles eller brukes i arbeid, vil digitaliseringen ikke være effektiv, men også sløsing. Gi det provinsielle partikomiteens kontor i oppdrag å gi veiledning om digitalisering av dokumenter, samtidig som det oppsummerer vanskeligheter, problemer og forslag fra etater og enheter, og rapporterer til den provinsielle partikomiteens stående komité for å få instruksjoner om hvordan de skal fjernes, og dermed hjelpe partiorganisasjoner, etater og enheter med å snart fullføre redigerings- og digitaliseringsarbeidet i samsvar med foreskrevet ånd og tid.

Khanh Hung

Kilde: https://ubkttw.vn/danh-muc/tin-tuc-thoi-su/ca-mau-chi-dao-so-hoa-tai-lieu-can-co-chon-loc-thoi-gian-tai-lieu-can-so-hoa-khong-nen-so-hoa-o-at-nham-tranh-lang-phi.html