Digitaliser dokumenter snarest når du organiserer administrative enheter

Ho Chi Minh-byen: Proaktiv digitalisering og levering i tide

I følge SGGP-reportere har mange bydeler og distrikter i Ho Chi Minh-byen de siste dagene raskt ordnet og gitt tjenestemenn og embetsmenn til å organisere og redigere for å sikre at filer og dokumenter lagres i samsvar med forskriftene.

I folkekomiteen i avdeling 14 (distrikt 10) er korrigeringen av dokumenter for å tjene digitaliseringen og byggingen av et moderne arkiv fullført etter en periode med proaktiv tidlig implementering. Ifølge herr Ha Tuan Phuong, leder av folkekomiteen i avdeling 14, utfører avdelingen proaktivt korrigering og digitalisering av dokumenter og dokumenter hvert år. For dokumenter og dokumenter som stammer fra begynnelsen av 2025 og frem til nå, fortsetter avdelingen å korrigere og digitalisere. For tiden er avdelingens arkiv nesten 60 kvadratmeter bredt, og inneholder mer enn 156 meter med dokumenthyller (én meter dokumenthylle er 1 meter lang med dokumenter arrangert vertikalt, tett sammen på hyllen - PV), korrigert fra 1971 til i dag.

På samme måte foregår arbeidet med å redigere partiblokkfiler for digitalisering og arkivering i An Lac-distriktet (Binh Tan-distriktet) raskt. Fru Tran Thi Thu Huong, visepresident i partikomiteen i An Lac-distriktet, sa at distriktet har fullført redigeringen av 760 permanente filer og 201 midlertidige filer fra 2003 til mai 2020, og fortsetter å redigere omtrent 12 meter med dokumenthyller fra juni 2020 til i dag, med mål om å fullføre før 25. juni, og samtidig skanne alle dokumenter fra perioden 2003-2025 før 15. juni.

Tjenestemenn i An Lac-distriktet (Binh Tan-distriktet, Ho Chi Minh-byen) gjennomgår og redigerer partiblokkens filer og dokumenter. Foto: VAN MINH

Mange distrikter, fylker og Thu Duc City har proaktivt gjennomgått, redigert og digitalisert dokumenter. For eksempel, i Binh Tan-distriktet, gjennom gjennomgang og statistikk fra 2003 til 2018, er antallet redigerte filer og dokumenter 5230 permanente filer. For tiden redigerer og skanner distriktet filer raskt for å fortsette arkiveringen fra 2019 til i dag for å forberede overleveringen etter implementering av den organisatoriske ordningen av det politiske systemet og administrative enheter i distriktet.

I distrikt 10 sa fru Nguyen Thi Thu Huong, leder av distriktets folkekomité, at distriktet har ledet sammenstillingen og listen over redigerte papirdokumenter, den foreløpige redigeringen av uredigerte dokumenter og forberedelsene til overlevering til den nye enheten. Samtidig gjennomgår distriktet elektroniske dokumenter, isolerer data, pakker dem ut til lagringsenheter og sikrer sikkerheten og integriteten til dataene for overlevering.

Hanoi : Sikring av sentraliserte og sammenkoblede data

I Hanoi har byens folkekomité godkjent prosjektet «Bygging av en delt database fra digitalisering av sentraliserte dokumenter fra etater i Hanoi» og gitt Hanoi Public Administration Service Center i oppdrag å lede og organisere gjennomføringen av prosjektet. Dette prosjektet har som mål å digitalisere og omorganisere filer og dokumenter for å betjene suspensjonen av administrative aktiviteter på distriktsnivå og kommunesammenslåinger i henhold til fremdriften i konklusjon nr. 127-KL/TW datert 28. februar 2025 fra politbyrået og sekretariatet om implementering av forskning og forslag om å fortsette å omorganisere organiseringen av det politiske systemet.

