„Będziemy korzystać z oprogramowania do oceny kluczowych wskaźników efektywności urzędników, aby uniknąć subiektywizmu”.

Ministerstwo Spraw Wewnętrznych poinformowało, że rozważa zastosowanie oprogramowania do oceny efektywności pracy urzędników służby cywilnej (KPI) na podstawie stanowisk pracy w celu zwiększenia przejrzystości procesu i zminimalizowania czynników subiektywnych.

Pan Nguyen Quang Dung, Dyrektor Departamentu Urzędników Państwowych i Pracowników Publicznych, Ministerstwo Spraw Wewnętrznych.

Rząd właśnie przedłożył Zgromadzeniu Narodowemu projekt ustawy o kadrach i urzędnikach służby cywilnej (z późniejszymi zmianami), która zawiera przepisy dotyczące oceny urzędników służby cywilnej na podstawie wyników i produktów, w zależności od zajmowanego stanowiska, a także stopnia, w jakim spełniają oni wymagania zawodowe i etykę służby publicznej. Wydajność pracy będzie mierzona ilością, jakością i postępem w osiąganiu produktów (Kluczowy Wskaźnik Efektywności – KPI).

Pan Nguyen Quang Dung, Dyrektor Departamentu Urzędników Państwowych i Pracowników Publicznych (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych), stwierdził, że obecnie ocena urzędników państwowych jest w dużej mierze powierzchowna, a większość z nich jest klasyfikowana jako osoby „dobrze wykonujące swoje obowiązki”. Tymczasem sektor prywatny od dawna stosuje KPI ze względu na łatwość kwantyfikacji efektywności pracy.

„Budowanie KPI w sektorze publicznym jest trudniejsze, ponieważ charakter pracy administracyjnej jest trudny do zmierzenia” – powiedział pan Dung, przytaczając przykład pracowników administracyjnych w centrach, których efektywność można mierzyć liczbą przetwarzanych akt, ale pracowników odpowiedzialnych za kształtowanie polityki trudno jest skwantyfikować ze względu na długoterminowy charakter ich pracy. Dlatego ocena KPI w sektorze publicznym wymaga połączenia aspektów ilościowych i jakościowych, w tym: postępu przetwarzania, jakości dokumentów i poziomu zadowolenia obywateli.

Dyrektor Departamentu Urzędników Państwowych i Pracowników Publicznych oświadczył, że opracowanie kryteriów KPI, dostosowanych do specyfiki każdego stanowiska pracy, zostanie określone i wdrożone przez kierownika każdej jednostki zgodnie z planem działania, a następnie pilotażowo przeprowadzone w kwalifikujących się jednostkach, a następnie rozszerzone, przy wsparciu oprogramowania do śledzenia postępów prac. Po uchwaleniu ustawy Ministerstwo Spraw Wewnętrznych zaleci rządowi wydanie rozporządzenia zawierającego szczegółowe wytyczne dotyczące planu działania, kryteriów i procesu oceny urzędników państwowych według KPI.

Obecnie w wietnamskim sektorze biznesowym wykorzystuje się wiele programów komputerowych służących do oceny kluczowych wskaźników efektywności (KPI), a niektóre z nich mają potencjał, aby zostać zaadaptowane do zastosowań w sektorze publicznym.

Prowincja Khanh Hoa oficjalnie wdrożyła KPI w całym systemie politycznym od 1 kwietnia 2025 roku, po kilku miesiącach pilotażu. Celem prowincji jest innowacja w metodach zarządzania, poprawa jakości kadr, usprawnienie rekrutacji w oparciu o efektywność pracy oraz wyeliminowanie podejścia „zatrudnienia na całe życie”. Proces wdrażania obejmuje samoocenę pracy przez urzędników oraz ocenę wyników przez liderów na podstawie danych z oprogramowania i bezpośredniej informacji zwrotnej.

Ocena wyników pracy na podstawie kluczowych wskaźników efektywności (KPI) w celu wyeliminowania pracowników, którzy „przychodzą do pracy rano i wychodzą wieczorem, nic nie robiąc”.

