Ao fazer os preparativos, gerencie rigorosamente os registros e documentos.

De acordo com a orientação do Presidente do Comitê Popular Provincial, ao implementar o processo de reorganização, os órgãos e unidades devem encerrar os arquivos antes de entregar os registros e documentos à nova unidade. Os documentos com valor de preservação permanente devem ser entregues ao Centro de Arquivos Históricos do Ministério do Interior no prazo de 45 dias a partir da data da decisão de reorganização. A entrega dos registros e documentos deve estar em conformidade com as instruções da Circular nº 16/2014/TT-BNV do Ministério do Interior .

Troca de serviços arquivísticos no bairro de Hung Thanh, cidade de Tuyen Quang .

Para documentos sujeitos a arquivamento da agência, a antiga unidade é responsável por entregá-los à nova unidade que receber a sede, para que esta continue a gerenciá-los. Caso a nova unidade não receba a antiga sede, a gestão documental será realizada pela agência receptora, que manterá a maioria das funções e tarefas. Os arquivos e documentos entregues devem conter todos os componentes e conteúdos prescritos.

Em particular, os arquivos e documentos relacionados ao trabalho em andamento, incluindo arquivos em papel e arquivos eletrônicos, serão entregues diretamente à nova unidade para processamento posterior. O Comitê Popular Provincial designou a Tuyen Quang Telecommunications para coordenar com as agências relevantes a transferência de dados eletrônicos para a unidade receptora, garantindo que o trabalho de armazenamento e operação não seja interrompido.

O Departamento de Assuntos Internos é responsável por monitorar e incentivar a implementação da gestão de registros e documentos de acordo com as normas vigentes. O Departamento de Informação e Comunicações orienta os órgãos e unidades na utilização de dados textuais e documentos arquivados após a reorganização dos sistemas, e, ao mesmo tempo, apoia a conversão oportuna de dados de registros eletrônicos.

Os chefes de departamentos, filiais e unidades devem implementar isso seriamente para garantir a continuidade e a transparência na gestão de registros e documentos, contribuindo para a melhoria da eficiência operacional do aparato administrativo após a reestruturação e reorganização.

Fonte: https://baotuyenquang.com.vn/thuc-hien-nghiem-viec-quan-ly-ho-so-tai-lieu-khi-thuc-hien-sap-xep-207426.html