Transformação digital dos recursos humanos: o "gargalo" não está no software.

Embora a transformação digital seja considerada a chave para melhorar a eficiência da gestão, muitas empresas vietnamitas ainda enfrentam o dilema entre softwares e papelada, entre dados e hábitos antigos. Investe-se em tecnologia, mas isso não liberta a mão de obra e, inclusive, aumenta a pressão sobre o departamento de recursos humanos (RH).

As empresas precisam contratar muitos trabalhadores nos últimos meses do ano.

A tecnologia ainda não chegou às empresas.

A transformação digital na área de recursos humanos vem sendo apontada como uma tendência inevitável há muitos anos, mas, na prática, enfrenta diversos obstáculos. Muitas empresas adquirem softwares de gestão de recursos humanos e implementam sistemas de dados, mas os antigos processos de trabalho permanecem os mesmos, fazendo com que a carga de trabalho não só não diminua, como também dobre.

Em uma empresa especializada na fabricação de autopeças na Zona de Processamento de Exportação de Tan Thuan (Cidade de Ho Chi Minh ), a Sra. Minh Thy, gerente de recursos humanos, relatou que a empresa utiliza um software de gestão de recursos humanos há três anos, mas todos os registros ainda precisam ser feitos em papel. Mensalmente, o departamento de RH precisa processar dezenas de registros de demissão, novas contratações, avaliações de período probatório, controle de ponto, benefícios, etc., mas os dados inseridos no software servem apenas para "comparação", e a decisão final ainda é baseada em documentos em papel.

“No passado, fazer isso manualmente era difícil, mas agora, com o software, ainda temos que fazer manualmente porque temos medo de cometer erros. Então, é duas vezes mais difícil”, acrescentou a Sra. Minh Thy.

Na Hanwan Company Limited, no bairro de Tan Binh, a Sra. Nguyen Ha, funcionária de RH da empresa, afirmou que a empresa desejava se digitalizar, mas, para reduzir custos, optou por um software barato com funções limitadas, não integrado ao sistema de controle de ponto e folha de pagamento, o que obrigava os funcionários a inserir os dados manualmente duas vezes.

Além disso, os líderes da empresa ainda estão acostumados a gerenciar com base em sentimentos, "gostam de olhar para os rostos para atribuir tarefas", então os relatórios tecnológicos são apenas uma formalidade. "O chefe ainda acredita mais em papelada do que em software, então o sistema digital serve apenas para apresentação", compartilhou a Sra. Ha.

Os trabalhadores ainda precisam declarar em papel ao realizar procedimentos administrativos públicos.

Da mesma forma, o Sr. Nguyen Trong Dai, Diretor de RH da Dai Thanh Paper Company, afirmou que, ao se transformarem digitalmente, as empresas enfrentam dificuldades para recrutar pessoal experiente. Embora haja muitos perfis em redes sociais e plataformas de recrutamento, as informações nem sempre são autênticas.

“Muitas pessoas têm currículos excelentes e títulos impressionantes, mas quando começam a trabalhar, sua capacidade real é de apenas cerca de 40%. Também é difícil verificar seus empregos anteriores, porque as empresas geralmente não compartilham dados de pessoal entre si”, acrescentou o Sr. Trong Dai.

Segundo um relatório da ABeam Consulting, embora 68% das empresas vietnamitas planejem investir em um sistema de gestão de recursos humanos (RH), a maioria ainda utiliza o Excel, com dados dispersos e sem conexões. Isso faz com que a tecnologia não desempenhe um papel de apoio, mas sim de sobrecarga. Esses relatos mostram que o maior problema não é a falta de tecnologia, mas sim o fato de que as pessoas não mudaram sua forma de trabalhar, os processos não foram reestruturados, os dados não foram padronizados e os líderes não empoderaram totalmente o sistema operacional digital.

Mude sua mentalidade para servir às pessoas.