Przedstawiciel Trinh Xuan An, etatowy członek Komisji Obrony Narodowej, Bezpieczeństwa i Spraw Zagranicznych Zgromadzenia Narodowego, argumentował, że obecna służba cywilna jest nadal mocno zbiurokratyzowana i brakuje jej elastycznych mechanizmów weryfikacji i zastępowania niekompetentnych urzędników. Sytuacja, w której „tylko się wchodzi, a nie wychodzi”, „bierze się parasol do pracy rano i wraca wieczorem”, a nawet „przeciętne wyniki wciąż prowadzą do regularnych awansów”, jest powszechna.

Według pana Ana, główną przyczyną jest brak prawdziwie skutecznego narzędzia oceny wyników pracy. „Jeśli służba publiczna nie będzie miała jasnego i przejrzystego systemu oceny, bardzo trudno będzie identyfikować i rozwijać utalentowane osoby, a jednocześnie niemożliwe będzie usunięcie tych, którzy nie spełniają wymagań” – powiedział.

Pan An ocenił wdrożenie systemu oceny urzędników służby cywilnej opartego na wskaźnikach KPI jako fundamentalne rozwiązanie, zgodne z nowoczesnymi trendami w zarządzaniu. Podejście to jest wdrażane w sektorze prywatnym od dawna i wykazuje wyraźną skuteczność, podczas gdy sektor publiczny pozostaje niepewny i brakuje mu zdecydowania. Dlatego nadszedł właściwy moment, aby stopniowo wprowadzać wskaźniki KPI do oceny urzędników służby cywilnej.

Przedstawiciel Trinh Xuan An. Zdjęcie: oficjalna strona internetowa Zgromadzenia Narodowego.

Delegat An zasugerował, że KPI powinny być ściśle powiązane z rolą lidera jednostki. To oni najlepiej rozumieją specyfikę pracy i możliwości swoich podwładnych i powinni być bezpośrednio odpowiedzialni za projektowanie systemu KPI w oparciu o trzy czynniki: wyniki pracy, produkty końcowe oraz etykę służby publicznej. Oprócz obciążenia pracą, KPI powinny również odzwierciedlać jakość pracy i standardy administracyjne każdego stanowiska i każdej dziedziny.

Zauważył jednak również, że KPI nie da się budować przy użyciu sztywnego, ujednoliconego podejścia. System kryteriów musi być zaprojektowany tak, aby odpowiadał specyficznym cechom każdej branży, szczebla i miejscowości. Dlatego zaproponował, aby rząd wydał rozporządzenie ramowe, które posłużyłoby jako ogólne wytyczne dla ministerstw, sektorów i miejscowości do tworzenia własnych, odpowiednich systemów KPI.

Po sfinalizowaniu systemu KPI, kierownik jednostki musi przeprowadzać okresowe oceny podwładnych, co miesiąc, kwartał i rok. Oceny te staną się również KPI dla kierownika jednostki. Brak obiektywizmu, subiektywizm lub formalne podejście kierownika będzie miało natychmiastowe odzwierciedlenie w nieosiągnięciu celów KPI.

„Mechanizm kontroli oceny urzędników jest niezwykle ważny, aby uniknąć sytuacji, w których emocje i subiektywizm biorą górę nad rozsądkiem, co prowadzi do utraty przez państwo utalentowanych ludzi i utrzymania w systemie tych, którym brakuje niezbędnych cech” – podkreślił pan An.

Zasugerował, aby agencje rządowe przyjęły wielopoziomowe KPI – od jednostek i departamentów po jednostki zbiorowe – na wzór modelu zarządzania wydajnością stosowanego w przedsiębiorstwach prywatnych i korporacjach. Jest to niezbędny kierunek modernizacji służby publicznej, budowania motywacji i poprawy jakości pracy urzędników i pracowników służby cywilnej.

