Linii directoare pentru unificarea digitalizării înregistrărilor și documentelor în sistemul politic

Ministerul Științei și Tehnologiei a emis Dispeceratul Oficial nr. 7197/BKHCN-CĐSQG din data de 29 noiembrie 2025, care oferă îndrumări unificate privind digitalizarea înregistrărilor și documentelor în întregul sistem politic. Documentul a fost emis pentru a implementa sarcinile atribuite de Comitetul Director Central pentru Știință, Dezvoltare Tehnologică, Inovație și Transformare Digitală, creând în același timp o bază juridică pentru ca agențiile, de la nivel central până la nivel local, să se implice uniform în procesul de transformare digitală națională.

Fotografie ilustrativă

Liniile directoare se aplică conversiei înregistrărilor și documentelor din format tipărit sau arhivat în format digital pentru gestionarea, stocarea și exploatarea eficientă. Pentru a asigura acuratețea, consecvența și siguranța înregistrărilor digitale, Ministerul Științei și Tehnologiei stipulează 10 principii de bază pe care toate agențiile și unitățile trebuie să le respecte.

În consecință, documentele digitalizate trebuie să asigure integritatea, să reflecte cu acuratețe conținutul original și să nu-și piardă valoarea juridică. Formatele, structurile de date și metadatele trebuie să respecte standardele tehnice, asigurând capacitatea de conectare și partajare a datelor. Digitalizarea trebuie să respecte, de asemenea, reglementările privind securitatea informațiilor, protecția secretelor de stat și a datelor cu caracter personal. Toate operațiunile de editare și accesare trebuie urmărite pe deplin. În același timp, documentele de mare valoare sau care deservesc direct gestionarea și furnizarea serviciilor publice vor fi prioritizate pentru digitalizare.

Documentul prezintă procesul de selecție a documentelor, evaluarea riscurilor, estimarea costurilor și procedurile de digitalizare. Mai exact:

1. Selecția înregistrărilor și documentelor: Documentele prioritizate pentru digitizare includ arhivele permanente, documentele consultate frecvent, documentele care servesc reformei administrative sau care riscă să fie deteriorate atunci când sunt exploatate direct. În schimb, documentele care au deja documente electronice cu semnătură digitală, documentele temporare sau documentele a căror perioadă de stocare a expirat nu sunt supuse digitizării.

2. Evaluarea riscurilor și a costurilor: Documentele sunt clasificate de la risc scăzut la risc foarte ridicat. Documentele cu risc ridicat pot necesita restaurare înainte de digitalizare sau chiar să nu fie digitalizate, ci doar originalul să fie păstrat. În plus, costul digitalizării (pregătire, scanare, procesare, stocare, resurse umane) trebuie evaluat cu atenție pentru a asigura eficiența investiției.

3. Procesul de digitizare în 6 etape: Acest proces include: pregătire – numărare – standardizare tehnică – scanare și OCR – creare de metadate – semnătură digitală – stocare și copiere de rezervă – integrare a datelor. În special, imaginile scanate trebuie să aibă o rezoluție de cel puțin 300 dpi și să fie salvate ca TIFF/PNG, iar documentul principal arhivat trebuie să fie PDF/A. Documentele digitizate sunt semnate digital și stocate într-un sistem care îndeplinește standardele de securitate a informațiilor.

Pentru a asigura consecvența, ghidul specifică structura identificatorului DocCode și denumirea fișierelor conform standardului CODE_YYYYMMDD_DESC.EXT, contribuind la evitarea duplicării și facilitând exploatarea și gestionarea pe termen lung.

Emiterea unor linii directoare unificate privind digitalizarea înregistrărilor și documentelor în sistemul politic nu numai că creează un cadru tehnic și juridic clar, dar contribuie și la îmbunătățirea eficacității managementului statului, promovarea partajării datelor și accelerarea transformării digitale naționale. Atunci când agențiile și unitățile vor aplica în mod sincron și serios aceste reglementări, procesul de digitalizare va deveni mai profesional, sigur, economic și sustenabil. Acesta este un pas important în construirea unei administrații moderne și transparente, care funcționează pe baza datelor și deservește oamenii și întreprinderile în cel mai convenabil și eficient mod.

Sursă: https://sonnmt.camau.gov.vn/tin-hoat-dong/huong-dan-thong-nhat-viec-so-hoa-ho-so-tai-lieu-trong-he-thong-chinh-tri-292149