A questão da transformação digital na gestão de recursos humanos precisa ser analisada sob uma perspectiva estratégica. De acordo com um relatório do Banco Mundial, 63% das empresas do Sudeste Asiático têm dificuldade em recrutar pessoal com as habilidades adequadas. Além disso, a taxa de rotatividade de funcionários no Vietnã permanece entre 20% e 25% ao ano, sendo mais alta entre os jovens. Isso demonstra que a retenção de talentos não se resume apenas a salário ou benefícios, mas também ao ambiente de trabalho, à cultura organizacional e aos mecanismos de desenvolvimento de carreira.

Para solucionar o problema da aplicação da tecnologia digital na gestão de recursos humanos, a Sra. Van Hoang, representante da ABeam Consulting, também sugeriu que as empresas podem adotar o modelo de Portfólio de RH. Este modelo considera as pessoas como ativos de investimento. Em vez de apenas armazenar registros e avaliar KPIs, as empresas precisam apenas construir um sistema centralizado de dados sobre habilidades, capacidade, custos de treinamento e planejamento de sucessão. Não se trata de um software, mas sim de uma forma de reorganizar o pensamento da gestão de recursos humanos.

Consequentemente, algumas organizações no Vietnã também demonstraram eficácia ao utilizar esse modelo. Por exemplo, o Techcombank aplica dados de recursos humanos para prever as necessidades de capacidade, planejando sistematicamente a sucessão e reduzindo a taxa de rotatividade de funcionários jovens em 30%. A JUKI Vietnam Company implementou o programa "Smart Factory HR", padronizando os dados de 5.000 funcionários em tempo real com o sistema SAP SuccessFactors, ajudando a reduzir erros e aumentar a transparência na avaliação.

A aplicação de tecnologia digital ajuda a reduzir a carga de trabalho e a aumentar as capacidades de gestão.

"O futuro dos RH reside na conexão entre pessoas, dados e estratégia. Os profissionais de RH não são mais meros arquivadores, mas sim líderes de mudança, que utilizam dados para prever as necessidades de recursos humanos e desenvolver equipes", acrescentou Hoang Van.

Do ponto de vista da gestão pública, o Professor Associado Dr. Tran Van Minh, especialista em administração pública da Academia Nacional de Administração Pública, acredita que a transformação digital só é eficaz quando acompanhada de uma reforma nos processos. Se apenas um software for adicionado ao processo antigo, é como dirigir um carro em uma estrada rural. Antes de digitalizar, é necessário padronizar os processos, definir claramente as responsabilidades, treinar os usuários e, principalmente, criar confiança nos dados. A tecnologia é apenas um meio; as pessoas são a força motriz. Para uma transformação digital eficaz, as empresas devem realizá-la em etapas, testando em um departamento e expandindo com base no feedback e em ajustes práticos, em vez de implementá-la em massa.

Segundo a Associação Comercial da Cidade de Ho Chi Minh, após a fusão das divisões administrativas, muitos processos de registro de imóveis e empresas sofreram atrasos devido a falhas no software da administração pública, falta de pessoal e operações dessincronizadas. A taxa de atrasos chega a 41%, demonstrando que mesmo o setor público, onde a transformação digital é uma prioridade, não escapa da situação de "software sem pessoas".

Portanto, a transformação digital na gestão de recursos humanos não se resume a softwares fortes ou fracos, mas sim à reorganização da forma como as empresas gerenciam pessoas. A tecnologia só é verdadeiramente valiosa quando ajuda a reduzir a carga de trabalho, aumentar a produtividade e criar um ambiente de trabalho transparente, em vez de complicar ainda mais as coisas. Para uma transformação digital bem-sucedida, a primeira coisa que precisa mudar é a mentalidade e a confiança nos dados.

Fonte: https://baotintuc.vn/van-de-quan-tam/chuyen-doi-so-nhan-su-nut-that-khong-nam-o-phan-mem-20251105163024460.htm