Wprowadzić kryterium „odważ się myśleć, odważ się działać” do kluczowych wskaźników efektywności (KPI) stosowanych przy ocenie urzędników państwowych.

Delegat Ha Sy Dong, były p.o. przewodniczącego Ludowego Komitetu Prowincji Quang Tri, uważa, że ​​stosowanie KPI w ocenie urzędników służby cywilnej jest ważnym krokiem w kierunku ilościowego określenia standardów, jakości i poczucia odpowiedzialności zespołu urzędników i urzędników służby cywilnej. Takie podejście przyczyni się do przezwyciężenia sytuacji „dożywotnich urzędników służby cywilnej” – co oznacza, że ​​po wejściu do systemu są oni mniej narażeni na zwolnienie, nawet jeśli ich wydajność pracy jest niska.

Przedstawiciel Ha Sy Dong. Zdjęcie: oficjalna strona internetowa Zgromadzenia Narodowego.

Podkreślił, że rozwój KPI musi być ściśle powiązany z zadowoleniem obywateli i przedsiębiorstw, a jednocześnie odzwierciedlać zdolność koordynacji między departamentami, agencjami i jednostkami. „Obecnie czas przetwarzania dokumentów został zdigitalizowany i upubliczniony. Szybkość procedur przetwarzania jest podstawą oceny efektywności pracy urzędników, zwłaszcza w obszarach wrażliwych, takich jak grunty, środowisko, inwestycje i biznes” – powiedział.

Aby jednak uniknąć sztywnych i stereotypowych ocen, delegat Ha Sy Dong argumentował, że wskaźniki KPI muszą koncentrować się na obywatelach i przedsiębiorstwach. Urzędnik państwowy może poprawnie wykonywać powierzone mu zadania, ale jeśli stale otrzymuje negatywne opinie od obywateli i przedsiębiorstw, to oczywiste, że jego wydajność pracy jest niezadowalająca – od jakości przetwarzania po podejście do obsługi.

Kolejnym ważnym elementem zaproponowanym przez pana Donga jest włączenie kryteriów oceny innowacyjności urzędników i pracowników służby cywilnej do systemu KPI. Według niego, nie musi to być konkretne zadanie, ale liderzy potrzebują kryteriów, aby rozpoznawać, oceniać i nagradzać tych, którzy „odważają się myśleć, odważają się działać”, wykazują inicjatywę, ulepszają metody i osiągają wymierne rezultaty.

„Osoby odpowiedzialne za rekrutację i zatrudnianie pracowników powinny mieć również możliwość ustalania kluczowych wskaźników efektywności (KPI) dla podległych im osób, zwłaszcza w odniesieniu do kryteriów, których nie da się dokładnie zmierzyć, lecz które należy oceniać na podstawie rzeczywistej efektywności pracy” – podkreślił.

Na przykład urzędnicy skarbowi, oprócz obowiązku prawidłowego i kompletnego pobierania podatków, muszą również odgrywać rolę w kierowaniu i objaśnianiu przepisów obywatelom i przedsiębiorstwom – pomagając im uniknąć „gubienia się w labiryncie” przepisów podatkowych. Urzędnicy celni powinni być oceniani nie tylko pod kątem liczby rozpatrywanych spraw, ale także poziomu wsparcia, jakiego udzielają obywatelom i przedsiębiorstwom, ich podejścia do obsługi oraz zdolności do redukcji kosztów, czasu i procedur dla osób zajmujących się procedurami importowymi i eksportowymi.

„Takie kryteria można określić ilościowo za pomocą ankiet i ocen satysfakcji obywateli i przedsiębiorstw. Jeśli obywatele są niezadowoleni, oznacza to, że urzędnik nie osiągnął swoich KPI” – podkreślił pan Dong, proponując jednocześnie uwzględnienie wyników ankiet w corocznej ocenie pracy i podsumowaniu urzędników służby cywilnej.

HA (według VnE)

Source: https://baohaiduong.vn/se-dung-phan-mem-danh-gia-kpi-cong-chuc-de-tranh-cam-tinh-411457.html