Uważaj na chorobę osiągnięć

KPI (Key Performance Indicators) to powszechnie stosowane narzędzie zarządcze do pomiaru poziomu realizacji celów przez jednostki, grupy lub organizacje. KPI pomagają kwantyfikować wyniki pracy, a tym samym obiektywnie oceniać wydajność i wkład każdego pracownika w realizację wspólnego celu. Należy jednak zachować ostrożność w przypadku choroby osiągnięć i „efektu liczbowego” podczas korzystania z KPI.

Ocena urzędników oparta na wskaźnikach KPI rozpocznie się 1 stycznia 2026 r.

Pozytywne efekty

Pierwszym efektem KPI jest precyzyjny i transparentny pomiar wydajności pracy, unikający sentymentalizmu. W firmie sprzedażowej KPI może oznaczać osiągnięcie 120% przychodów w stosunku do planu; w agencji administracyjnej wskaźnik terminowego rozpatrywania spraw sięgający 98%.

Dzięki KPI każdy pracownik jasno rozumie, jak jego praca przyczynia się do ogólnego sukcesu grupy lub jednostki. Dział obsługi klienta posiada KPI dotyczące satysfakcji klienta – co nie tylko poprawia indywidualną efektywność, ale także przyczynia się do utrzymania klientów w firmie.

Gdy kryteria oceny są jasno znane, pracownicy mają konkretne cele, do których dążą, aktywnie ćwiczą umiejętności i zwiększają produktywność. Jeśli personel administracyjny ma KPI „skrócenie czasu przetwarzania dokumentów o 20%”, będzie aktywnie poszukiwał sposobów na optymalizację procesu pracy lub wdrażał technologie informatyczne, aby szybciej przetwarzać dokumenty i obsługiwać większą liczbę osób.

Ponadto wyniki KPI stanowią podstawę, na podstawie której liderzy rozważają kwestię nagród, dostosowują personel i planują strategie.

Obecnie wykorzystywanie KPI do oceny kadr i urzędników państwowych jest nieuniknionym trendem. Niektóre miejscowości, takie jak Quang Ninh i Binh Duong, przeprowadziły pilotażowe testy punktacji urzędników państwowych na podstawie terminowości przetwarzania dokumentów i poziomu zadowolenia mieszkańców – początkowo wprowadzając pozytywne zmiany w duchu służby.

Przedłożenie przez rząd Zgromadzeniu Narodowemu projektu ustawy o kadrach i urzędnikach służby cywilnej (z późniejszymi zmianami), mającego na celu wykorzystanie KPI do oceny urzędników służby cywilnej, stanowi zmianę ilościową. Ministerstwo Spraw Wewnętrznych prowadzi również badania nad wykorzystaniem oprogramowania do oceny efektywności pracy urzędników służby cywilnej.

Prawidłowo stosowane KPI pomogą zmierzyć efektywność pracy i staną się siłą napędową innowacji i rozwoju.

Notatki

Chociaż KPI mają wiele zalet, niewłaściwe ich wykorzystanie może prowadzić do negatywnych konsekwencji. Menedżerowie nie powinni traktować KPI jako jedynego miernika. KPI odzwierciedlają bowiem jedynie wyniki końcowe, a nie proces czy wysiłek.

Z drugiej strony, zbyt wysokie wskaźniki KPI mogą łatwo wywoływać presję, powodując spadek motywacji pracowników lub trudności w radzeniu sobie z zadaniami. Jeśli jednostka administracyjna wymaga przetworzenia 100% rekordów w ciągu dnia, doprowadzi to do tego, że pracownicy po prostu „zmienią status na zrealizowany”, aby osiągnąć cel, bez dokładnego sprawdzenia rekordów. Dlatego musimy być czujni na „chorobę osiągnięć” i „efekt liczbowy”. Zmuszeni do gonitwy za celami, pracownicy mogą poświęcić jakość, brak innowacyjności lub etykę zawodową. W rzeczywistości przydarzyło się to pracownikom sprzedaży, którzy wykorzystują „fałszywe” przychody lub wywierają presję na klientów, aby osiągnęli KPI; urzędnikom państwowym i urzędnikom administracyjnym, którzy priorytetowo traktują przetwarzanie łatwych rekordów, unikając trudnych zadań, aby osiągnąć wysokie wyniki.

Środowisko pracy stale się zmienia, dlatego system KPI musi być regularnie weryfikowany. Zwłaszcza w obecnym okresie transformacji cyfrowej, zamiast mierzyć jedynie „liczbę przetworzonych rekordów”, konieczne jest dodanie wskaźników dotyczących „tempa przetwarzania rekordów online” lub „poziomu zadowolenia ludzi”. Ocena pracowników lub urzędników musi opierać się zarówno na wskaźnikach efektywności, jak i na ich cechach oraz na postawach wobec pracy. W ten sposób można zapobiec apatii i brakowi zaangażowania w służbę społeczeństwu w wielu agencjach i jednostkach.

Dlatego KPI nie powinny być traktowane jako narzędzie kontroli, lecz rozwoju. Muszą być jawne i transparentne; czynnik ludzki powinien być podkreślany bardziej niż liczby. Ponieważ ostatecznym rezultatem KPI jest nie tylko „wydajność”, ale także dojrzałość, poczucie odpowiedzialności i nastawienie pracowników na usługi.

Prawdziwą wartość KPI można docenić tylko wtedy, gdy są one budowane naukowo , praktycznie i w sposób humanitarny. Dla menedżerów KPI nie są „magiczną różdżką” do kontrolowania pracowników, ale zwierciadłem odzwierciedlającym jakość przywództwa, kompetencje zarządcze i kulturę organizacyjną. Prawidłowo stosowane KPI pomogą mierzyć efektywność pracy i staną się siłą napędową innowacji, rozwoju i lepszych usług dla organizacji i społeczeństwa.

Duy Anh

Źródło: https://baotuyenquang.com.vn/xa-hoi/202511/canh-giac-benh-thanh-tich-e2b24a5/