Ifølge Truong Viet Dung, kontorsjef for Hanoi People's Committee, har prosjektet som mål å danne en delt database, inkludert dokumenter fra partiet, myndighetene og masseorganisasjoner i Hanoi, for å sikre sentraliserte, sammenkoblede, delte og gjenbrukbare data. På den annen side har det som mål å forbedre effektiviteten, produktiviteten og ytelsen til ledelse og administrasjon ved å ikke bruke papirdokumenter, integrere kunstig intelligens og enkelt utnytte og bruke data. For tiden er det estimerte volumet av dokumenter som må redigeres på distrikts- og kommunenivå i Hanoi mer enn 68 860 millioner. Det totale antallet dokumenter som må digitaliseres på distrikts- og kommunenivå er over 94 millioner A4-sider. Dette er et veldig stort volum, så digitaliseringen av dokumenter er delt inn i to faser. Fase 1 vil digitalisere dokumenter fra etater, med 5 prioriteringer, inkludert: 1 er redigering og digitalisering av dokumenter fra partiet og myndighetene på distriktsnivå; 2 er redigering og digitalisering av dokumenter fra partiet og myndighetene på kommunenivå; 3 er redigering og digitalisering av dokumenter fra partiet på bynivå; 4 er å redigere og digitalisere dokumenter fra myndighetene på bynivå; 5 er å redigere og digitalisere dokumenter fra masseorganisasjoner på 3 nivåer.

Ifølge Mr. Cu Ngoc Trang, direktør for Hanoi Public Administration Service Center, vil senteret fra nå og frem til 30. juni fokusere på å implementere prioritet 1 og 2; digitalisering av dokumenter med permanent lagringsperiode, dokumenter som ofte gjenbrukes i parti- og regjeringsleddet på distrikts- og kommunenivå, anslått å utgjøre omtrent 25 % av råvolumet og 5 % av det redigerte volumet. For digitaliserte dokumenter, som sikrer kvalitet i henhold til regelverket, vil dataene bli synkronisert, ikke digitalisert på nytt, for å unngå å sløse med tid og budsjett.

Mot å bygge en moderne administrasjon

Fra implementeringen på lokalt nivå har noen eksperter og representanter fra nasjonalforsamlingen (NA-representanter) uttalt at redigering og digitalisering av dokumenter og registre ikke bare er en teknisk oppgave, men også har betydning for å sikre åpenhet, sikkerhet og effektivitet i prosessen med å omorganisere apparatet, noe som skaper bekvemmelighet for mennesker og bedrifter. Dette er også et viktig skritt mot å bygge en moderne administrasjon som bedre ivaretar sosiale behov i den nye perioden.

Nasjonalforsamlingsrepresentant Nguyen Quang Huan understreket den viktige rollen digitalisering av dokumenter spiller i dagens situasjon, og understreket at når administrative enheter slås sammen, vil de administrative grensene bli bredere, infrastrukturen vil trenge 5–10 år å fullføre, så i begynnelsen vil det absolutt være vanskelig å reise for å utføre administrative prosedyrer. Derfor, hvis digital teknologi ikke utnyttes, vil det skape store ulemper å måtte gå til offentlige etater for å behandle dokumenter. Ifølge ham er det nødvendig å digitalisere alle dokumenter, legge administrative prosedyrer i nettverksmiljøet for å minimere mangler, og skape et premiss for implementering av digital forvaltning og digitalt samfunn. Dette må gjøres raskt og synkront, og man bør ikke vente på instruksjoner fra sentralregjeringen, men lokalsamfunnene må proaktivt implementere det nå.

I tillegg uttalte nasjonalforsamlingsrepresentant Pham Van Hoa at lokale partikomiteer og myndigheter resolutt må instruere, inspisere og minne på at dokumenter mistes, forlegges eller til og med forsettlig ødelegges, under gjennomgangen og lagringen av dokumenter. «Hvis vi ikke er forsiktige og mister dokumenter, vil det ikke bare påvirke statlige etater, men også i stor grad påvirke mennesker og bedrifter. Derfor er det på dette tidspunktet nødvendig å tydelig definere det spesifikke ansvaret til organisasjoner, enheter, enkeltpersoner og ledere dersom dokumenter går tapt, forlegges eller ødelegges ulovlig», bemerket nasjonalforsamlingsrepresentant Pham Van Hoa.

For å sikre smidig og kontinuerlig dokument- og arkivarbeid, og sikre sikker dokumenthåndtering før, under og etter at omorganiseringen av det politiske systemet i Ho Chi Minh-byen er fullført, utstedte Ho Chi Minh-byens folkekomité direktiv 04. Direktivet sier tydelig: det kreves at ledere for avdelinger, avdelinger og sektorer i byen, Thu Duc City, distrikter og fylker raskt leder implementeringen av en rekke presserende oppgaver for å styrke forvaltningen av dokument- og arkivarbeid i prosessen med omorganisering av det politiske systemet i byen.

SIVILISASJON - PHAN THAO - NASJONALDAG

Kilde: https://www.sggp.org.vn/khan-truong-so-hoa-ho-so-khi-sap-xep-don-vi-hanh-chinh-post799633.html