Diretrizes para a digitalização de procedimentos administrativos na comuna de Nam Dong.

Proatividade e garantia de viabilidade.

No contexto da reforma administrativa, do desenvolvimento do governo digital e do estabelecimento de um modelo de governo local de dois níveis, a implementação da Lei do Registro Civil assume importância significativa, estando ligada aos direitos legítimos, aos interesses e à vida cotidiana dos cidadãos. Em consonância com a política de descentralização e delegação de poderes, antes de 1º de julho de 2025, o Departamento de Justiça recomendou que o Comitê Popular da Cidade elaborasse dois planos e diversos documentos orientadores para os Comitês Populares de comuna e de bairro, assegurando-lhes as condições necessárias para receberem plena autoridade em matéria de registro civil.

O Departamento de Justiça também publicou prontamente uma lista de procedimentos administrativos, processos internos e eletrônicos aprovados, criando uma base para que as comunas e os distritos pudessem lidar com os dossiês desde o primeiro dia de operação do novo modelo; ao mesmo tempo, organizou conferências de treinamento sobre registro civil, ajudando os funcionários de base a compreenderem firmemente os regulamentos e procedimentos e a minimizar a confusão ao assumirem tarefas.

A Sra. Van Thi Phuong, oficial judicial e de registro civil da comuna de Dan Dien, afirmou que a transferência da autoridade de registro civil para o nível comunal aproximou o processo da população. Os funcionários comunais receberam treinamento completo do Departamento de Justiça sobre procedimentos, habilidades profissionais e software eletrônico; listas e processos internos e eletrônicos foram emitidos prontamente, garantindo o processamento ininterrupto das solicitações. Quando surgem problemas, os funcionários locais podem se comunicar online com a equipe de suporte do Departamento para obter orientação rápida e resolução eficiente de casos complexos.

O Sr. Pham Cong Phuoc, Vice-Presidente do Comitê Popular da comuna de Dan Dien, relatou que, nos primeiros dias após assumir a responsabilidade total pelo registro civil, os funcionários da comuna inevitavelmente enfrentaram dificuldades, especialmente com processos envolvendo estrangeiros. Além disso, o sistema de informática obsoleto, com especificações baixas e capacidade de rede insuficiente, dificultava o processamento e o andamento dos procedimentos. O Departamento de Justiça prestou apoio oportuno, principalmente por meio de canais de suporte online, o que ajudou os funcionários da comuna a gradualmente ganharem mais confiança, processarem os processos corretamente e minimizarem erros.

Graças a soluções sincronizadas, o trabalho de registro civil na cidade após 1º de julho de 2025 tem funcionado de forma relativamente estável, atendendo às necessidades da população e evitando gargalos prolongados. No entanto, a carga de trabalho em nível comunal é muito grande, enquanto o número de funcionários não aumentou proporcionalmente, especialmente em áreas urbanas densamente povoadas; alguns procedimentos complexos transferidos do nível distrital para o comunal resultaram em erros operacionais, obrigando o Departamento de Justiça a aconselhar o Comitê Popular da Cidade a cancelar ou revogar alguns processos para garantir a validade legal.

Avanço no registro civil online

Paralelamente à descentralização da autoridade, o Departamento de Justiça acelerou a implementação do registro civil online e o processamento de procedimentos independentemente do local de residência. Os resultados são bastante significativos: de 1º de janeiro de 2025 a novembro de 2025, os Comitês Populares de municípios e distritos receberam e processaram 8.981 dossiês de registro civil, dos quais 99% eram dossiês online.

Segundo o Sr. Nguyen Ngoc Phuoc, Chefe do Departamento de Divulgação Jurídica e Administração Judicial do Departamento de Justiça, a cidade já digitalizou mais de 1,2 milhão de casos de livros de registro civil em papel, tornando-se uma das primeiras localidades do país a concluir essa tarefa. O trabalho de revisão e organização dos dados de casamento foi implementado de acordo com um plano intensivo de 90 dias, contribuindo para a redução dos procedimentos de confirmação do estado civil e minimizando os transtornos para os cidadãos.

A partir de abril de 2025, será implementada a emissão de cópias de certidões de registro civil independentemente do local de residência, facilitando significativamente a vida dos cidadãos. Procedimentos administrativos eletrônicos interligados, como registro de nascimento, registro de residência permanente, emissão de cartões de seguro saúde para crianças menores de 6 anos, ou registro de óbito, baixa de registro de residência permanente e auxílio-funeral, contribuíram para reduzir o tempo de processamento e o número de deslocamentos.

Como beneficiária direta, a Sra. Tran Thi Lan, residente da comuna de Chan May, distrito de Lang Co, disse que, anteriormente, obter a certidão de nascimento de seu filho exigia várias viagens. Agora, ela só precisa enviar a solicitação online, com procedimentos interligados entre as agências, tornando o processo conveniente, transparente e ágil.

Atualmente, a cidade de Hue conta com 118 funcionários públicos no setor judicial e de registro civil, a maioria com formação superior em Direito ou áreas afins e treinamento profissional. Essa é a força motriz que garante a qualidade do trabalho de registro civil na base da sociedade; no entanto, algumas comunas ainda possuem apenas um funcionário público no setor judicial e de registro civil, o que representa um risco potencial de interrupção do trabalho, e muitos funcionários recém-contratados carecem de experiência no tratamento de casos complexos.

O Sr. Nguyen Van Hung, Diretor do Departamento de Justiça, afirmou que a transferência de toda a autoridade de registro civil para os Comitês Populares de nível comunal é correta e consistente com a reforma administrativa. A experiência prática em Hue demonstra que essa política é viável com preparação minuciosa, estreita colaboração e investimento sincronizado em recursos humanos e infraestrutura. No futuro, o Departamento de Justiça continuará a propor o fortalecimento da formação profissional, a melhoria dos softwares e a alocação de mais pessoal e equipamentos para as autoridades de nível comunal, a fim de melhor servir a população.

Por meio de esforços contínuos, o Departamento de Justiça está gradualmente concretizando seu objetivo de aproximar os serviços de registro civil da população, tornando-os convenientes e benéficos para as pessoas, contribuindo para a construção de um sistema administrativo moderno, profissional e eficiente.

Texto e fotos: THAI BINH

Fonte: https://huengaynay.vn/chinh-polit-xa-hoi/dua-cong-tac-ho-tich-ve-cap-xa-161330.html