Jeśli to wszystko zsumować, ile spotkań odbywa się w ciągu roku w całym kraju? Nikt nie potrafi udzielić precyzyjnej odpowiedzi. Wiemy tylko, że w wielu agencjach harmonogramy urzędników i pracowników służby cywilnej są wypełnione po brzegi spotkaniami.
W niektórych miejscowościach i przedsiębiorstwach państwowych poranne briefingi stały się obowiązkową procedurą, mimo że ich treść często ogranicza się do wysłuchania raportów dotyczących spraw już udokumentowanych na piśmie. Po zakończeniu spotkania produktywny dzień pracy dobiega końca.
Spotkania są konieczne. Nikt nie neguje ich roli w przywództwie i zarządzaniu. Problem polega jednak na tym, że zbyt wiele spotkań, zbyt długie spotkania i nieskuteczne spotkania stają się bardzo niepokojącą formą marnotrawstwa.
Dlaczego jest tak wiele spotkań? Po pierwsze, wynika to z przestarzałych nawyków zarządzania; spotkania odbywają się za każdym razem, gdy pojawia się problem. W wielu agencjach spotkania stały się domyślną procedurą operacyjną. Omawiane są nowe wytyczne, wdrażane są nowe dokumenty, a opóźnienia rozwiązywane są poprzez spotkania przeglądowe. Po drugie, wiele agencji nie wdrożyło w pełni zarządzania zorientowanego na cel lub opartego na wynikach. Zadania nie są jasno przypisane do konkretnych osób, z określonymi obowiązkami i terminami, dlatego spotkania są niezbędne do przypominania i monitorowania. Po trzecie, strach przed odpowiedzialnością prowadzi do spotkań, podczas których „dzielimy ryzyko”. Wiele problemów można by szybko rozwiązać poprzez delegowanie zadań, ale liderzy jednostek nadal decydują się na spotkania. Duże spotkania służą budowaniu poczucia zbiorowej odpowiedzialności, zapewniając, że w przypadku wystąpienia błędów ciężar jest dzielony.
Stały członek Sekretariatu Komitetu Centralnego Partii, Tran Cam Tu, właśnie podpisał i wydał wniosek Sekretariatu w sprawie usprawnienia metod pracy i poprawy efektywności systemu politycznego . Według Sekretariatu, osiągnięto znaczące rezultaty w niedawnej restrukturyzacji i usprawnieniu aparatu organizacyjnego systemu politycznego. Jednak niektóre kwestie nadal wymagają rozwiązania i rozwiązania, takie jak nadmierna liczba dokumentów i spotkań. W związku z tym Sekretariat domaga się zmniejszenia o co najmniej 10% liczby corocznych spotkań, ograniczenia niepotrzebnych spotkań, skrócenia czasu spotkań oraz zapewnienia, że uwagi końcowe liderów nie przekraczają 50 minut. Dyrektywa ta pokazuje, że „nadmiar spotkań” nie jest już kwestią osobistych odczuć, ale problemem wpływającym na cały system.
Spotkanie trwające kilka godzin, z udziałem dziesiątek, a nawet setek uczestników, oznacza „zamrożenie” setek godzin pracy. Tymczasem znaczną część treści można by omówić wyłącznie za pomocą dokumentów pisemnych, raportów elektronicznych lub krótkich rozmów online.
Co ważniejsze, gdy urzędnicy spędzają zbyt dużo czasu na spotkaniach, czas, który mogą poświęcić na faktyczną pracę, pracę w terenie oraz służbę ludziom i firmom, ulega znacznemu zmniejszeniu. Praca się opóźnia, wydajność spada, a ostatecznie konsekwencje ponosi społeczeństwo.
Co gorsza, zbyt wiele spotkań tworzy poczucie samozadowolenia i formalności. Kiedy pojawia się problem… jest spotkanie. Kiedy obowiązki nie są jasne… jest kolejne spotkanie. Kiedy zadanie nie jest skończone… jest spotkanie, z którego można wyciągnąć wnioski z doświadczeń.
Ograniczenie liczby spotkań nie oznacza ograniczenia przywództwa ani wydajności. Wręcz przeciwnie, to sposób na zwiększenie efektywności operacyjnej, z poszanowaniem czasu pracowników i zasobów społecznych. Gdy każde spotkanie jest starannie przemyślane, sprawnie zorganizowane, bezpośrednio porusza problem i prowadzi do jasnych wniosków, system będzie działał sprawnie, a prace będą przebiegać zgodnie z harmonogramem.
Czas być ze sobą szczerym i przyznać, że marnotrawstwo spowodowane nadmierną liczbą spotkań nie jest już błahym problemem. Ograniczenie niepotrzebnych spotkań to w zasadzie eliminacja niewidocznej, ale uporczywej formy marnotrawstwa. Ten czas powinien być poświęcony na działanie, rozwiązywanie problemów i poprawę jakości życia ludzi.
Źródło: https://nld.com.vn/hop-khong-con-la-chuyen-nho-196251215220249649.htm
Komentarz (0)